”En velskrevet jobbeskrivelse og jobspecifikation kan hjælpe med at definere et nuværende medarbejders arbejde eller hjælpe med at tiltrække en ny kandidat”.

Jobbeskrivelse og jobspecifikation -

En god jobbeskrivelse og jobspecifikation er et afgørende element for enhver position. Der er mange konkurrenter til topstillinger, og at komponere en jobbeskrivelse og jobspecifikation er et vigtigt skridt hen imod at finde de rigtige personer. Da kravet til ekstremt dygtige medarbejdere er forbedret i de senere år, vil det være endnu vigtigere for organisationer at udtrykke deres ønsker, behov og livsstil via deres websteder og andre jobportaler. God jobbeskrivelse og jobspecifikation fungerer bestemt på en række vigtige funktioner:

  1. Det forklarer de færdigheder, der er nødvendige for at udføre jobrollen.
  2. Det forklarer, hvor jobbet passer inden for det samlede virksomhedshierarki.
  3. Det bruges som et vigtigt effektivitetsværktøj.

En fremragende jobbeskrivelse og jobspecifikation starter med en liste over de væsentligste oplysninger om jobbet - såsom de projekter, hvor applikatoren er involveret, teknikkerne, der bruges til at afslutte projekterne, jobets mål og forpligtelser, linket til job til andre opgaver og de legitimationsoplysninger, der kræves til jobbet.

Det er også vigtigt at skrive en jobbeskrivelse og jobspecifikation, der ser realistisk ud ved at gøre den kraftfuld, effektiv, præsentabel og legitim. Velskrevet, realistisk jobbeskrivelse og jobspecifikation vil også hjælpe med at få mindre afslag.

Egenskaber ved en god jobbeskrivelse og jobspecifikation

Hver gang der er åbning i en virksomhed, eller ethvert krav identificeres af virksomheden, er den første ting, rekrutteringsteamet gør, at forstå jobbeskrivelsen og jobspecifikationens betydning effektivt og oprette en jobbeskrivelse og jobspecifikation i overensstemmelse hermed. Jobbeskrivelse og jobspecifikation er vigtig, fordi den bruges af interviewere til at rekruttere kandidater. Igen sendes denne jobbeskrivelse og jobspecifikation til ansøgere, så de kan forstå vigtigheden effektivt. En velskrevet jobbeskrivelse og jobspecifikation hjælper med hurtigere ansættelse og lukning af enhver ledig stilling.

En god jobbeskrivelse og jobspecifikation giver en introduktion til de færdigheder, træning og akademiske kvalifikationer, der er nødvendige for en åben stilling. Dette kan omfatte al dokumentation, der kræves til den specifikke rolle. At have denne jobbeskrivelse og jobspecifikation på plads giver potentielle kandidater al den information, de har brug for, inden de implementeres. Det hjælper også en ansættelse af en jobbeskrivelse eller en potentiel arbejdsgiver hurtigt gennemgå cv'er, der er relevante, og afviser dem, der ikke opfylder kravene.

Fordele ved jobbeskrivelse og jobspecifikation

  • Job forklaringer hjælper med væksten i enhver organisation. De er faktisk grundlaget for virksomhedens rammer.
  • Jobforklaringer viser, hvor medarbejderen matcher. Jobbeskrivelse og jobspecifikation sørger for, at alle de personer, vi rekrutterer, stemmer overens med organisationens mål, mission, vision og mål.
  • Jobforklaringer hjælper med at opstille klare mål. Jobbeskrivelsen og jobspecifikationen er det første sted, der ser ud, når arbejdstagerne ikke gør, hvad vi vil have dem til. Det første skridt i at få medarbejderne til at gøre, hvad vi vil have dem til at være, er at sikre sig, at de kender vores forventninger - og det begynder med jobbeskrivelsen.
  • Jobforklaringer fortæller ansøgerne, hvad et firma leder efter. Dette hjælper med jobbeskrivelsesprocessen, og det gør det også muligt at håndtere bekymringer fra dem, der ikke er valgt.
  • Jobforklaringer danner grundlaget for vederlag.

