Vi begynder denne med en fantasi …

Den store chef har kaldt dig efter din frokostpause, og du venter på at angribe den næste udfordring, han kaster dig. Afbryd dig der ivrig bever, fordi din chef stråler mod dig og siger: ”Hej ABC, du gjorde det meget godt på det interne holdmøde i dag. Jeg vil have dig til at håndtere holdpræsentationen på det næste kvartalsmøde. Og føl dig fri til at bruge PowerPoint, mens du er ved det. Jeg vil se det første udkast i næste uge. Jeg ved, at du er klar til det. Held og lykke!"

Du klapper dig selv og råber lydløst, "YESSSS!" Det er din store chance for at blive bemærket af overordnede over dit team. Du kommer til at rocke det!

Fejl, lad os komme tilbage til virkeligheden!

Ved du, at et overraskende stort antal mennesker tager fejl ved deres præsentation, især når de bruger PowerPoint? Det er næsten som om de bliver dovne eller selvtilfredse og forventer, at værktøjet gør alt deres arbejde. Hah!

Foretag ingen fejl; Microsoft PowerPoint er et enormt alsidigt værktøj. Men måske er dens største styrke at gøre det, du tillader det, og springe over det, du ikke gør. Det er op til dig at bruge kraften i dens hænder for at gøre dine præsentationer skarpe og effektive. Men undgå ikke. Med de enkle tip, der er beskrevet her, ved du, hvad du skal justere i din præsentation og med PowerPoint, så du kommer ud som en vinder hele vejen!

4 tip til effektivisering af Microsoft PowerPoint-præsentationer:

  1. Hold fokus på din besked

Det er forbløffende, hvor mange mennesker begynder at forberede deres præsentation med en vanvittig scramble indenfor PowerPoint. Må ikke! Husk altid, at du og det budskab, du vil formidle, er yderst vigtigt og ikke din ekspertise med værktøjet. Så skab først en solid oversigt over din fine Powerpoint-præsentation på papir, og hæld alle dine kreative, analytiske og markedsføringsevner ind i den. Når du med rimelighed er klar over den meddelelse, du vil formidle til dit publikum, kan PowerPoint hjælpe dig med at finpusse resten.

Sådan kan PowerPoint hjælpe dig:

Opret dit første udkast på papir. Hvor mange lysbilleder ser du nogenlunde? I det mindste skal du have:

  • En introduktion (til dig selv og emnet).
  • Slides, der kommunikerer hovedmeddelelsen.
  • Sektionsoverskrifter / pauser, der introduceres senest hver 6-7 meddelelsesglass for at bevare publikums opmærksomhed.
  • Et par lysbilleder med medieelementer som billeder, grafer eller lyd / video for at bryde monotonien.
  • Et dias til spørgsmål (valgfrit).
  • Luk lysbillede, gentag den endelige opfordring til handling.

Når du har det store billede på plads, skal du lægge det andet udkast i PowerPoint ved at oprette en tom præsentation (Fil-> Ny-> Blank præsentation + Opret-knap) og dykke direkte ind i Slidesorteringsvisningen (Vis-> Slide Sorter ). Dette er en forholdsvis enkel visning, der viser miniaturebilleder af alle lysbilleder. Brug dette til at oprette det ønskede antal lysbilleder som følger.

  • Højreklik hvor som helst i denne visning, og vælg Ny dias. Dette vil oprette et nyt dias med standardlayouten. ELLER,
  • Kopiér-indsæt den (forud designet) dias flere gange for at gentage dens layout.

For hvert lysbillede skal du indstille dets "layout" (Hjem-> Layout) efter dit papirdesign. Dette bestemmer den samlede sammensætning af diaset - antallet af elementer / sektioner i diaset, placeringen af ​​hvert element, en titel om nødvendigt osv. PowerPoint leveres med mindst 9 indbyggede layouts, der passer til de fleste behov. Populære layouts inkluderer Titel (til et dramatisk åbningsbillede), Titel og indhold (til efterfølgende lysbilleder) og Sektionsoverskrift (til sektionsafbrydelser i din PowerPoint-præsentation).

Din præsentation er nu klar til reelt indhold. Du kan slappe af ved at vide, at du nemt kan ændre en af ​​ovenstående attributter, når som helst du ønsker. Men ved hurtigt at skitsere dette uslebne udkast (ovennævnte trin bør tage dig mindre end 5 minutter) bruger du minimal tid effektivt til at maksimere din brug af PowerPoint-værktøjet!

  1. Hold det visuelt rent

Dette betyder, at din PowerPoint-præsentation er let på øjet, så dit publikum ikke udvikler ømme øjne eller føler sig tvunget til at vende sig midtvejs gennem din bemærkelsesværdige præsentation. Bemærk følgende, når du fylder dine lysbilleder med indhold.

