Overlevering - For enhver virksomhed eller forhold er det mest centrale afsnit at styre forventningerne, og det kan være helt problematisk. Udtrykket “under løfte og overlevering” er ikke et ukendt udtryk i nutidens generation, og det er heller ikke en overraskelse at vide, at det bruges af alle virksomheder, uanset om de er små eller store for at veje deres kunder. Identiske opfordrer udstødninger til at sætte forhåbningerne lavere end hvad der faktisk kan implementeres. Selvom der er masser af scenarier, når denne erhvervsmæssige stratagem skaber en fremragende støj, skal det ikke glemmes, at hvis det forkert udføres eller overforbruges, vil det helt sikkert give tilbage.
Lad os forstå, hvorfor dette er en dårlig idé, og hvorfor den skal bruges omhyggeligt og forsigtigt.
”Den betydelige trussel mod os som overvægt ligger ikke i at sætte vores mål for højt og skubbe det for kort, men i at sætte vores mål til for lavt og opnå vores plet.” Dette er en intuitiv vurdering af en person, som skønt aldrig for en virksomhedssektor, men havde bestemt en vis stor indsigt, som ethvert certificeret personale skal forstå.
”Lav et under løfte, men under levering skal du gøre det ud af kassen!” Dette ved første glimt ser ud til at være en rationel holdning, selv en intelligent holdning. Fortæl alle kunderne, at projektet vil tage mere end to uger, selvom det faktisk tager maks en uge at afslutte og derefter forbløffe dem ved at levere projektet inden den anslåede frist.
Problemet med dette er, det er virkelig en frygtelig tro, når man betragter det fra et større perspektiv. Til sidst vil klienterne begynde at antage, at du bestemt er dårlige til at gætte den minimale tid, der kræves for at projektet skal udføres, og denne antagelse får dig og din virksomhed til at se ude af stand. Eller det værste tilfælde kan være, klienterne forstår din taktik og dermed i det lange løb; det fungerer ikke.
Betingelsen, hvor virksomhederne leverer løfter, men i løbet af leveringstiden, de leverer, er en lignende, men alligevel modsat situation, som det ovenfor anførte scenarie. Selv ved navn ser det ud til at give et meget dårligt resultat. Denne er for åbenbar til at blive prøvet, og bør derfor undgås til enhver mulig pris. Og alligevel bliver folk fra tid til anden ubehagelige i det tidsrum, hvor de skal indrømme, at de har overbelastet, og nu har de ikke de relevante ressourcer, eller at projektet ikke kan afsluttes inden for den estimerede tidsramme. Ved underlevering viser virksomhederne, at de ikke kan stole på, og at du helt sikkert ikke har nogen idé om, hvordan budgettet, ressourcerne eller tiden skal styres.
Her er kataloget, der forklarer, hvordan overlevering på arbejdspladsen udløber:
# 1. Overlevering - Indstilling af upraktiske overbevisninger
Forestil dig et scenarie, hvor din arbejdsgiver har tildelt dig noget arbejde, og du forpligtede dig til at gøre det på tre uger. Din virksomhed tildeler en opgave, og du påtager dig at gøre det om to uger. I en almindelig situation med overlevering afslutter du den på kun en uges tid. Det vil sandsynligvis føles guddommeligt, og din arbejdsgiver måske endda klappe ryggen for gennemførelsen, men med denne vurdering har du etableret en fremherskende tanke i din arbejdsgivers hjerne. Forventningen siger, at du kan afslutte din opgave inden fristen, og at dine ord ikke skal tages for alvorligt. Hvis du ikke bliver forsigtig til tiden, er det det sandsynlige scenario, at din arbejdsgiver muligvis begynder at forvente overlevering ved enhver mulig mulighed uanset den faktiske frist, du har accepteret. Derfor vil de på lang sigt begynde at tage det for givet, og det vil ikke længere være en overraskelse for dem, og husk, at dagen ikke vil være langt, hvor du ikke vil være i stand til at levere over, og den dag kan vise sig at være den katastrofale dag for dig.
