Hvordan har man effektive møder? Møder er en integreret del af en hverdag i en virksomhed, og antallet af timer, du bruger på møder, øges, når du stiger højere i en organisation. Bortset fra nogle få roller, der har en " individuel bidragyder ", hvor det at deltage i møder er relativt mindre, vil i alle andre roller en betydelig del af en persons arbejdsdag tilbringes i møder.
Mens på indgangsniveau kan procentdelen af tid brugt i møder være så lav som 5-10% af den samlede tid, men på seniorniveauer kan denne tid skyde op til 90-95% af arbejdstiden. Ikke underligt, at personer på seniorniveau skal være arbejdsnarkomaner, da de har brug for at finde tid ud over deres arbejdstid brugt på møder for at få deres arbejde udført.
Da så meget af en organisationstid bruges på møder, er det vigtigt at forstå, hvorfor har vi møder? Da alle opgaver i en stor organisation udføres af teams af mennesker, der arbejder sammen, er de fleste af møderne i en organisation interne møder for at udføre et af de specifikke formål, som.
Du lærer at møde internt specifikt effektivt arbejde-
1. Hvorfor har vi møder?
2. Omkostninger ved møder (COM)
3. Tip til, hvordan man har effektive møder
# 1: Tip til forarbejdning
# 2: Tips under mødet
# 3: Postarbejde (efter mødet)
I) Hvorfor har vi møder?
- Informationsdelingsmøder: - Disse møder gennemføres for at dele information og opdateringer fra tid til anden for eksempel - effektive mødetræning, nye politikker osv.
- Statusopdateringsmøder: - Disse møder bruges, når et sæt mennesker eller et sæt hold arbejder sammen om forskellige dele af et projekt og er nødt til at dele opdateringer om status for det arbejde, de udfører. Disse møder er typisk gentagne og gentages efter et fast tidsinterval som dagligt, ugentligt, månedligt osv.
- Beslutningsmøder: - Disse møder er typisk, når der skal træffes en beslutning, og beslutningstageren ønsker input fra forskellige interessenter, inden beslutningen tages.
- Problemløsningsmøder: - Til tider mødes en gruppe mennesker til hjernestorm og diskuterer og beslutter den bedste måde at løse et organisationsproblem.
- Diverse møder Type : - Der kan være nogle andre møder som innovationsmøder, effektive teambuilding-møder, evalueringsmøder, revisionsmøder, effektive bestyrelsesmøder osv.
Udover de interne møder kan der være møder med eksterne interessenter, som en person muligvis har brug for at deltage i. Med henblik på denne artikel begrænser vi vores diskussion til interne møder, som indgangsniveau og mellemeffektive møder med ledelsesniveau har brug for.
II) Omkostninger ved møder (KOM):
Er der noget som omkostninger ved møder (COM)? Svaret er et endeligt ja, og det er sammenlægningen af alle udgifter til de personer, der deltager i møderne plus omkostningerne til infrastruktur til at have dette møde. Til vores diskussion kan vi antage, at omkostninger ved møde er de omkostninger, som virksomheden pådrager sig med hensyn til den tid, deltagerne har brugt på det møde.
Lad mig præcisere dette yderligere ved at give dig et eksempel. I de fleste virksomheder mødes lederen af forskellige effektive afdelingsmøder typisk en gang om ugen eller to uger i en eller to timer for at diskutere driftsmæssige spørgsmål.
Lad os sige, at i en organisation mødes ti af de ledende ledere en gang om ugen i to timer. Lad os også antage det
- Gennemsnitlig CTC for disse seniorledere er Rs 36 Lakhs.
- Derfor gennemsnitlig løn pr. Måned = 36, 00.000 / 12 = 300.000
- Derfor gennemsnitlig løn pr. Dag = 3.00.000 / 30 = 10.000
- Antages 10 timers arbejde pr. Dag - Av. Pris pr. Time = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Tid til 10 ledere mødes i 2 timer = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
Derfor er udgifterne til dette møde 20.000 / - Rs. Vi har imidlertid brugt en meget forenklet model i ovenstående, hvis vi tilføjer mere kompleksitet ved at overveje fordelene ved effektive møder og det faktum, at medarbejdere kun arbejder i 22 dage i en måned osv., Vil de faktiske udgifter til møde let være det dobbelte af beløb.
Nu hvor du har forstået, at møder har en omkostning. Det er ingen idé at forstå, hvorfor det at have effektive møder er meget vigtigt for enhver organisation, da en betydelig del af tiden medarbejderne bruges på møder.
Så lad os undersøge, hvordan man undgår at have møder, der er kedelige, uproduktive, uorganiserede og for lange? Baseret på min 20+ erfaring i virksomheden og deltager i gennemsnit 3+ møder hver dag her er nogle tip til at gøre møderne mere effektive.
