Effektiv kommunikation til it-erhverv (teknisk)

Effektiv kommunikation - Kommunikation i it-projekter danner den vigtigste bro mellem ideer og dens implementeringer. Men kommunikation kan snart blive til miskommunikation på få sekunder. Effektiv kommunikation ser ud til at være behovet for timen for IT-projektleder, der hellere ønsker at få det rigtigt, når det kommer til hvordan, hvornår, hvorfor og hvor kommunikation. Projektets fremskridt afhænger bestemt af, hvordan projektkommunikationen finder sted, fordi det kun er gennem kommunikation, at du kan videresende information fra et punkt til et andet.

Billedkilde: pixabay.com

Der kan fortælles meget om en it-projektleders evne til at lede, styre og med succes koordinere hele projektets rute gennem den kommunikationsplan eller den udstyrede strategi. Det er denne kommunikation, der åbenbart kan fremstille eller ødelægge dette projekt eller måle dets effektivitet i forretningens omfang. For et projekt, der adresserer forskellige individer med forskellige baggrunde, besidder forskellige kvalifikationer, jo mere jævn en kommunikationsplan, jo bedre er det for projektet og dets succes. Tænk på det som et lim eller et klæbemiddel, der holder de forskellige aspekter af projektets faser sammen; mere som et fundament end en kommunikationsbarriere.

Kommunikation skal håndteres passende for at give det maksimale potentiale i den definerede projektplan. Har du nogensinde hørt om forskellene mellem interessenter, der har ført til alvorlige ændringer og opløsninger af projekter? De fleste af disse tilfælde og scenarier opstår med den største skyldige miscommunication. Nu er det noget, du ikke ønsker for dit team og projekt som projektleder.

Med globaliseringen er der projekter, der udvides til udlandet og har brug for en robust mekanisme og plan for al deres kommunikation, som altid skal være så hurtig og kraftfuld, at der ikke er mellemrum imellem. Så her er en godbit til alle derude, der vil sætte et mærke og succes som en effektiv kommunikator på projektledelsesfronten.

Ja, vi har brug for effektiv kommunikation inden for it-projekter!

Der er altid den ene opgave, der stopper hele processen med dit projekt og har brug for dig til at komme med tid og plads for at komme projektet tilbage på sporet. Men hvis netop dette scenarie ikke tænkes over tidligere, eller hvis man overvejer det, men ikke nævner det for andre interessenter, hvordan man skal håndtere det, skaber det helt sikkert en anden ulykke.

Tænk på et projekt som et hus, der bygges ved hjælp af spillekort. Et forkert træk eller placering, og murstenene går ned. Har et solidt fundament, og det er ikke en stejl bakke fra dit tilbageslag. Og dette fundament er helt åbenlyst kommunikation.

Billedkilde: pixabay.com

Det er gennem kommunikation, at din planlægning er bedre, din kravindsamling er bedre, din implementering er bedre, og dit projekt skrider frem.

Kommunikation ser ud til at være en af ​​de mest undervurderede faktorer ved projektstyring og planlægning og ofte udeladt at blive behandlet på det sidste trin. Dette hæver værket og med en swoosh! det kan absolut ikke opnå resultater fra dit hårde arbejde og modstandsdygtighed. Dette er noget, jeg har behandlet, og jeg taler ud af en personlig oplevelse.

Jeg har indset betydningen af ​​effektiv kommunikationsfærdighedsplan lige fra starten af ​​et projekt til dets slutning.

Fordelene ved effektiv kommunikation

Effektive kommunikationsevner kan spare dig og din virksomhed den tid, penge og den indsats, du investerer i det projekt, du foretager.

Projektledelsestrekant

Disse tre aspekter af projektledelsestrekanten er de begrænsninger, der bestemmer projektets succes. Alle disse er vigtige og skal afbalanceres korrekt. Hver begrænsning, når den skiftes, er bundet til at påvirke og påvirke de to andre faktorer.

Billedkilde: pixabay.com

Når omfanget øges, gør tid og omkostninger det også til projektet. Hvis tiden er kort og stram, begrænser det projektets omfang, men øger de afgivne omkostninger. Og til sidst, hvis budgettet er stramt, lempes omkostningerne, og omfanget reduceres.

Med disse ændringer, der konstant finder sted på alle trin i projektet, kan effektiv kommunikation være de prikker, der samles sammen med begrænsningerne for at give den ønskede balance.