# 2. Overlevering - Giv dem ikke ideer, der ikke kan udføres
Når din klient siger, at de byder velkommen til ”ude af kassen” -tænkning, og du begynder straks at udvikle ideer, der er udfordrende og forstyrrende. Men på tidspunktet for præsentationen bliver din klient forværret og viser sig at være imponeret. Den eneste tanke der kommer til at tænke på er, ”Alt hvad vi gjorde var at give nogle ekstra fordele, hvad gik der galt, som forværrede klientens temperament, og hvorfor klienten blev så gal, at de truede med at skære knobene sammen med firmaet?” den nye ”overdrevne” plan gennemgås udførligt, så kan det ses, at den nye plan ikke fungerer med den nuværende oprindelige plan og er irrelevant i henhold til kundens forretning. Dette skaber et akavet scenario og har det højeste potentiale for backfiring. Når kunden begynder at tro, at din tænkning ikke har noget at gøre med virkeligheden, får du dette fikseret i dit hjerte om, at denne opfattelse af kunden er svær at afskedige og i det lange løb kan have negativ indflydelse på dit forhold til din kunde. Derfor er det bedre at tænke igennem alle mulige tvivl og forhindringer og udstille, hvordan planerne er relateret til den nøjagtige forretningsmodel for din kunde, inden du præsenterer din idé.
# 3. Overlevering - Spild af tid og midler
Der er tilfælde, hvor virksomheder over leverer bare fordi de har fastgjort i deres hjerter, at det overleverede produkt er meget bedre end hvad der oprindeligt var planlagt med klienten uden engang at vide, hvordan klienten muligvis bruger produktet, og dette fører til komplet spild af ressourcer og tid. For eksempel, hvis din arbejdsgiver gav dig en fil og bad dig om at kontrollere rigtigheden af dataene i filen, men du sammen med at kontrollere dataene, brugte din tid på at fremme dens synspunkt. Senere i stedet for at få en vurdering, kommer du til at vide, at kun dataene kræves, og at de konverteres til et regneark, og tænk, hvor dårligt du måske føler, at al din indsats gik til forgæves. For tiden ser det ud til at være en god idé, men uden en solid vej at følge, bliver det simpelthen et spild, et underforbrug af tid og penge.
# 4. Overlevering - Stop med at kaste unødvendige ting på din klient
For at være på top inden for områderne med den nyeste know-how, mode, produktmodernismer og tekniske opdateringer, og der er forskellige kilder, hvorfra du kan få disse nyeste historier som de forskellige industrisider, LinkedIn, Twitter og Facebook. At være en arbejdstager på agenturet, er det muligt, at du måske kunne elske at dele disse spændende oplysninger med dine klienter. Men virkeligheden er, hvad der synes at være interessant for dig kan være nytteløst for din klient. Derfor kan du dele et link hver gang du finder noget interessant for din kunde. Hvis du ønsker en fuld vurdering af din klient for den ekstra indsats, du lægger, skal du vælge, at du overgår. Og vigtigst af alt, skal du kontrollere, og kontrollere, om de oplysninger, du deler med din klient, er relevante for deres forretning eller ej, og hvis ja, så på hvilke måder.
# 5. Overlevering - at tage den forkerte rute
Man kunne tro, at intet kunne være værre end spild af tid og ressourcer på unødigt, meningsløst arbejde. Men sandheden er, at overlevering af noget, der i vid udstrækning skader eller forstyrrer de andre projekter. Realiteten er, at vi aldrig kan kende hele billedet inden for et firma. I store virksomheder kan faktisk ingen kende hele planen, og kun et fragment af ordningen introduceres til hver, kun den slags viden, der er relevant for deres rette arbejde med projektet. Derfor er det muligt, at du måske ikke ved, hvad andre mennesker arbejder på, eller hvad fremdriften er for andre projekter. Hvis du ved en tilfældighed kommer til at være useriøs, selvom du utilsigtet påvirker de andre ting negativt, hvilket gør andre arbejdstageres liv besværlige og komplicerede.