Sådan kan PowerPoint hjælpe dig:

  • Brug et konsistent baggrundsdesign på alle dine lysbilleder for at få en jævn visuel strømning. PowerPoint letter dette gennem Design-> Temaer . Uden et tema skulle du manuelt skulle redigere hvert dias designelementer. Men et tema kommer som en "designskabelon" med foruddefinerede indstillinger for baggrundsfarve / figurer / grafik, layout, skrifttype (til titel, kropstekst, overskrift osv.), Effekter og baggrundsformater. Når du har valgt et tema på et hvilket som helst lysbillede, påvirker det alle lysbilleder. Dette inkluderer alle tilpasninger, du foretager til det originale tema.
  • Vælg en god skriftstørrelse til al din tekst. Når du står foran på podiet, kan et lysbillede muligvis se godt ud og klart for dig. Men når du sidder bagpå, ikke så meget. Så test din skriftstørrelse fra en afstand (som at bruge en 2 cm skriftstørrelse i 10 fod afstand, 4 cm skriftstørrelse i 20 fods afstand osv.). En anden anbefaling er at bruge Sans Serif (ikke-loopy) skrifttyper som Arial, Geneva eller Helvetica, over Serif-skrifttyper som Times New Roman eller Courier. Dette reducerer sløret, så din tekst forbliver læselig, selv på afstand.
  • Brug Bullet Points med omhu. Der er nogle, der sværger ved dem, og nogle, der foretrækker at kaste dem. Hvis du vælger at bruge dem, undgår du studerende tekstindpakning med sætninger, der gyder flere linjer. Dette er mindre tiltalende og mere forvirrende. Hold i stedet dine sætninger korte og enkle, så beskeden kommer uden unødvendige dikkedarer.

For eksempel,

  • ”Opret en PowerPoint-præsentation, der er visuelt tiltalende for publikum ved hjælp af en afbalanceret blanding af design og medieelementer”.

Dette kan forkortes til -

  • “Opret PPT med visuel appel”.

Bemærk: Når du holder dit dias indhold bevidst kort, vil du ikke være i stand til selvtilfreds at afhænge af dine punkttabler for at præsentere sig selv. Men dette er gode nyheder. En PowerPoint-præsentation, der kan køres af sig selv uden din deltagelse, beder om præsentation-selvmord! Forbered i stedet bevidst dit diasindhold, så du er forpligtet til proaktivt at deltage under præsentationsleveringen og klarlægge de finere detaljer for dit publikum. DU kører showet, ikke PowerPoint.

Lad din grafik tale mere end tusind ord - hvilket betyder, at de er mægtige effektive til at pakke stansen! Sandheden om grafik er, at vi alle elsker dem: billeder, clipart, grafer, diagrammer og deres parti. De gør øjeblikkeligt din PowerPoint-præsentation mere attraktiv og mindre kedelig. Men hvis du tilføjer dem i overskud, risikerer du enten at overvælde dit publikum eller underudbyde dit (besked) indhold. Så vælg den rigtige balance ved at bruge færre, men mere meningsfulde grafik.

Hold dine grafer og diagrammer rene. Ja, der er det arbejde igen, rent. Du kan øve dette på følgende måde:

  • Brug lægmandsvenlige etiketter til at forklare din graf / diagrams elementer. Undgå at bruge tal, specialtegn og teknisk jargon; det tager allerede mere hjernekræft at forstå en graf eller et diagram end et billede.
  • Tilføj ekstra tekst for eksplicit at fange højdepunkterne i grafen / diagrammet, så dette er åbenlyst for publikum. For eksempel, hvis du præsenterer en salgsgraf på tværs af regioner, kan du eventuelt tilføje tekst for at fremhæve øverste / nederste region og sammenligning med sidste år. Disse tal kan implicit indfanges i diagrammet; men ved at tilføje tekstetiketter, der eksplicit fremhæver denne info, skal du sikre dig, at publikum bemærker og husker denne vigtige info.

Bemærk: Kompleksanalytiske diagrammer kan få dig til at se mere intelligent ud, men det efterlader dit publikum at føle sig narre og reducerer effektiviteten af ​​din PowerPoint-præsentation. I stedet skal du holde dine grafer og diagrammer temmelig enkle, så de ikke har brug for en statistik PhD for at afkode dem. Nylige PowerPoint-versioner er forudindlæst med mindst elleve diagramtyper (som søjlediagram, søjlediagram, cirkeldiagram osv.), Der let kan inkluderes i din præsentation med bare et par museklik og dataindsættelser. Hvis du bruger over 5 minutter på at indsætte et diagram i din PowerPoint-præsentation, skal du overveje det komplicerede og ikke værd at publikums opmærksomhed.