Sporing af etaper

Du er den, der leder projektet fra fronten, men du kan ikke helt få et helt billede af, hvad der sker med dit projekt, da beskrivelserne nævnt i problemsporingssystemet simpelthen er vildledende og ikke klart for dig at tage beslutninger. Lyder du velkendt?

Her kommer effektiv forretningskommunikation for at redde dagen og hjælper dig med at holde øje med, hvad der skal gøres.

Din e-mail skal tillykke dit team med at have opnået en vigtig milepæl, men det lyder som om din mail ikke er vigtig med den emnelinje, der vises i alles indbakke. Du har intet sted at gå, men henvende dig til effektiv kommunikation.

Funktioner til at lette effektiv kommunikation

• E-mail
• Værktøjer & systemer
• Møder

Denne liste er ikke detaljeret, men disse udgør kernen af ​​effektive kommunikationstip - enkelhed.

E-mail - Dette er et primært middel til intern såvel som ekstern kommunikation. Lige siden internetets morgen er e-mails kontinuerligt udvidet og udviklet sig til at forblive tro mod den effektive kommunikationsbit af enhver transaktion.

Billedkilde: pixabay.com

Men med al pomp og parade er mange stadig ikke klar over, hvordan den grundlæggende brug af e-mail kan resultere i fremskridt med dine it-projekter. Emnelinjen er det første punkt, der skal drøftes; mens du arbejder med et it-projekter, skal din emnelinje være:

• Kortfattet og klar
• Kort
• I stand til at videresende formålet med mailen
• I stand til at identificere projektet

Emnelinjen er som din sætningssætning og kan bestemme, om dit team vil gemme disse minutter med at læse indholdet af mailen eller ej.

Næste på linje er modtagerne. Feltet Til, Kopi, Bcc skal indeholde id'er, der tilhører de rigtige personer og bør ikke gå til en mailingliste, hvis det ikke vedrører alle på listen.

Billedkilde: pixabay.com

Til sidst skal du sikre dig, at du får alt på mail: transaktioner og mødediskussioner og referater. Det skal være officielt og postes som den officielle form for kommunikation.

Værktøjer og systemer - Vi brugte dem til moderne projektopgaver sporing, påmindelser, samarbejde, deling og alle forskellige former for kommunikation. Forretningsapplikationer i dag har fået meget momentum, og dens integration med e-mail-klienter har gjort tingene lettere for alle projektledere og projektteammedlemmer. Men som projektledere er det nødvendigt for dig at bruge disse apparater med effektive kommunikationsværktøjer, så du kan manøvrere gennem dit projekt mere effektivt.

Projektledere, der beskæftiger sig med it-projekter, drukner i, at spørgsmål bliver fanget upraktisk, hvilket fører til forsinket eller ingen kommunikation af forventninger overhovedet. Selvom du har dine e-mails godt i stand til at holde dig opdateret eller hjælpe dig med at spore de igangværende aktiviteter i dit projekt, i tilfælde af større projekter, synes det bare ikke muligt. På sådanne tidspunkter er det vigtigt for en projektleder at investere i bedre projektstyringsværktøjer, der forbinder og giver en forbindelse mellem de forskellige eksterne og interne interessenter, der er involveret i dit projekt.

Billedkilde: pixabay.com

Når du bruger sådanne systemer, skal du huske på følgende aspekter:

• Titel - Sørg for, at titlen har det hele. Titlen skal være så beskrivende som muligt for nogen inden for projektgrænser.
• Kategori - Tag og angiv kategorier til dine opgaver, der skal udføres. Sæt prioriteter og kommuniker, hvilke opgaver der skal kigges nærmere på end den anden.
• Problemer - Sørg for, at du sporer dem effektivt, så dit projekt ikke blokerer for den næste opgave på linje, og sørg for at kommunikere nok gennem systemet, til at en bestemt opgave blokeres for at give plads til en anden mere presserende opgave.
• Beskrivelse - Vær så beskrivende som muligt i din beskrivelseskategori. Brug links og billeder og diagrammer til at formidle en idé eller besked hurtigt.
• Kommentarer - Sørg for at kommentere alle udviklingen, så alle i den kategori er opmærksomme på dem. Kommentarerne skulle endda specificere verbal kommunikation eller telefonisk samtale på "som vi diskuterede …" måde.

Møder - Disse samlinger af intellektuelle for at "diskutere" og "sortere" spørgsmål har noget af en dårlig smag, da det ville involvere lange timers indeslutninger i mødelokalet og, hvad nogle helt frygter, ingen resultater i slutningen af ​​det hele. Sådanne møder mødes og har været udbredt på grund af det faktum, at effektiv kommunikation på arbejdspladsen ikke blev leveret.

