Introduktion til tidsstyringsaktiviteter

"Enten løber du dagen, eller dagen løber dig" siger man. Dette gælder for de fleste af os, der har et noget ustabilt forhold til tiden.

Vi føler ofte, at 24 timer ikke er nok på en dag. “Så meget at gøre og så lidt tid”, går vores kæledyrsklager. De fleste af os kæmper for at passe ind i vores arbejde inden for de tidsfrister, der er angivet for os, og ender med at klage over, at selv efter at have prøvet vores yderste, er vi stadig på kort tid. At styre tiden effektivt er en færdighed, der skal tilegnes med omhyggelig og kontinuerlig praksis. Hemmeligheden bag de fleste erhvervsmæssig succes ligger i det faktum, at de har lært effektive tidsstyringsaktiviteter.

10 Fantastiske produktivitets- og tidsstyringsaktiviteter

I det øjeblik, du hører om tidsstyringsaktiviteter, hvad kommer du i tankerne? Lad mig gætte. Du tror, ​​at en af ​​følgende:

  • Jeg ved alt om tidsstyringsaktiviteter. Ingen behøver at fortælle mig, hvordan jeg bruger min tid bedre.
  • Åh, jeg er håbløs over at styre min tid. Intet kan virkelig hjælpe mig med at gøre det bedre.

Hvis du har krydset a), så lad mig fortælle dig, at de bedste ledere ofte falder i tidsfælder, der sænker produktiviteten og spiser væk i deres fulde tidsplan. For eksempel kommer en presserende mail ind, og du skynder dig at besvare den. Dit arbejde under fremskridt forbliver netop det… i gang. Eller der kommer en presserende indkaldelse fra chefen, og du overlader alt for at tage højde for det. Eller nogle kolleger begynder at diskutere et saftigt emne, og du bliver suget ind i samtalen, og inden du ved det, er det tid til at indsende dit arbejde, og du er langt bagefter. Så tror du ikke, at du kan drage fordel af tip til tidsstyringsaktiviteter?

Og hvis du er den slags, der er markeret b), er der endnu håb for dig. Alt går ikke tabt. Tid er en ressource, der altid virker sparsom for din type, skønt det ikke altid er din skyld. Enten er du overbelastet med arbejde eller er du simpelthen ikke organiseret godt nok. Uanset hvad det er, kan du helt sikkert drage fordel af nogle veludviklede tip til effektiv styring af tiden.

Tid er en ressource, der normalt er meget efterspurgt, og som følge heraf meget sjældent. De fleste af os løber konstant mod tiden eller prøver at udfylde så mange ting der er muligt på så lidt tid. Paradoksalt nok prøver nogle af os at udfylde tiden, da vi ikke har meget at gøre. For sådanne mennesker ser det ud til, at dagen uden brug af meningsfuld beskæftigelse strækker sig.

Uanset hvad vores forhold til denne værdifulde ressource er, er det aldrig ideelt. Har du nogensinde mødt en person, der har sagt ”Jeg styrer min tid fint? Hvert øjeblik udnyttes godt. ”? Min gæt er nej. Selv de mest succesrige administrerende direktører og ledere er blevet flustede og forsøger at styre deres tid effektivt.

En af årsagerne til, at tiden er en så uvurderlig ressource med meget efterspørgsel, er, at den ikke kan genopfyldes. Når den er væk, er den væk for evigt. Intet beløb på indsats eller penge bringer tabt tid tilbage.

Korrekt tidsstyringsaktiviteter hjælper med at forbedre den generelle livskvalitet ud over at give os bedre jobtilfredshed og arbejdsydelse. Vores arbejdsliv bliver mere effektivt, og vi kan nyde vores fritid mere, hvis vi kan styre tiden. Lad os se, hvordan vi kan bruge denne ressource optimalt på arbejdspladsen for at øge vores produktivitet og tilfredshed.

1. Ikke alt arbejde, der kommer til dit bord, er lige så vigtigt.

Du skal vide, hvad der er prioriteret. Spørge dig selv:

  • Hvad skal jeg gøre?
  • Hvornår gør jeg det?
  • Hvor godt gør jeg det?

Alle papirer eller e-mails, der er markeret som presserende, behøver ikke læses der og da og forstyrrer din arbejdsgang. Du skal prioritere dit arbejde i rækkefølge af betydning og uopsættelighed. Eller du kan være i fare for at gøre andres prioritet til din egen.

Hvis du har mere end en vigtig opgave, der venter på, skal du planlægge, hvordan du skal afslutte disse. Beslut om rækkefølgen af ​​opgaver. Lad ikke forstyrrelser eller afbrydelser kaste dig væk fra banen. Hold din tidsplan foran dig med en opgaveliste. Kryds af for varer, når og når de er færdige. Prioritering hjælper dig med at fokusere på at tackle de vigtige ting først og derefter håndtere de rutinemæssige spørgsmål.

