NEJ - 2 overordentlig enkle engelske stavelser, og alligevel er der intet enkelt ved det!
Dette ord er måske det mest modstridende ord i den engelske ordbog. Tænk over det - vi føler os alle tvunget til at bruge det på et tidspunkt i vores liv, men vi hader universelt at være i den modtagende ende af det, især på arbejdet. I det øjeblik, du bruger dette frygtede ord på arbejdspladsen, anses du for en nar, en slacker, en raserianfall eller endda en ødelæggelse. Men igen, hvis dette ord aldrig resonerede i din verbale ordbog, ville du blive en dørmåtte, der giver andre mulighed for at rulle dig på arbejde. Se, modstridende!
I dette indlæg viser vi dig, hvordan man kan opnå det umulige - hvordan man siger 'nej' på arbejdet uden at lyde som et rykk. Med disse potente tip vil du se, at det faktisk er muligt!
Lad os være tydelige her: et "næsten-ja" er ikke et "ja". I stedet er det som et "Giv mig tid til at tænke over det", og køber dig tid til at vide mere om det ønskede tilsagn.
Du kan se, ingen kan lide en person, der afviser uden grund. Vi siger ikke, at du skal acceptere enhver anmodning, der kommer din vej. Men vi siger, at hvis du begynder dit svar med et direkte "Nej", vil du hurtigt udvikle det tvivlsomme ry for at være en nar. I stedet skal du smide ord som "sikker", "bestemt", "muligt", "Jeg kan" osv. For at afvæbne den anden part.
- Dette ser muligt ud.
- Jeg er sikker på, at der er noget, jeg kan gøre for dig.
- Jeg vil helt sikkert vende tilbage til dig.
Ingen af disse sætninger angiver et fast engagement. Ikke desto mindre får de sandsynligvis et bedre svar end et direkte afslag. Det næsten-ja giver dig mulighed for at finde ud af, hvor urimelig denne anmodning er, inden du træffer en begrundet beslutning om at afvise den.
Dette er ofte en misforstået stemning, så vi vil bruge lidt tid her.
I modsætning til sympati giver empati dig mulighed for at anerkende den anden persons position og pleje nok til at hjælpe rigtigt. En holdning med empati giver dig også mulighed for at modtage enhver anmodning med klarhed. Du tvivler ikke på, at den anden person er ude af at gøre tingene vanskelige for dig. I stedet ved du, at anmodningen er ægte, og derfor svarer rationelt på den.
Overvej for eksempel, at en ny medarbejder går hen til dig - chefreceptionisten - og spørger, om du kan hjælpe med at spore hans manglende id. Du fornemmer, at han er bekymret, og du ved, at dette kan løses ved et besværligt, men produktivt opkald til kundeservice / sikkerhed.
- Uden empati ligger dit fokus på den store bunke arbejde, der venter på din. Du rasler kundeservicenummeret og vender tilbage til dit arbejde. Selv om dette svar kan virke rimeligt, kan dette også komme på tværs som ligefrem modbydelig. (Fyren er ny, så han fortjener sandsynligvis en pause).
- Med empati tager du en kort pause for at forsikre nybegynderen om, at dette ikke er nogen big deal. Du ringer også kundeservice selv og leder newbie til den rigtige operatør. Dette skulle tage dig mindre end 5 minutter, men kan vinde dig en beundrer for livet.
Her er et andet eksempel: Overvej at en medarbejder gik op til dig - regnskabsrepræsentanten - og anmodede om en detaljeret lønopgørelse (efter måned) for at planlægge sin skat. Og han gør det, når du er oversvømmet med årets slutning.
- Uden empati ligger dit fokus på den store bunke arbejde, der venter på din Du beder ham om at komme senere utilsigtet at forsinke hans skattebesparende planer.
- Med empati forstår du hans behov for skatteplanlægning. Du er ivrig efter at hjælpe, men deler med ham de højt prioriterede opgaver, der venter på dit skrivebord. Den detaljerede erklæring, han ønsker, vil tage længere tid og bør derfor henvises til senere. Men måske kan du hjælpe ham ved hurtigt at trække de relevante tal for hans samlede løn ud, så han kan gøre nogle fremskridt, mens han venter på den detaljerede rapport? Chancerne er store, at han reagerer positivt på dette.
Ser du forskellen?
Igen er det ikke som om du er enig i, hvad engagement der kommer din vej. Men med empati,
- Du tager tid til at lytte uden modstand.
