PMO - Orden eller kaos? De fleste af os foretrækker lidt af begge dele, men orden i de fleste tidspunkter kan være en velsignelse for ethvert projekt. Med mange enheder, der mødes, er der også en chance for en blanding, der muligvis ikke er den bedste måde for dig at udføre din forretning eller køre dine projekter.
I en organisation er der mange projekter i arbejde, der gavner en livsstil. Disse projekter er født ud fra et behov, der opstår, og det er ansvaret for programledere og projektledere at være organiseret på en sådan måde, at de problemer, der er til rådighed, løses med lethed og enkelhed, så alle kan drage fordel af.
Projekter er en delmængde af et program, og med flere projekter, der finder sted på forskellige tidspunkter i rækkefølge, alt sammen med henblik på at få programmet tættere på virksomhedens mål og målsætninger om fremskridt. For at håndtere alle disse ting, der sker samtidig eller på forskellige tidspunkter, skal projektledere og programledere være forsigtige og organisere et PMO eller Project Management Office. Denne PMO vil være det organiserende organ, der hjælper med hvert projekt, der gennemføres og hvert program, der behandles. I denne artikel lærer vi alt hvad du har brug for at vide om en PMO.
Hvad er en PMO?
Et PMO ( Project Management Office ) kan beskrives perfekt som en centraliseret enhed inden for en bestemt organisation, der er ansvarlig for at sætte standarder, opretholde disciplin, levere et styringsorgan og håndhæve det rigtige sæt ansvarlighed overfor styring og styring af projekter på en klar, kort og konsekvent måde.
Standardisering og disciplin er vigtige nøglefunktioner, der er nødvendige i en organisation, der sigter mod at udføre flere projekter. Disse projekter gennemføres af organisationen med henblik på at ændre eller forbedre systemer eller processer. Med en PMO kan du muligvis trykke på et organiserende organ, der hjælper dig med at få fordel af providin
g organisatoriske standarder på tværs af alle projekter og det gennemførte program. Dette vil omfatte konsekvent uddannelse, der leveres til projektteamene og mange projektledere, der håndterer projektet i henhold til de projektstyringsstandarder, du foreslår.
Med et stigende antal projekter er en PMO praktisk, da den implementerer en konsekvent projektstyringsmetode. Dette centraliserede organ af standarder og procedurer er ansvarlig for de forskellige aspekter involveret i projektstyring og de anvendte metoder. De er ansvarlige for, at hvert projekt opretholder et vist niveau af overholdelse, når det kommer til kvalitet, kundepleje og mængde.
En PMO kan bestå af en gruppe dedikerede personer til at lede og indstille standarderne eller endda en enkelt person, afhængigt af programmet og projekternes omfang. Efterhånden som virksomhederne voksede i størrelse og kapacitet, ser organisationer behovet for at have denne dedikerede og koncentrerede indsats for at sikre, at deres systemer og processer kunne modstå og indeholde de voksende krav og udvidelse.
projektstyringskontor kan være af forskellige typer og har behov for at imødekomme de behov, organisationen har anført, i sin bestræbelse på at få projekter til at overholde standarder og normer. Hvis en PMO sættes med et klart mål i tankerne, med et solidt fundament og støtte fra sponsorer og med en perfekt tilgang til forretningsmodellen, kan det være et kraftcenter for værdiskabelse og ekspertise i projektet for virksomheden.
At bringe projektledelse på forkant er en god idé. Du kan have standardisering, og du kan endda overvåge mod et sæt normer for dit projekthold og andre medlemmer, der er tilknyttet projektet. Så hvorfor en PMO? Lad os gennemgå de vigtigste fordele, der er kortlagt, når vi bruger en PMO:
- Det kan aldrig være lettere at levere et projekt; med forudsigelig konsistens og effektivitet kan du garantere succes
- Oprette et fundament for din virksomheds initiativer og styre en organisationsportefølje på samme tid
- Fremme af gennemsigtighed og effektiv økonomisk rapportering med henblik på at tilskynde til lederskab
- Tilpasning af forretningsstrategi med investeringerne for at måle succesniveauet
- Forbedring af kundetilfredshed og medarbejdernes produktivitet for at øge forretningsresultater
- Implementering af standardpraksis i overensstemmelse med den bedste praksis, der følges over hele verden
- Sikring af langsigtede besparelser og afkast på investeringer ( ROI'er ) til al træning og mentoring
Hvad udgør en PMO?
En PMO består dybest set af 3 forskellige og varierede komponenter eller facetter, der bidrager til PMO's effektivitet inden for organisationernes vægge. Disse facetter er meget afhængige af hinanden, og PMO's succes afhænger virkelig af disse 3 søjler med styrke. Disse facetter er som følger:
- Funktionel
- Strukturel
- Disciplinære
Hver komponent er vidt forskellig fra hinanden og komplementerer hinanden på en måde, så formålet med PMO fremgår lige foran virksomheden og ledelsen. I dette afsnit skal vi se på hver enkelt af komponenterne og forstå dem. Når vi først har gjort det, er vi klar til at sætte gang og komme i gang med vores egen meget PMO.