2. Planlæg din dag

Nå kontoret eller din arbejdsplads inden det specificerede tidspunkt, lidt foran andre. Sæt dig roligt og planlæg din dag forude. Digitale arrangører kan hjælpe dig med at planlægge opgaver og minde dig om disse. Hold tid til mødet med interne og eksterne klienter og en tid til interaktion med kolleger og dine teammedlemmer. Naturligvis går din tidsplan ikke nøjagtigt, som du planlægger den, så tag godtgørelser for mindre variationer.

3. Prøv at afslutte arbejdet inden for en bestemt tidsperiode

Tidsstyringsaktiviteter hjælper dine arbejdsopgaver og holder dig til tidsplanerne. Overtræk ikke din arbejdsdag, eller bær ikke arbejde hjem. Prøv at færdiggøre tingene inden for den specificerede arbejdstid. Gruppér opgaver, der har overlappende tidsspændinger. For eksempel, hvis du går til at møde en klient, skal du bruge ventetiden til at udfylde rutineformater. Foretag billetreservationer online, mens du betaler dine regninger. Hvis der er et planlagt møde, skal du holde det fokuseret på dagsordenen og skrive de diskuterede punkter. Når folk ser dig holde sig til tidsplanerne, har de også en tendens til at respektere din tid.

Anbefalede kurser

  • Kundeservicekursus
  • Navngiv dine brandkurser
  • Certificeringstræning i indholdsmarkedsføring

4. Begræns multi-tasking

Ja, multi-tasking ser meget godt ud på papiret, i virkeligheden giver det dig mere angst og halsbrand end at koncentrere dig om en enkelt opgave på én gang. Du tror, ​​du overvåger ti ting på én gang, men faktisk forlader du alle opgaver i forskellige faser af færdiggørelsen. Markedsrapporten er ufuldstændig, din kunde venter, din kollega anmoder om dit svar, og din chef ønsker den fil, du lovede at afslutte arbejdet med. Du begyndte at arbejde på alle disse, men blev hurtigt overvældet og fuldstændig forvirret. Efterbehandling af opgaver en efter en giver en følelse af tilfredshed og kontrol.

5. Delegere noget arbejde

Du behøver ikke at gøre alt selv. De mindre opgaver kan delegeres til juniorpersonalet. Bed telefonoperatøren om at foretage kolde opkald til dig. Få en stemme til at føre tilsyn med udskrivnings- og fotokopieringsarbejdet. Rutinemæssigt kontorarbejde som mailing, opfølgning osv. Kan delegeres til assistenter. Koncentrer dig om de større og betydningsfulde opgaver. Sørg dog for, at delegerede rapporterer deres fremskridt til dig. Ellers vil du have et større problem med at reparere arbejde, der var forkert udført.

6. Udfør først de ubehagelige opgaver

Ingen af ​​os vil virkelig gøre det, vi ikke kan lide, men der skal arbejdes. Brug lidt tid om morgenen på at planlægge, hvordan og hvornår du skal tackle de ubehagelige opgaver. Hvis du har undgået at møde en cranky kunde, skal du planlægge den i nogen tid på dagen og få den over med. Den kedelige rapport, du har fået tildelt? Begynd på at arbejde på det og få det fra dit sind. Uafsluttet arbejde har en tendens til at besætte plads i dit sind. Jo mere du udsætter, desto mere besværlige bliver disse opgaver, og jo mere tilbageholdende føler du dig for at starte dem. Udsæt ikke disse opgaver. Tackle dem en efter en.

7. Kontroller ikke dine beskeder og e-mails gennem dagen

Afsæt et tidspunkt til kontrol af disse, og hold dine underretninger slukket resten af ​​dagen. Kontroller ikke din e-mail nu og da. Kontrol af e-mails og svar på disse spiser meget af vores arbejdstid væk, så gør det kun på det planlagte tidspunkt og ikke i den resterende arbejdstid. Det distraherer dig, og inden du ved det, vil du bruge hele dagen på at svare og svare på ikke-presserende mail og tekster.

8. Afsæt en tidsbegrænsning for papirarbejde og breve

I stedet for at læse ting, når de finder vej ind i bakken, skal du holde en tid til side, helst om eftermiddagen til at læse. Perioden efter frokosttid er en slap periode, læs din mail og breve på det tidspunkt. Brug denne tid til at skrive memoer eller breve. Bortset fra meget presserende e-mails, der skal besvares med det samme, kan alt vente til eftermiddag. Skriv din korrespondance på et tidspunkt, hvor du ikke bliver presset af andet presserende arbejde eller telefonopkald.