- Du sender vibber for at være et retfærdigt, tilgængeleligt og støttende væsen (som du helt sikkert er) .
- Du inviterer også den anden person til at svare på samme måde.
Okay, så du er oversvømmet med arbejde og finder endnu en anmodning kommer din vej. Du føler dig empatisk over for den anden, men der er absolut ingen måde, du kan tage på mere. Eller så tror du.
Vi fortolker ofte eksterne anmodninger, da vi antager, at de medfører mere arbejde for os . Men dette er ikke altid sandt. Du kan støde på en opgave eller anmodning, der er specifikt designet til at gøre tingene lettere for dig - måske kan det strømline en besværlig proces, eller hjælpe dig med at få tingene gjort jævnere og hurtigere, eller endda (gisp) reducere din arbejdsbyrde.
Med flere virksomheder, der fokuserer på “mindre-er-mere” -paradigmet (mindre indsats for mere produktivitet, mindre data for mere indflydelsesinformation osv.), Har det været kendt at ske. Så grave dybere for at finde ud af præcis, hvad den ekstra anmodning indebærer for dig, inden du forvandler det næsten-ja til et uattraktivt antal.
Du vil blive forbløffet over mængden af miscommunication Corporate lider. (Du siger til ham-til og den anden siger til-kan-til, begge henviser til den ydmyge tomat!) Så parafraser altid anmodningen, du modtager, så den anden part forstår, hvad du forstår.
Her hjælper det også med at parafrasere din anmodning, når du fordeler den til udførlige opgaver.
Dette hjælper med 2 ting:
- Du planlægger anmodningen i dit hoved, hvis du antager, at du vil gøre det. (Det er positiv tænkning for dig!)
- Den anden person bliver opmærksom på den indsats, der er involveret i at opfylde anmodningen.
Ofte er dette det punkt, hvor den anden forstår den involverede urimelige indsats, og enten forenkler hans anmodning eller trækker den helt tilbage. Slutresultat: Du har opnået det, du ville have, uden at bruge det frygtede 2-stavelsesord. Pæn!
Lad os berolige dig her - dette handler ikke om at videregive pengene. Men det handler om at bruge den rigtige holdning til at omdirigere en anmodning til den rigtige person.
Vi bliver ofte irriterede over forkerte anmodninger. Faktisk udgør disse banan i virksomhedernes eksistens, idet det siger 'nej' her muligvis fremstiller dig som en ufølsom slacker. Men hvad hvis du skulle omdirigere en anmodning med det formål at få tingene gjort?
Overvej for eksempel denne usædvanlige situation: Du har været den enstemmige repræsentant for regnskabsafdelingen, og alle medarbejderanmodninger er rettet din vej. Men da du er oversvømmet med årets slutning, overvejer du at omdirigere noget af det til din kollega, Macy.
Så,
- Du fortæller, at Macy ved det på forhånd, så hun er komfortabel med at dele arbejdet.
- Når du modtager en ny anmodning, tager du et minut at gennemgå den, før du skyder en nyttig note til Macy om anmodningens art. (Eksempel: udskriv detaljeret lønopgørelse for medarbejderens ABC fra regnearket XYZ).
- Du opdaterer også den oprindelige initiativtager om dette og beder ham yderligere om at videregive ordet om nyt ejerskab: Macy er det nye kontaktpunkt for regnskabsanmodninger. Du er dog stadig tilgængelig for at hjælpe.
Dette er langt bedre måde end en pludselig, ”Nej. Spørg Macy. Jeg gør det ikke mere. ”
Dette er hurtigt: Lad os sige, at du finder en ægte anmodning på vej, og at du er overbevist om, at du virkelig er den rigtige person til at arbejde på det. Men du har simpelthen ikke tid i nuet. Overvej at udsætte anmodningen snarere end at svare med et direkte antal.
Evnen til at tage ansvar er et stort aktiv på arbejdet. Så hvis du fornemmer betydningen af en anmodning, mens du bemærker, at den ikke nødvendigvis haster, skal du tale med rekvirenten om at "forsinke" anmodningen. Dette kan vinde overraskende brownie-point, hvis den anden fornemmer din ægte forpligtelse til at påtage sig jobbet på et senere tidspunkt.
Ja, vi når til sidst det direkte 'Nej', som du blot skal bruge, for at forblive empatisk.
Et direkte 'Nej' er det eneste svar på alle disse (IKKE) "endnu engang" gange, hvor du bliver den faldende fyr for en andens goof-up. Tricket ligger i at differentiere disse fra de næsten ja-situationer.
