Projektdokumentation
Projektdokumentation er ikke kun en simpel opgave, men den kan betragtes som en essentiel færdighed i nutidens tidsalder. Lige fra college til arbejdende fagfolk, der arbejder med projekter i en væsentlig del af ens daglige arbejdsrutine, bliver det derfor af afgørende betydning, at man forstår, hvordan man skal dokumentere, beskytte og bevare sit projekt til verifikationsbevis og fremtidig reference. Lige fra skoleniveau, hvis enkeltpersoner anses for at være denne enkle, men effektive evne til projektdokumentation og styring, kan det tilføje en masse effektivitet og produktivitet i deres professionelle arbejde.
Projektdokumentation, der tager et makroperspektiv, er en integreret del af projektledelsen. Der kan være forskellige typer projekter i forskellige strømme, som enkeltpersoner arbejder på, dokumentation kan være til stor fordel og værdi for projektlederen, fordi:
- Han kan se, om alle projektkrav er opfyldt, hvis ikke, hvad skal der gøres.
- I tilfælde af problemer kan han spore det til kilden til problemet og arbejde på at levere specifikke løsninger.
- Det kan holde en person ansvarlig for det arbejde, han har udført, projektlederen kan spore det til analytikeren, der har arbejdet på projektet med hensyn til det arbejde, som analytikeren har udført, og hvornår blev det gjort.
- Det giver og fungerer som bevis på, at det nævnte projekt faktisk er blevet udarbejdet.
- I tilfælde af konflikter og tvister kan dokumenter, der vedrører et projekt, slåes op igen og kan også bruges til at tildele ejerskabet til projektet til dets retmæssige ejer.
- Ved simpelthen at gå gennem dokumentlederen kan kende projektets status, og det estimeres tid til færdiggørelse.
- Og til sidst er det vigtigt, at projektet er arrangeret korrekt, let at læse og tilstrækkeligt.
Ideelt set følger projektledere standardiserede skabeloner, der tidligere er blevet brugt til dokumentation; disse skabeloner er af vellykkede projekter udført af firmaet i fortiden. Projektplaner, forretningssager, projektstatus og krav genbruges ofte af tidligere projekter, der var en succes, da det hjælper projektlederen med at fokusere på deres kompetence, effektivitet og produktivitet og skære ned på overskydende papirarbejde, der bliver vanskeligt at spore og styre .
Nedenfor er et snapshot af nøgletrin i et projekts livscyklus, og hvordan hvert trin genererer væsentlige projektdokumenter, der kan bruges til verifikation, fremtidige referencer og verifikation. 
- Feasibility-rapport - Inden projektet gennemføres gennemgår det en masse test med hensyn til, er det muligt at udføre dette projekt og tage det til implementeringsstadiet. Der gennemføres en undersøgelse af aktuelle markedstendenser og kultur sammen med omkostningsfordele forbundet med projektet.
- Project Charter - Den indeholder en oversigt over projektet, nævner nøglekomponenter og målsætninger for projektet og fungerer som et benchmark. Det hjælper lederen med at følge de vigtigste mål gang på gang.
- Kravspecifikation - Det nævner alle de krav, der er nødvendige for at gennemføre projektet, arbejdskraft, økonomiske ressourcer, teknologiressourcer, råmaterialer, specifikke kvalifikationssæt, tilladelser, regler og forskrifter, godkendelser i forskellige faser af projektet.
- Design Dokument - Det fastlægger projektets designstruktur, det er lavet på en sådan måde, at det er let at forstå af en outsider, når han ser projektet. Det fastlægger arkitekturen for projektet.
- Arbejdsplan / estimering - Den fastlægger tidsrammen for forskellige komponenter i projektet, hvilke komponenter skal være færdige inden for de angivne tidsplaner. Faktiske fremskridt sammenlignes altid med disse tidsplaner.
- Sporbarhedsmatrix - Det hjælper med at spore ansvarlighed til en analytiker, der arbejder med specifikke komponenter i projektet, og hvem de skal kontakte i tilfælde af et problem.
- Udstedelses tracker - Den opretholder en liste over alle emner, den gemmer også udgaver og deres løsninger, der opstod i fortiden, så hvis problemet ankommer igen, er løsningen let tilgængelig
- Skift styringsdokument - Det fanger faktiske fremskridt og alle ændringer foretaget i projektet
- Testdokument - Det gemmer alle test, der udføres, og deres svar.
- Teknisk dokument - Det indeholder alle tekniske krav med hensyn til teknologi, design og specifikationer.
- Funktionelt dokument - Det fokuserer på, hvordan man udfører forskellige funktioner og retningslinjer, der skal følges, mens de udføres.
- Brugermanual - Oversigt over alle processer, regler og forskrifter. Som en standardprocedure.
- Overgangs- / udrulningsplan - Den nævner, hvordan projektet tages fra tegnebræt til udførelse. Det dækker alle trinene til, hvordan man implementerer projektet.
- Overdragelse / projektafslutning - Projektet er afsluttet, og dokumenter gemmes til fremtidig reference.
Ovenfor nævnte punkter var centrale områder og kilder til projektdokumentation i forskellige livscyklusfaser i et projekt. Bortset fra listen ovenfor er der nogle almindelige projektdokumenter, der opstår i daglige projekter, der udføres af en enkeltperson eller på virksomhedsniveau.
- Projektplan - Nævnelser tidsramme, ressourcer og projektomkostninger.
- Risikostyring - Det nævner alle de risici, der kan opstå i projektet, du kan rangordne dem og allokere ressourcer i overensstemmelse hermed.
- Udgiftslogfiler - Nævner alle operationelle problemer, der opstår, og dens løsninger.
- Projektbudget - Det vigtigste dokument nævner de samlede omkostninger og det forventede afkast fra budgettet.
- Statusrapport - Den nævner færdiggørelsesstatus og milepæle og næste milepæle.
- QA-rapporter - Kvalitetssikringsrapporter er vigtige, fordi du går over alle de grundlæggende kriterier inden implementering.
Det er således klart, at projektdokumenter er af enorm betydning for den vellykkede gennemførelse af et projekt. Projektdokumenter skal være klare, enkle, relevante og op til mærket. Hvert projekt er forskellen med hensyn til størrelse, omfang, leverancer og livscyklus. Dette projektdokumenter skal være passende til det pågældende projekt.
Projektdokumenter skal gøre livet lettere for projektlederen og alle involverede. Det bør klart angive alle krav, risiko, ressourcer, så alle interessenter er på samme side.
Anbefalede artikler
Dette har været en guide til projektdokumentation. Her har vi diskuteret projektdokumenter, der opstår i daglige projekter. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler for at lære mere -
- Googles projektstyringsværktøjer
- Hvad er Agile Project Management?
- Jira projektstyringsværktøj
- Spørgsmål til projektledelse
- Casestudie i projektledelse