Brug farver i høj kontrast for at tiltrække ekstra opmærksomhed. Med temaer sikrer PowerPoint allerede, at diasets baggrundsfarver i tilstrækkelig grad kontrasterer med tekst / linjefarver for maksimal synlighed (som at bruge mørk farvetekst på lys baggrund eller omvendt). Men i din PowerPoint-præsentation har du måske 1-2 dias, som fortjener ekstra opmærksomhed, så du vil fremhæve dem anderledes. Farver i høj kontrast gør det nemt for dig (som grøn / gul, blå / rød, sort / hvid osv.). Men brug dette med omtanke, da for mange farvekontraster kan give dit publikum hovedpine!

Anbefalede kurser

  • Online certificeringstræning i Mac Excel 2011
  • Uddannelse i Outlook 2010
  • Komplet Mac Outlook 2011-kursus

  1. Stram din PowerPoint-præsentation

Okay, så har du lagt dine lysbilleder og fyldt dem med relevant indhold. Du har også sikret, at publikums opmærksomhed forbliver fastholdt på dine meningsfulde lysbilleder ved at forbedre deres visuelle appel. Du er klar til at levere din fantastiske PowerPoint-præsentation. Eller måske ikke lige endnu.

Et tåbsikkert tip, der garanterer PowerPoint-præsentationer af bedre kvalitet hver gang, er at "stramme" din PowerPoint-præsentation, hvor hvert enkelt lysbillede leverer en enorm punch.

  • Kan du reducere indholdet i dine lysbilleder? Gør kuglepunkter kortere og tekst smartere?
  • Kan du reducere det samlede antal lysbilleder? Eller erstatte et dias eller to med en overbevisende grafik?
  • Kan du forenkle animationer eller overgange (fås via fanerne Animationer & overgange), der bruges efter hvert lysbillede, så præsentationen flyder uden for mange distraktioner? (Undertiden bliver publikums opmærksomhed omdirigeret til disse overgange end det egentlige diasindhold!)
  • Hvis du bruger eksterne (online rekvisitter) som videoer fra andre websteder, der skal afspilles under præsentationen, kan du medtage dem i din præsentation for en mere jævn strøm? Her kan du udforske LiveWeb, et integrationsværktøj, der tilslutter eksterne webvideoer til en præsentation på din harddisk.
  • Til sidst velsigne din præsentation med et unikt brand - DU. Hvilket varemærkestempel klassificerer denne præsentation som din? Lyse farver? Lige men skarpe indhold? Spiffy audiovisuel? Marker din præsentation med dit brand-tilstedeværelse!

  1. Stram din levering

Det er den store dag, og med ovenstående tip er du klar til ærefrygt med din fabelagtige præsentation. Nå, næsten. Der er et par små tip, du skal udøve, lige i sidste øjeblik. Her er de:

  • Respekt tid. Ligegyldigt hvor fantastisk din præsentationsforberedelse er, slukker du for dit publikum, hvis du er tør med tiden. Administrer din tid med omhu. Start, knæk og slutt på urets prik.
  • Lav en klædeprøve, før du præsenterer for dit live publikum. Dette betyder, at du foretager en dummy run af din præsentation i det faktiske rum, hvor du vil levere den. Dette giver dig mulighed for at fange potentielle fejl tidligt (som ændring i projektorens opløsning, farvematch, diskfejl osv.) Og løse dem inden den endelige levering.
  • Hvis du præsenterer fra din bærbare computer, skal du slukke for din skærmbesparer. Den sidste ting, du har brug for, er at have den brandende ild-skærmskærm til at brænde din præsentation midtvejs!

Sådan kan PowerPoint hjælpe dig:

Hvis du opretter forbindelse til en projektor,

  • Bevæb dig selv med en markør. Det er mere smukt end at gå op til skærmen for at pege din tekst med fingeren. Og mindre distraherende!
  • Gør brug af PowerPoint's "Presenter View". Dette giver dig mulighed for at spawn din præsentation på tværs af 2 visninger:
  • Publikumsvisning, der afspilles på projektorskærmen. Dette viser kun de vigtigste præsentationsbilleder.
  • Din visning, der afspilles på din bærbare / computerskærm. Dette viser detaljerne, inklusive dine noter, listen over diasortering (for hurtigt at hoppe over flere dias) og hovedglasset.
  • Du kan aktivere Presenter's View ved at markere knappen "SlideShow-> Use Presenter View" (tilgængelig i versionerne 2010 og derover).

Endelig, kender du de største goof-up amatørpræsentanter gør? De præsenterer på væggen, projektorskærmen eller podiet bordpladen eller deres sko … du får driften! Se dit publikum frimodigt i øjet, og præsenter dit indhold for dem med selvtillid. Engager dem gennem hele præsentationen med spørgsmål, vittigheder, historier, personlige anekdoter osv. Disse er muligvis ikke en del af dit dæk, men de vil tilskynde publikum til at svare på din karisma og deltage mere med præsentationen. Først derefter leverer du med succes en enorm effektiv præsentation, med eller uden PowerPoint. Nu skal du virkelig rocke det!

Kategori:

Excel-tip