# 6. Få ikke din virksomhed til at se forkert ud med halvkogte planer
Undertiden bliver virksomhedernes begejstrede over at finde fascinerende chancer og mulige metoder til at ændre kundemarkederne. I denne begejstring satte de i en fart det hurtigt indledte introduktionsmøde med klienterne for at få deres feedback, bare for at kontrollere, om det er fortjenesten ved lejligheden. Denne form for møder brændes tilbage for firmaet, fordi selv om agenturet afholdt et uformelt møde, deltager klienterne i det i håb om, at det skulle være et ordentligt, og dette bør ikke glemmes, at kølvandet på denne sag ikke er blid eller fredelig. Disse scenarier sætter agenturet i en efterspørgsel efter klientens syn. For at undgå disse situationer skal virksomhederne sørge for, at begrænsningerne i præsentationen er godt forklaret til kunden på forhånd.
# 7. Vent ikke med vurderingen på al den ekstra tid, der er investeret i til afslutningen af opgaven
Projektomfang krybe eller almindeligt kendt som klientretning ændring, er det udtryk, som næsten alle virksomheder har været offer for på en eller anden måde. I de fleste tilfælde udfører virksomhederne blot deres opgave eller går ud over. Det er ikke forkert for dem at se sig selv som helte, men dette brænder tilbage. Dette overdrevne arbejde, der placeres eller åbnes forkert, kan betragtes som virksomhedernes svaghed, og denne opfattelse fortsætter i det lange løb. For at undgå disse situationer, må du aldrig være rigtig eller forvente en bifald for den ekstra arbejde. Men ingen af de fordele, du fortjener, og dette kan opnås ved at opretholde en konstant kommunikation gennem hele projektet. Og ved at lade kunden vide, hvorfor og hvordan projektgruppen har leveret en stor indsats.
# 8. Ønskede ikke at tage øjet af trofæet
Det mest filantropiske arbejde med at levere overdrevne faciliteter til klienterne kan slå tilbage når som helst. Kunderne hæfter for overdrevne produkter for fejl, kommunikation eller afbrydelser, selvom der ikke findes nogen sammenhænge. Hvis du i din kundes opfattelse har været ude af fokus og distraheret i rutinemæssige forhold, så pas på, kan du miste din klients tillid. Fordi uanset hvad, selvom klienten er forkert, er klientens opfattelse altid rigtig. Så i rette tid, skal du sørge for, at din virksomhed tager sig af klientens standardkrav, inden du tager sig af merværdienstjenesten, eller dette kan bringe dit forhold i fare.
# 9. Overlevering - Klip hurtigt
Lejlighedsvis får folk ret besiddelse af deres arbejde. Virksomhedens ekstra indsats kan betragtes som invasion af deres komfortzone og muligvis sætte din virksomhed i klientens dårlige øje og kan give dig dårlige feedbacks.
Dette bør ikke tages på en negativ måde, da det er stort at lægge ekstra kræfter på arbejdet og ofte gøre det. I denne konkurrencedygtige verden ønsker alle at være foran den anden, og der er ikke noget galt i dette, men der er ikke noget galt i at være opmærksom, og hvornår og hvordan du overleverer, fordi du aldrig ved, hvornår det kan slå tilbage og alle dine anstrengelser kan gå ind ruiner. Da ingen mennesker er ens, så hvordan kan den samme taktik fungere for alle? Tilsvarende er overdriving ikke for alle, og det er heller ikke passende for alle forhold. Alt har en grænse, og det gælder også overdriving, og man må lære at kigge efter disse grænser.
Så hvordan forhandler du - og sætter platformen for langsigtet tro og pålidelighed?
Der er tre måder at gøre det på, som inkluderer:
- kende grænsen for at bruge tid, ressourcer og penge;
- være i front med hensyn til intentionerne; og
- Har mindst en to-ugers behandlingstid til projektets færdiggørelse.
Ovenstående regler sætter ikke vejen for under løfte og overlevering. Faktisk bør scenariet med under løfte og overlevering undgås for at slippe af med uønsket risiko, der kan hæmme firmaets omdømme på mest farlige måder. Det sætter ikke kun virksomheden i kompromiserende positioner, men kan endda bryde klienternes tillid. Hvis virksomhederne ønsker at overlevere produktet, skal de overveje hårdt og planlægge det grundigt, så det fungerer til deres fordel og ikke i modsætning.