-
Funktionel
At etablere det funktionelle aspekt af PMO er en vigtig start, der kan øge, hvordan din PMO viser sig at være. PMO's rolle eller omfang skal måles og defineres i organisationen for at starte processen. Ordren opretholdes for hele det funktionelle sæt af PMO, og det skal overholdes de funktionelle niveauer, der opretholdes. Det næste billede giver dig en vigtighed af, hvad nøjagtigt de funktionelle niveauer af en PMO er, og hvordan ordren opretholdes og behov for det funktionelle aspekt.
Per definition er en PMO en enhed, der sætter standarder, som er et styringsorgan for at opretholde leveringsstyringsenheden samt være det strategiske supportsystem til ledelsen og projektteammedlemmerne i organisationen.
Der er en progressiv orden, der opretholdes af PMO. Hvert niveau er afhængigt af niveauet uden for det. Alle disse under mikroskopet af den strategi, der er implementeret af organisationen.
-
Strukturel
Dette danner det kvalitative grundlag for PMO, og hvordan det påvirker elementerne i et projekt eller organisation -Mennesker, Processer og systemer / værktøjer.
- Mennesker - Menneskerne inden for et PMO-system er dets ledelsesenhed og personale, der arbejder for at etablere et fint projekt for at nå virksomhedens forretningsmæssige mål.
- Process - Processen er SOP'erne baseret på de discipliner, som PMO administrerer. Processer skal være praktiske og indbundne med arbejdsgangen for den komplette organisation. Tilpasningsevne og skalerbarhed og et buy-in fra menneskene i organisationen er også de aspekter, der skal tilpasses, mens dette aspekt af kontoret oprettes.
- System / værktøjer - Værktøjer skal være skræddersyet efter tilgængeligheden af ressourcer og dets viden sæt for dets brugere. Systemerne skal designes på en sådan måde, at de omfatter følgende elementer:
- Alle de nødvendige oplysninger i nøjagtige og realtidsformater
- Discipliner for PMO, der skal oprettes
- Bør have rapporteringsmekanismer til enhver tid at sikre effektiv beslutningstagning
-
Disciplinære
Project Management Office skal oprettes til at adressere følgende kvadranter af forretningsadministration, når det kommer til at køre projekter eller programmer inden for organisationen:
- Kommunikationsstyring - 360 ° kommunikation for alle partnere
- Stakeholder Management
- Rapportering og metrics
- Ressourcehåndtering - Vigtigt til projektgennemførelse
- Personale ledelse
- Sælgeradministration
- Indkøb og styring af aktiver
- Ændringsstyring - tackle problemer og løse risikoscenarier med ændringer
- Omfangsstyring
- Risiko- og problemstyring
- Trænings- og udviklingsstyring
- Udførelsesstyring - Tid og omkostninger er kritiske aspekter for enhver virksomhed
- Kritisk stiadministration
- Økonomistyring
Opsætning og drift af en PMO
Opsætning af en PMO handler ikke kun om at færdiggøre en masse kriterier og komme i gang med implementeringsarbejdet. Ligesom en projektimplementering har en PMO brug for det samme niveau af vurdering, analyse, dokumentation og planlægning for at få tingene i gang. Jeg har noteret de bedste 6 trin, du har brug for, for at konfigurere og køre en PMO, der vil imødekomme alle dine behov i en projektstyringsscene, med din organisation og dine projekter. Lad os hoppe lige ind!
-
Trin 1 - Jotting Down an Assessment
At forstå det indvendige og udvendige af dine krav og dit mål om at oprette en PMO er nøglen til at konfigurere og til sidst køre en PMO. Vurdering er nødvendigheden, når det kommer til at oprette en PMO. Du bliver nødt til at gå igennem og måle den aktuelle status for organisationen af projektledelseskontoret og kontrollere for det ønskede målscenario, som virksomheden gerne vil være i.
Med henblik på udførelse af denne vurdering foreslår jeg, at du bruger projektstyringskontorets PMI's OPM3 (organisatorisk projektstyring modenhedsmodel) -vurdering, som vil hjælpe dig med at måle det niveau, organisationen er i, mod den aktuelle tilstand af PMO, der bor i den.
Dette trin vil se på de funktionelle områder, der vil blive styret og reguleret af PMO og hullerne mellem din virksomhed og kravet fra PMO. Se afsnittet Disciplinær i denne artikel for at kende de forskellige kvadranter i forretningsadministrationsparadigmet. Gennem omhyggelig undersøgelse af disse områder kan PMO placeres inden for det passende modenhedsniveau.