Først og fremmest med korrekt planlægning og forberedelse kan ethvert møde være effektivt og underholdende. Hvis facilitator planlægger korrekt og udfører fejlfrit og har korrekt opfølgning, vil mødet være effektivt.
Anbefalede kurser
- Online certificeringskursus i CAPM
- Online-kursus i projektledelse
- ISO 27001-program
III) Tip til, hvordan man har effektive møder
De effektive mødetips kan opdeles i tre dele
- Forarbejde (før mødet)
- Under mødet
- Post arbejde (Efter mødet)
# 1: Tip til forarbejdning
- Dagsorden :
- Den person, der skal lede mødet, skal beslutte, hvad der er formålet med mødet.
- Hvad forventes resultaterne?
- Baseret på disse skal der udvikles en dagsorden for mødet.
Dagsordenen for mødet skal være meget klar over de forventede resultater. Hvis dagsordenen for mødet ikke er klar, vil det ønskede resultat ikke nås. Lad mig give dig et eksempel for at afklare dette - Lad os sige, at du bliver bedt om at arrangere et møde for at gennemgå salgsnummeret. i sidste kvartal og beslutte handlinger for det næste kvartal. I dette tilfælde kan du sende dagsordenen til mødet på en af måderne
- Møde for at gennemgå salget.
- Gennemgå salgstal for 2. kvartal
- Diskussion om salg.
I hver af de ovennævnte sager er dagsordenen ikke særlig klar, og chancerne for, at mødet går overalt, og deltagerne ikke ville være forberedt på mødet, hvilket reducerer mødets effektivitet drastisk
Så lad os se på, hvordan en god dagsorden for dette møde ville se ud:
Titel: Salgsanmeldelsesmøde Varighed : 2 timer
| Sr. Nej | Emne | Presenter | Varighed |
| 1 | Introduktion & baggrund | Jacob | 10 minutter |
| 2 | Præsentation om den nordlige og vestlige region (Resultater i sidste kvartal, hvad gik rigtigt, hvad gik galt) | Sheena | 30 min |
| 3 | Præsentation om det sydlige og østlige område (Resultater i sidste kvartal, hvad gik rigtigt, hvad gik galt) | Edie | 30 min |
| 4 | Åben diskussion om ydeevnen, forbedringsområder og beslutning om strategien for næste kvartal | Matt | 40 min |
| 5 | Gennemgang af handlinger fra mødet | Rachel | 10 minutter |
Som du kan se fra ovennævnte effektive møder dagsorden bliver det meget tydeligt, at mødets struktur er klart defineret. De deltagere, der formodes at præsentere, ved, hvad de har brug for at præsentere, og varigheden inden for hvilken de har brug for at gennemføre den effektive mødepresentation.
En sådan detaljeret dagsorden vil derfor hjælpe med at sikre, at møder bliver mere effektive.
- Deltagerliste : Oftest tænker arrangørerne ikke over, hvem der er deltagere, der skal inviteres. Det er meget vigtigt, at ud fra det krævede resultat fra mødet inviteres det rigtige sæt deltagere.
I tilfælde af, at nogle af de krævede deltagere går glip af, kan beslutningen ikke træffes. Alternativt, hvis vi ender med at invitere deltagere, der ikke er nødvendige i mødet, end de spilder deres tid, føler os kede under mødet og kan skabe forstyrrelse, der påvirker diskussionerne.
- Andet Diverse. ting : Nogle andre ting, som arrangøren skal huske, er at sikre det
- Den korrekte størrelse på mødelokalet er booket.
- Deltagerne bekræfter deres deltagelse på mødet på forhånd.
- Hvis deltagerne skal gå gennem noget data / læsemateriale / forberedende materiale, end det samme skal sendes i god tid.
- Undertiden forventes det, at alle deltagere præsenterer deres materiale på standard måde i et sådant tilfælde, hvor skabeloner skal cirkuleres på forhånd.
# 2: Tips under mødet:
- Start mødet, og afslut mødet til tiden. Hvis mødet har tidsvinduer til forskellige stykker af dagsordenen, skal du holde øje med tiden og forsøge at sikre, at disse tidsfrister overholdes strengt.
- Hvis det er muligt, serveres lette forfriskninger eller te / kaffe, da de er gode isbrytere og holder medlemmerne vågne og engagerede.
- Hilsen medlemmerne i begyndelsen af mødet, giv baggrunden og gå hurtigt igennem dagsordenen for mødet og det forventede resultat af mødet i starten for at sikre, at alle deltagere er på samme side.