- Dette er, når den medarbejder beder om din hjælp til den månedlige præsentation for fjerde gang i træk.
- Eller glemmer din teamkammerat at fortælle klienten om renteforhøjelsen endnu en gang. Og anmoder om dine overlegne interpersonelle færdigheder for at udjævne ting igen.
- Eller når din chef tildeler det takknemlige job, som ingen andre ønsker, og lover at det vil være anderledes næste måned, endnu en gang.
Du får driften.
Her hjælper det med at blødgøre dit svar med venlighed, selv når du gør ondt for at påpege, hvordan din respons vil styrke en anden. Gør en indsats for at lade den anden vide, at du nægter ikke, fordi du er en ufølsom dup, men fordi:
- Du har mere presserende prioriteringer på arbejdet. (Hvis det er muligt, klarlægges disse eksplicit, så der ikke er plads til tvivl.)
- Du er forpligtet til en andres læring. Du har mere end gjort din smule, og det er tid for den anden til at indhente, mens du går videre.
Dette er også den type reaktion, du skal bruge, når du ikke ønsker at afvise en fremtidig mulighed. Lad os for eksempel sige, at en medarbejder inviterer dig til en weekendbrunch, og mens du er interesseret i at gå, har du verserende forpligtelser til at tage sig af. Du vil også gerne give plads til fremtidige invitationer. Igen, peber dit 'Nej' med venlighed, mens du eksplicit afklarer din grund til afslag. Dette vil sikre, at dit forhold forbliver hjerteligt, mens du giver spillerummet til at komme ud af uventede forpligtelser.
Okay, så vi har taget store smerter i tip (1) til (7) for at sikre, at dit svar er alt andet end et rykk. MEN - der vil være situationer, hvor du bogstaveligt talt skal lægge foden ned, når du giver et høfligt, men aggressivt fast 'NEJ'. Dette er vigtigt, når du vil definere stærke grænser.
- En klient eller en medarbejder inviterer dig til at socialisere udenfor arbejde, og dette er i strid med virksomhedens politik.
- En holdkammerat forventer konstant, at du henter sin del af arbejdet, når han slakker.
- Du modtager enhver form for sociale / personlige / kulturelle / økonomiske / faglige anmodninger, der helt klart er uvelkomne og uden for din komfortzone.
- Du har at gøre med en person med et ry for at være ufølsom eller modbydelig.
Der er ingen blødgøring af dette svar. Du vil have, at personen skal få beskeden, selvom den forekommer hård på det tidspunkt. Forstå her, at du ikke er en dust, og du har ret til at nægte uden skyld eller undskyldning. Afhængig af situationen kan du føle dig tilbøjelig til yderligere at dele grunden til din afvisning.
Som du kan se, lærer dette indlæg dig subtilt at sige 'nej', mens du siger 'ja' . Der vil dog være tidspunkter, hvor dit svar ikke skal være andet end et ligetil 'Oh Yes'. For at kontrollere, om dette er en af disse tidspunkter, skal du finde ud af, hvem der fremsætter den skøre-urimelige-tidskrævende-ikke-dit-job-anmodning.
Hvis der kommer en anmodning fra den øverste fyr på arbejdspladsen (og med dette mener vi den person, der underskriver din løncheck, din chef 'løn-check og hans chef' løn-check), er du bedre at komme oven på det lige nu, ingen spørgsmål stillet.
Men der er gode nyheder. Dette er også den slags anmodninger, der vil blive bakket op af din chef, og måske endda hans chef. (Husk de lønchecks!) Så føl dig ikke genert over at få deres andel af hjælp til at udføre disse latterligt højt prioriterede opgaver. Dette kan omfatte genprioritering af afventende opgaver med din chef, rekruttering af hans eller hendes hjælp til at få information hurtigt eller endda påtage sig en "assistent" til at fremskynde tingene.
Det sidste ord …
Som enhver erfaren professionel vil fortælle dig, trives virksomhedsrelationer, når du effektivt kan kommunikere et harmonisk 'Nej', selv når du siger 'Ja', eller omvendt. Giv ikke bare din umiddelbare instinkt til at komme ud af en opgave. Når det bruges rigtigt, kan dit 'Nej' bruges til at udvide dit mentorskib med en junior, udvide din forening med en teamkammerat eller styrke dit partnerskab med en klient. Gør en indsats for at bruge disse tip til at opbygge blomstrende og gensidigt berigende partnerskaber (ikke blot foreninger).