Regler for e-mail-etiketter

Selv i denne tidsalder af informationsteknologi og hurtig elektronisk kommunikation forventes det, at ethvert individ følger visse koder og etik, når de interagerer med computeren eller enhver anden gadget. Den samme e-mail-etikette-regel gælder for alle, uanset om du er en fungerende professionel, regler for e-mail-etikette for erhvervsdrivende eller studerende. Faktisk er der forskellige kilder til elektronisk kommunikation såsom en e-mail, Facebook, Twitter, Skype og meget mere. Uden tvivl betragtes reglerne for e-mail-etikette på arbejdspladsen som et af de mest almindelige og effektive kommunikationsmidler. Dagens regler for e-mailetikette på arbejdspladsen er ikke kun begrænset til at sende et vigtigt stykke af meddelelsen, men dens omkreds er udvidet til en meget bredere grænse. I henhold til undersøgelsen kryber antallet af e-mail-id-brugere faktisk sammen med det stigende antal internetbrugere.

Men sent, desværre, kommer reglerne for e-mail-etikette for erhvervslivet ind i trusselszonen med brug af beskidte sprog. Der har også været en hel række tilfælde, hvor de har forkert fortolket på grund af et enormt kommunikationsgap. Derudover foreslås det med rette, at man ikke skal sende en e-mail, når man er irriteret eller har udviklet dårlige følelser over for nogen. Dette kan yderligere komplicere problemerne, hvis de ikke sorteres inden for tid, eller hvis e-mailen ikke sendes korrekt. I sidste ende skaber det en negativ indvirkning og viser, at du er uprofessionel.

Vigtige grundlæggende regler for e-postetiketter

Her er nogle af reglerne for e-mailetiketter, som enkeltpersoner ofte overser eller som regel ikke følger-

E-mail-etikette-regler # 1. Alle kasketter

Hver gang du skriver en e-mail, uanset om den er formel eller uformel, skal du være opmærksom på, at din Caps-lås ikke er tændt. Generelt lyder det ikke godt at komponere et e-mail-organ, der består af alle blokbogstaver. På professionelt plan kaldes denne fejl normalt som 'råb'. Desuden bliver skrivningen næsten uleselig. Hvis du virkelig ønsker at prøve noget nyt og gå efter en ny skrifttype, kan du bruge alle ord med små bogstaver. Faktisk bliver denne stil populær i disse dage. Men den rigtige tilgang til at skrive en mail er at indtaste oplysningerne normalt uden at bruge for meget fontformater. Du kan fremhæve / fed eller understrege den vigtige del af din besked.

E-mail-etiketregler nr. 2. Afsendelse af en e-mail uden korrekturlæsning

En anden fejl, som folk generelt begår, er at sende e-mailen uden at læse, hvad de faktisk har komponeret. Du har muligvis skrevet en meget vigtig elektronisk mail meget omhyggeligt, men du bør gøre det til en vane at korrekturlæse indholdet, før du klikker på knappen 'send'. Din mail kan have stavefejl eller grammatiske fejl, der vil føre til et dårligt indtryk. Vær ikke slurvet, mens du skriver, selvom det ikke er en officiel besked. Korrekturlæsning eller redigering bliver desto vigtigere, hvis din mail har en autokorrekt mulighed. Genlæsning vil sikre, at du har nævnt alle de vigtige punkter i din mail og ikke har glemt at vedhæfte eventuelt nødvendigt dokument.

Etiquette-regler nr. 3. Fejl vedrørende fremad

Du vil være lidt overrasket over at vide, men det er stadig, at folk ikke følger told, selv når de videresender en e-mail til nogen. Faktisk er 'Forward' normalt kategoriseret i tre kategorier-

  • Falske e-mails, der indeholder falske løfter

Som sådan har du måske stødt på mange falske e-mails, der indeholder falske løfter. F.eks. Kan det bede dig om at videresende oplysninger til mange mennesker, der hævder, at det ville give dig en kontant belønning på et vist beløb, når du udfører denne opgave. Pas på sådanne e-mails!

  • E-mails bestående af billeder og sjove fakta

Der er mange e-mails, der indeholder søde billeder af dyr, babyer eller andre interessante genstande, og afsenderen beder dig om at videresende til flere enkeltpersoner. Desuden kan det også indeholde interessante fakta og oplysninger om ethvert spørgsmål. Vær dog meget forsigtig, før e-mail-etikette regler på arbejdspladsen, som den videresendes til nogen.

  • Uønskede e-mails eller spam

Disse sendes normalt af hackere til at målrette ofre. De sender e-mails i bulk til et stort antal mennesker i navnet på guder og gudinder. For eksempel kan du få en mail fra en ukendt kilde, der beder dig om at videresende den i navnet på enhver hinduisk gud eller Jesus Kristus.