-
Trin 2 - Liste over henstillingerne
Du har nu vurderet, hvor din projektstyringskontororganisation står på, og hvor skal PMO intervenere. Dit næste trin er at omhyggeligt angive anbefalinger om, hvordan du udfylder hullerne med proces, personer eller systemer og kombinationer og permutationer af disse . Disse henstillinger kan omfatte:
- Har gateanmeldelser for bedre beslutningstagning
- Spor fremskridtene i dine projekter, og følg dem derfor kendte for disse projektledere
- Få kvalitetssikringer til projekter for at kontrollere overholdelsen af de projektstyringsmetoder, der er oprettet
- Træne, mentor og coach nye projektledere i de forskellige projektstyringsprocesser og systemer, der er indført til standardiseringer
- Samarbejd og sikre, at alle nødvendige trin og metoder er veldokumenteret til genbrug
Hold konstant kontakt med medarbejdere, der arbejder i organisationen, og bede dem om hyppig feedback, og du vil være i stand til at finde ud af svaghederne og styrkerne i de processer og systemer, der er opstillet under udførelsen af hvert projekt.
-
Trin 3 - Opbygning af en udførelsesplan
Du har de områder, der har brug for permanente fyldstoffer, du har anbefalingen og det niveau, de er på. Nu kommer den del, hvor du træder ind og designer en implementeringsplan for at få tingene til at gå i gang. Du har anbefalinger, der er taktiske, mens nogle har brug for en mere dybdegående organisering; de kalder strategiske henstillinger. Kom i gang med de taktiske, og ligesom projekter, skal du opretholde kravene til tid, omkostninger og ressourcer for at udvikle en implementeringsplan.
Få et buy-in fra dit managementteam, når du foreslår den udførelsesplan, du har sat ud for at opnå, under hensyntagen til alt det, der skal prioriteres. Husk også på det strategiske syn på virksomheden og hvordan det er placeret. Topledelsen elsker at se en dedikeret og indflydelsesrig manager alle klar til at gå milen.
-
Trin 4 - Implementering af eksekveringsplanen
Motorer på … fod på accelerationen … kort i hånden … alt hvad der er tilbage at gøre er at frigøre koblingen! Zoom forbi til en stor PMO foran dig! Selvom det lyder som en kage-gåtur, når du henviser til racerbiler, men udførelse af en PMO kræver omhyggelighed og ekstremt hårdt arbejde, med et snev af et unikt perspektiv at gå og opnå. Gå mod de taktiske planer, der er lagt ud, og saml disse ”gevinster” under dine vinger. Med dette løft er du klar til at erobre den næste mil.
Vis den værdi, PMO har haft for dig med hver sejr, der går, og husk altid det mål, der er ved hånden, mens du holder et strengt øje mod ikke at afvige fra planen overhovedet. PMO er nødt til at hjælpe folk med deres projekter på en måde, så de overholder virksomhedens standard. Med disse korte sejre kan du skabe tillid til de mange ting, en PMO kan blive til.
-
Trin 5 - Kommunikation af opdateringen i hyppige intervaller
Kommunikation er en ekstraordinær faktor i vores liv, der gør overførsel af viden og information så meget praktisk, hvis den bruges effektivt. I tilfælde af opsætning og validering af bevægelser fra en PMO er kommunikation en vigtig komponent for dens succes og dens meningsfulde implementering. For at en PMO skal vare, skal kommunikationsrammerne være stærke og skulle adressere alle de involverede.
Når vi dirigerer os til de taktiske planer og deres udførelser hele vejen indtil de strategiske ændringer, er vi nødt til at være i stand til at kommunikere hver opdatering fuldstændigt på en systematisk måde. Dette vil sikre og øge kommunikationen igennem og opdatere de nødvendige interessenter for de fremskridt, PMO gør, og hvor passende PMO-implementeringen er for organisationen.
-
Trin 6 - Stop. Ur. Rette op. Gentage
Kontinuerlig forbedring er den bedste måde for et projekt eller enhver virksomhed at vokse og modnes til de systemer og processer, vi gerne vil have, at de skal være. Din PMO vil have korte såvel som langsigtede henstillinger fremsat. Disse bør revideres ofte, for det meste på årsbasis, for at lave planer og uddele mulighederne fra dem. Med hver gennemgang og plan og implementering vokser din PMO, og det gør organisationen af projektledelseskontoret også i implementeringen af projekter og programmer.
Din PMO er ikke en stillestående enhed. Den udvikler sig, og den måde, den udvikler sig på, er en iterativ proces. Gennemgå hver mulighed eller risiko, der er stødt på, og gennemgå den måde, processen giver værdi på. Når du først har gjort det, vil du være i stand til at finde huller, der skal udfyldes, indtil du når perfektion.