- Tilskynde til diskussioner for at få alle synspunkter og effektive mødeideer. Hvis nogle af medlemmerne ikke taler, så spørg dem specifikke spørgsmål for også at få deres mening.
- Hold altid samtalen fokuseret på emnet. Sørg for, at diskussionen er konstruktiv, og gentagne kommentarer undgås. Du kan taktfuldt afslutte diskussioner, når de ikke kommer nogen steder eller bliver ødelæggende eller uproduktive.
- Ved afslutningen af mødet opsummeres mødediskussionen, indgåede aftaler, handlinger, der skal træffes, og afgør tidspunktet for det næste møde (hvis nødvendigt)
# 3: Postarbejde (efter mødet):
Så du havde en god produktiv diskussion på mødet, hvor folk er enige om den handling, der skal træffes. Så er det OK for dig at slappe af?
Svaret er et stort ”NEJ”, og årsagen er, at den største udfordring i enhver organisation er, at folk, når de har deltaget i mødet, ikke følger op på de handlinger, der er tildelt dem, og som et resultat er handlingerne aldrig afsluttet og forventede resultater kommer ikke igennem.
For at sikre, at du opnår de forventede resultater, skal du straks (inden for max2-3 arbejdsdage) sende til alle deltagere Protokoller fra mødet "MOM" sammen med de handlinger, der kom ud af mødet.
Dine MOM og handlinger generelt skal indeholde følgende
- Resumé af diskussionen, der fandt sted
- Aftaler nået
- Områder, hvor der var uenigheder, og hvor der kræves opfølgningsmøder / diskussioner.
- Action ting
Når jeg nu kommer til MOM og Action-elementer, har jeg i min erfaring set, at de fleste af deltagerne ikke fanger handlingerne tydeligt, og som et resultat, at de ikke bliver implementeret. Lad mig forklare dette med et eksempel.
På det møde, som vi diskuterede ovenfor, sendes det meste af tiden handlingerne som dette.
Action ting
- At oprette salgsstrategi for “C” -kunder
- Kontroller muligheden for at sælge produkt x
- Forbedre salget i Kanpur med 10%
- Har et opfølgende møde for at diskutere om den nye færdiggørelse i syd.
Ovenstående handlinger er ikke særlig effektive, da de ikke har følgende
- Navn på den person, der er ansvarlig for handlingen
- Det tidspunkt, hvor handlingen skal afsluttes.
Så en bedre måde at præsentere handlingerne på vil være
| Sr. Nej | Handlingselement | Ansvar | Afleveringsdato | Kommentarer | |
| Primær | Support | ||||
| 1 | Opret en effektiv salgsstrategi for “C” -kunder, der ikke køber vores produkter og bør bringes til diskussion i næste revisionsmøde | Martin | Jinal | 10. oktober | |
| 2 | Opret en testmarkedsføringsplan for “Produkt X” på Manhattan-markedet, baseret på hvilken alle indiske niveauer, der kan rulles ud, kan planlægges | Rick | Jared | 15. oktober | Bør også omfatte detaljeret omkostning af reklamens planlagte. |
| 3 | Ohio salgsteam skal presses til at øge deres salg med 10% i november | Hobert | Petricia | 30. nov | |
| 4 | Sæt et opfølgende møde i midten af november for at diskutere handlingerne fra dagens møde og gennemgå vores konkurrerende markedsføringsstrategi for det sydlige område | Eric | 10. november Th | ||
Som du kan se fra ovenstående handlingsemner, er det meget mere sandsynligt, at disse handlinger vil blive afsluttet, da der ikke er nogen tvetydighed om, hvem der skal gennemføre handlingen, og den tidslinje, inden mødet skal afsluttes.
For at opsummere en masse organisatorisk tid bruges indsats og penge i møder, og det er derfor bydende nødvendigt for hver enkelt medarbejder at sikre, at møderne er effektive.
Ved at følge nogle af de enkle trin, der er nævnt ovenfor, vil du kunne forbedre kvaliteten af dine møder ganske lidt. Derudover skal du foretage en kritisk gennemgang af alle de møder, du deltager i, for at kontrollere, hvad der gik rigtigt, og hvad der var galt i mødet, og dette vil gå langt med at sikre, at du bliver en mester i at have effektive møder.
Håber, at vi har retfærdiggjort svaret på spørgsmålet, hvordan man har effektive møder?
Anbefalede artikler
Her er nogle artikler, der hjælper dig med at få flere detaljer om de effektive møder, så bare gå gennem linket
- Gruppediskussionstip
- Forskellige effektive kommunikationsmetoder (nyttige)
- 10 bedste og effektive trin til at lave mere kreative arbejdsplaner
- 10 effektive trin til strategisk planlægningsproces