Du skal være meget opmærksom og opmærksom, mens du takler en sådan slags falske e-mails. Du skal følge de enkle instruktioner givet nedenfor-

  • Venligst ikke videresende junk mail eller spam, selv ved en fejltagelse
  • Hvis du er fortryllet af billedet, videoen eller e-mail-indholdet, og du virkelig ønsker at videresende den, skal du huske at sende det kun med en personlig note.
  • Du kan kontrollere hvor en e-mail befinder sig på overvågning af websteder som Snopes.com.
  • Bliv ikke ved at videresende e-mails til enhver person, der er tilgængelig i din adressebog.

Etiquette-regler nr. 4. At overdrive indholdet eller forkorte dets længde

Nogle mennesker har en vane at overdrive eller unødigt uddybe et punkt, mens de udarbejder regler for e-mail-etikette på arbejdspladsen. Undgå venlige praksis, da det ikke alle er behageligt for øjnene. Undgå at bruge lange sætninger; skriv i stedet til punktet og i korte afsnit. Brug af kuglepunkter og tal er altid opmuntrende, da de let kan forstås. Du kan fed eller bruge kursiv til at fremhæve de vigtige aspekter.

På den anden side betyder det ikke, at du kan vælge den korteste vej til at formidle dit budskab. Dette er mere anvendeligt og vigtigt, især når du svarer på enhver e-mail-etikette. Svar ikke kun med et enkelt ord. Faktisk er denne e-mail-etikette regler for forretninger ofte brudt, hvis personen skal svare bekræftende eller negativ. E-mailen bliver ret pludselig og ser akavet ud. Hvorfor er det vigtigt at følge dette mønster? Svaret er, at hver e-mail har en bestemt tone, og at den skal følges nøje, mens du skriver. Så svar tilbage ved at skrive en komplet sætning.

Etiquette-regler nr. 5. Vedtage en kompliceret tilgang, mens du skriver

Det er sandt i mange sammenhænge. Ofte er folk ikke opmærksomme på tonen eller sproget, mens de skriver en e-mail. Resultatet; de ender med at skrive på et meget kompliceret sprog, som er ret vanskeligt at forstå. Brug af hårdt ramte ord skal bestemt undgås. I stedet skal din tilgang være enkel. Sproget skal være stille, som enhver let kan forstå. Dog skal du huske, hvorpå du adresserer i posten. Komponer dine fakta på en organiseret måde. Vær forsigtig med at bruge ordentlig tegnsætningstegn.

Etiquette-regler nr. 6. Vedtagelse af en total uformel tilgang

Dette er nu noget, der er fundet i adskillige regler for e-mailetikette på arbejdspladsen. Nogle gange bliver individer for uformelle i deres tilgang, som derefter begynder at reflektere i deres tone i beskeden. Det afhænger i vid udstrækning af typen af ​​forhold mellem afsender og modtager. Uanset hvad det end er tilfældet, er det nødvendigt, at du holder øje med niveauet af uformelitet, medmindre du henvender dig til en meget speciel. Du skal være forsigtig med at bruge smarte skrifttyper, farvede tekster og SMS-korthedssprog som 'u' til dig eller 'ur' eller dit osv.

E-mail-etikette-regler # 7. Afsendelse eller svar på gruppemails

Mange gange skal du sende gruppemails. Også her skal du være omhyggelig i din tilgang, så du ikke lander i et område med vanskeligheder. Sørg altid for, at du bruger BCC-feltindstillingen, når du sender meddelelsen i bulk til mange personer. Fordelen ved at gøre det er, at du kan skjule e-mail-adresserne for andre personer, du sender til. Enhver person vil ikke være i stand til at finde ud af, hvor mange personer der har modtaget den samme mail. Denne praksis bliver normalt anvendt af virksomhederne, når de indkalder flere kandidater til en samtale.

På samme måde, hvis du svarer på gruppe-e-mail, kan du gemme fra at videregive e-mail-adresserne til andre personer. I dette tilfælde kan du bruge CC-feltet. Vær dog meget sikker og forsigtig, før du bruger dette værktøj.

E-mail-etikette-regler # 8. Sammensmeltning af professionel og personlig

De fleste af de regler, der arbejder med e-mail-etikette for forretningsfolk, har to separate e-mails, den ene er den personlige, mens den ene er virksomheds-e-mailen, der kun indeholder officielle meddelelser. Nogle mennesker bruger dog deres kontor-mail-id til at sende den personlige besked til deres venner eller familie. Dette er på ingen måde acceptabelt og er et fuldstændigt brud på reglerne for e-mail-etikette på arbejdspladsen og adfærdskodeks. Selv hvis du vil dele en interessant video, vittighed eller andre oplysninger om den personlige note med dine kontorkolleger, skal du altid bruge din personlige mail-adresse. Mange regler for e-mail-etikette for erhvervslivet er meget strenge på denne note, og enhver overtrædelse på denne front kan føre til, at personen straffes. Sørg for, at du ikke sender NSW (Not Safe for Work) e-mails fra virksomheds-id. Afsendelse af anstødelige videoer eller indhold kan føre til, at medarbejderen udvises.