9. Lær at sige nej

Dette er en vigtig taktik, som vi alle skal bruge. Vi burde være i stand til at sige nej til urimelige krav til vores tid. De fleste mennesker følger en ad hoc-praksis med at stille krav og anmodninger om at få gjort job. Gør det klart, at din tid er dyrebar, og folk er nødt til at respektere den. Sig nej til folk, når de kommer til dig med ikke-planlagte anmodninger. Når du har travlt med en opgave, skal du gøre det klart, at du ikke vil underholde nogen pludselige ændringer i din tidsplan. Den primære årsag til, at vi altid føler os kort, er, at vi bruger det meste på at udføre arbejde, vi ikke havde planlagt eller planlagt tidligere. Lær at afvise folk høfligt.

10. Søg hjælp fra støttende medarbejdere i tidsstyringsprocessen

Bed en hjælpsom kollega om at hjælpe dig med at holde sig til din arbejdsplan. Han / hun kan minde dig, når du går væk og hjælper med nogle af dine arbejdsmængder, når ting bliver uudholdeligt. Støtte fra kolleger inspirerer os ofte til at holde os til vores tidsstyringsprocessplaner.

Du vil måske også gerne læse Effektive tidsporingsapps.

Nu hvor du har en idé om trin, du skal tage til tidsstyringsprocessen, skal du tage denne quiz for at se, om du er i stand til at følge tipsene.

  1. Jeg når min arbejdsplads 10 minutter før tiden.

Ja / Ikke endnu

Hvis dit svar ikke er endnu, skal du bukke op. Du har brug for den ekstra tid til at planlægge din dag og samle dine ideer. Det er værd at gøre en tillid til mig.

  1. Jeg udfører de vigtigste opgaver først.

Altid / Sommetider

Hvis du ikke udfører det vigtige arbejde, før det haster, bliver du snart gisende efter åndedrættet med presserende opgaver, der alle kræver din opmærksomhed. Og din chef ønsker rapporten, som i går!

  1. Min daglige plan hjælper mig med at planlægge og udføre opgaver

Ja / Sommetider

Har du stadig ikke gjort vanen med at skrive daglige to-do-opgaver på en liste? Du vil fortsætte med at arbejde tilfældigt og svare på krav, når og når de kommer uden en følelse af prioritet.

  1. Jeg læser min mail og tekster, når de kommer.

Ja / Nogle gange / Nej

Hvad diskuterede vi om gentagen kontrol af meddelelser og e-mail? Gør det om eftermiddagen eller tidligt om morgenen, før tingene starter. Og husk, ingen Whatsapp eller Facebook i kontortiden, tak.

  1. Der er nogle ting, som jeg udsætter for at gøre, indtil jeg absolut ikke kan undgå det

Ja Nej

Så du udsætter stadig og udsætter ubehageligt arbejde? Voksen op og tackle de hårde ting først.

  1. Jeg nægter nogle gange mine kolleger, når de anmoder om noget arbejde fra mig.

Ja Nej

Hvis du har lært at sige nej, fremragende. Hvis du ikke har gjort det, skal du være parat til at imødekomme uønskede krav i sidste øjeblik på din tid.

  1. Jeg har fjernet unødvendige opgaver eller delegeret disse

Ja Nej

Stadig gør du din kolde kalde dig selv? Delegere eller blive overbelastet med gentagne og ukreative ting, mens de vigtige ting fortsat venter.

  1. Jeg er færdig med et arbejde ad gangen, før jeg går videre til det næste

Nogle gange / Nej

Så du gør tyve ting samtidigt? Da du er sådan en multi-tasker, hvor mange opgaver er du afsluttet endnu? Der er ingen chancer. Koncentrer dig om at gøre en ting ad gangen.

At skabe et rentabelt forhold til tiden tager tid og konstant praksis. Tidsstyringsproces kræver en opmærksomhed på os selv og vores daglige vaner og de handlinger, der fører til tidsspild. Hvis vi bevidst kan gennemgå vores livsstil og vaner, kan vi opdage og eliminere en række tidspildende aktiviteter.

Så tag tid til din ven og allierede. Etablere et givende forhold til denne ressource og forbedre dit arbejde og kvalitet. Det kræver en vis selvdisciplin og kontrol. Snart vil du finde dig selv kæmpe foran ved hjælp af tidsstyringsaktiviteter i tide og levere bedre arbejde end dine kolleger. Alt det bedste!

Anbefalede artikler

Dette har været en guide til korrekt tidsstyringsaktiviteter, der hjælper med at forbedre den generelle livskvalitet, udover at give os bedre jobtilfredshed og arbejdsydelse. Dette er følgende eksterne link relateret til tidsstyringsaktiviteter.

  1. 15 professionelle tip og tidsbesparere, mens du bruger ZBrush (nyttig)
  2. Top 7 bedste apps til tidssporing for at øge produktiviteten
  3. 4 måder at udnytte kraften ved realtidsanalyse
  4. 10 bedste vigtige af kolde opkaldsteknikker
  5. 3D Coat vs ZBrush: Bedste forskelle

Kategori:

Iværksætterudvikling