Tag f.eks. Statusopdateringsmøder. Disse møder har en skare af mennesker, der diskuterer og deler deres smule af afsluttede og afventende opgaver, tur for tur, mens resten normalt bare venter på deres tur eller er helt kede. Dette ville betyde, at folk faktisk spilder meget af deres tid på unødvendigt møde og ikke fuldstændigt udnytter den tid, der er givet dem, hvilket resulterer i tab af ressourcer.

For at imødegå dette har projektledelses-guruer udtænkt et sæt forskellige møder, der på en måde bringer det samme formål med et møde i kraft, mens de ikke fører noget til spild (tid, penge eller kræfter). Lad os se på disse:

SCRUM - I den agile ramme er projekter opdelt i dele, og hver del får en sprint til at udføre, hvilket normalt er en uges eller to varighed. I løbet af denne periode er det ikke effektivt nok til at sidde et længe møde for at få opdateringer. Derfor SCRUM, et 10-minutters stand-up-møde, der finder sted med ScrumMaster, der fører hvert teammedlem til at uddybe:

• Hvilke opgaver blev afsluttet i går?
• Hvad er planlagt til i dag?
• Problemer opstået

Billedkilde: pixabay.com

ScrumMaster ville derefter kommunikere til projektlederen de samlede opdateringer og status for projektet. Dette er en effektiv og mager tilgang til alle de anvendte processer.

En-til-en møder - Denne form for møde ville udnytte teamlederens tid, men ville ikke desto mindre være effektiv. En-til-én er effektive af følgende grunde:

• Regelmæssigt planlagt til et fast tidspunkt
• Standard varighed på 30 minutter
  • 10 minutter for dem for at informere dig om deres overtagelse af projektets fremskridt
  • 10 minutter til dine opdateringer om dem og deres arbejde
  • 10 minutter til en udviklingsplan og ting, der skal diskuteres i det næste møde

Billedkilde: pixabay.com

• Fokus på teammedlems arbejde og præstation
• Slip af adfærdsmissige ting
• Regelmæssig opfølgning af udviklingsplaner
• Udført privat

Kommunikation 101

Her er et par punkter for at huske, hvad vi har videregivet:

• Hold din kommunikation kort og kortfattet som i it-projekter, vi beskæftiger os med individuelle involverede i kreativt arbejde, der har brug for megen tid. For eksempel kodning og design.
• Der er behov for klarhed i formål og emnelinjer.
• Hvert minut er vigtigt, og tiden skal udnyttes effektivt.
• KISS - Hold det enkelt, fjollet.
• Hold dig til et almindeligt ordforråd, og undgå brug af lange og kedelige ord.
• Opbevar det hele på e-mail. Verbal eller diskuterede emner.
• Brug af diagrammer og billeder er en god visuel kommunikator.
• Organiser præcise møder. Har en fast dagsorden, og protokoller fra mødet skal sendes efter møderne.
• Brug tavlen til at notere meddelelser og opgaver, da e-mails muligvis ikke bliver bemærket.
• Inddrag kun mennesker, der er nødvendige i dine mails og møder. Du ønsker ikke at spilde andres tid.
• Læs klart de meddelelser eller mails, der kommer til dig for at forstå dem.
• Brug projektstyringssystemer, der er teamorienterede og fremmer samarbejde.
• Hold kontrol over dit projekt, og sørg for at vide, hvad der sker.
• Afgørelser skal formidles klart og korrekt og korrekt.
• Lyt til dine teammedlemmer.

At sprede Ordet

Kommunikation er det nøgleelement, der skal være grundlaget for hele projektets livscyklus. Med hver ændring, der finder sted, kan en fast og grundig kommunikationsplan i starten af ​​projektet hjælpe IT-ledere med at få frem det bedste i deres teammedlemmer, besejre mangler og spild og fortsætte problemfrit igennem til slutningen.

Dine teammedlemmer er nødt til at vide, at du bruger så meget tid og kræfter på at sikre, at koordineringen er strålende, og at de aldrig kan gå tabt i et hav af ord. Projektledere, tag denne udfordring som en mulighed, og du vil se, hvordan bare det at løse kommunikationen kan gøre en enorm forskel for projektet og dets procedure.

Kan lide det? Hader det? Fortæl os, hvad du lærte gennem dette blogindlæg, og hvad du har i tankerne om, at vi syntes at have gået glip af. Spred læringen!

Anbefalede artikler

Projektplan eller projektstyringsplan