E-mail-etikette-regler # 9. Afsendelse af 'blide påmindelser'

Hvis du har bemærket omhyggeligt, er en meget populær sætning faktisk ud i verden af ​​elektronisk post, der er kendt som 'Blid påmindelse'. Dette udtryk bruges ofte især i emnelinjen i e-mailen. Som navnet antyder, minder afsenderen faktisk modtageren om noget som at betale de resterende betalingsgebyrer osv. Men til tider fortolkes meddelelsen faktisk forkert. Mange regler for e-mailetikette for virksomheder har taget dette som en lovovertrædelse, fordi de bliver mindet om noget. Så selvom du skal sende nogen en påmindelse, skal du være forsigtig med sproget og tonen.

E-mail-etiketregler nr. 10. Afsendelse af Mega-filer

Det er interessant at bemærke, at folk ikke kun bryder reglerne for e-mail-etikette på arbejdspladsen, mens de sammensætter indholdet af deres meddelelse, men også når de vedhæfter et dokument til støtte for deres opskrivning. Ja, det kan virke absurd, men vedhæftning af ethvert dokument eller filstørrelse på 10 MB eller mere betragtes som et brud på adfærd. Som sådan kan serverne ikke tage presset fra et så stort dokument. Sådanne vedhæftede filer i enhver form er vanskelige at sende og kan skabe et rod i kvitteringens indbakke. Men hvis du er nødt til at sende en fil i stor størrelse, så vælg bedre onlinetjenester såsom Dropbox, Hightail eller DropSend.

Etiquette-regler nr. 11. Skrivning af en ufuldstændig emnelinje

Uanset om du tror på det eller ej, men emnelinjen betragtes som en af ​​de mest afgørende dele af enhver e-mail. Modtageren af ​​mailen bemærker først postens emnelinje, fordi det er sådan, det er synligt i hans indbakke. Det er på dette emne, din modtager vil finde ud af, hvad beskeden handler om. Derfor er det vigtigt at skrive et komplet og meningsfuldt emne og derefter komme til resten af ​​kroppen. Den upassende emnelinje viser din interesse i at formidle beskeden til modtageren.

E-mail-etikette-regler # 12. Begyndelse og underskrift af e-mailen

Begyndelsen på e-mailen afspejler meget af tonen og sproget for resten af ​​kroppen. Kun ved at skrive hej eller bare hej lyder lidt absurd. Hvis du kender navnet på den person, kan du henvende dig til ham / hende ved navn, og hvis ikke bare skrive en Dear Sir eller Madam. Hvis du henvender dig til din senior, kan du ikke starte med Hello Sir. Hvis du er til enhver, der beder ham om at komme til et interview, kan du enten henvise ham ved hans navn eller bare skrive 'Kære ansøger'.

Tilsvarende, når du lukker posten, skal du ikke skrive unødvendigt tak, medmindre du beder den enkelte om at gøre en fordel for dig. Faktisk er 'hilsener' et mere passende og passende ord for at opsummere hele diskussionen af ​​mailen.

Etiquette-regler nr. 13. At tage egen sød tid til at svare

Dette er en dårlig vane at udvikle specifikt, hvis du er knyttet til den professionelle verden. Der er mennesker, der glæder sig over at svare tilbage på e-mails, der beder dem om et stykke information, selv når de ved svaret. De svarer bare i tidens kaldenavn, eller når de får en påmindelses-e-mail. Selvfølgelig skal du behandle e-mails på grundlag af deres fortjeneste, men i det mindste svare tilbage med et svar vedrørende emnet eller problemet.

Konklusion af regler for e-mail-etikette:

Det er vigtigt at undgå den praksis, hvor du overtræder reglerne for e-mail-etikette for virksomheden. Du skal følge adfærdskoden korrekt, mens du opretter en e-mail-etikette på arbejdspladsen, som afspejler din ægthed og oprigtighed.

Relaterede kurser

Gennem dette indlæg vil vi diskutere nogle af reglerne for e-mailetiketter, som enkeltpersoner ofte overser eller normalt ikke følger. Her har vi drøftet de vigtige grundlæggende regler for e-mailetikette på arbejdspladsen.

  1. Grundlæggende om e-mail-etiketteuddannelse
  2. E-mail-marketingtræning
  3. CRT: 05 - E-mail-etikette

Kategori:

Iværksætterudvikling