Ulemper ved jobbeskrivelsen

  • Jobbeskrivelsen skal revideres hver gang på denne hurtige, skiftende arbejdsmarked. Jobbeskrivelsen skal også gennemgås regelmæssigt og er lige så vigtig som præstationsvurderingssystem.
  • Jobforklaringer kan motivere til “det er ikke mit job” -tænkning. De har brug for tilstrækkelig alsidighed, som individer kan tænke "uden for kassen". Selvom det ikke er nødvendigt at registrere hver jobbeskrivelsesproces, skal de vigtige opgaver (dem, der bestemt skal udføres) involveres og markeres som sådan.

Anvendelser af jobbeskrivelser

Jobbeskrivelser har anvendelse i næsten alle aspekter af beskæftigelsen. Oplysningerne om jobbeskrivelsen nævnes kort nedenfor:

  1. Jobforklaringer hjælper med at identificere beskæftigelsesspecifikationer og huller samt til at bestemme overskridelse eller unødvendige roller. De er også nyttige, når der skal træffes valg vedrørende centralisering eller decentralisering.
  2. Ansættelse, udvælgelse og placering af kandidater er mere effektive, da jobbeskrivelsen giver svar på de specifikationer, der er nødvendige for at anerkende og vælge den bedste pasning mellem ansøger og job.
  3. En ny medarbejder med en præcis, velskrevet jobinformation til evaluering har opnået en fremragende forståelse af jobbet og er derfor i stand til at forstå mere, hvad organisationen og lederen forventer. Alle nye arbejdstagere skal behandle joboplysningerne som et udgangspunkt.
  4. Jobforklaringer gør det muligt at genkende typiske jobbeskrivelser jobspecifikationer. Gode ​​jobbeskrivelser kan forklare, hvilke opgaver der virkelig er identiske, og hvilke opgaver der garanterer forskellige lønniveauer.

Hvem er ansvarlig for at komponere jobbeskrivelser?

I de fleste organisationer er den potentielle arbejdsgiver ansvarlig for at skrive en beskrivelse af jobbeskrivelsen ved hjælp af HR som jobbeskrivelseskonsulent. Den arbejdstager, der i øjeblikket er i jobbet, kan blive bedt om at hjælpe med at opgradere jobinformationen, da det er dem, der udfører arbejdet og kender jobbet bedst. Det er stadig lederens job at bekræfte, at joboplysningerne perfekt viser jobbet og ikke bliver for dyre undervejs. HR er generelt den sidste fase i en jobbeskrivelse, fordi HR Manager normalt beslutter sted og lønstruktur.

9 Elementer til at skabe en fremragende jobbeskrivelse og jobspecifikation

En jobbeskrivelse inkluderer titlen på stillingen og afdelingsnavnet. Den første passage skal være en oversigt over, hvad positionen kræver. Nedenfor vises en (normalt overskuelende) liste over ansvarsområder og forpligtelser i jobbeskrivelsen. Hvert ansvar skal passe ind i et enkelt udtryk. Lad os se på de elementer, der kræves for at skabe en fremragende jobbeskrivelse.

  1. Joboversigt:

Joboversigten er en kort oversigt over jobets mål, formål, mål osv. Længden skal ideelt set være omkring tre eller fire sætninger. Dette område dækker ikke detaljer om opgaver eller oplevelser. Disse detaljer skal angives i de resterende dele af jobbeskrivelsesdokumentet.

  1. Generel information:
  • 2a) Titel og klassificering: Jobtitlen skal være kort som Webudvikler, Jobbeskrivelse Forskningsanalytiker, Senior Administrator, Senior Resident osv.
  • 2b) Arbejdsplacering
  • 2c) Ledelses- eller rapporteringsansvar: Detaljer relateret til ledelsesrapportering og enhver anden direkte rapportering skal inkluderes her.
  1. Opgaver:

De detaljer, der er nævnt her, skal være korte. Alle forklaringer behøver kun at være begrænset til en linje (f.eks. Husholdningsstyring, regningbetalinger, orientering af nye medarbejdere, afsendelse af kreditrapporter til banker osv.). Enhver anden erklæring, der formidler andre forpligtelser (hvis relevant), skal medtages her. Vi skal ikke identificere mere end ti opgaver. Hver opgave skal have handlingsorienterede ord, der kan lide at arrangere, håndtere, lave, oprette osv.

4. Færdigheder

Identificer evnerne, enhver ekspertise og viden, der er nødvendig for at udføre opgaven. Beskriv eventuelle ekstra færdigheder, der kræver yderligere træning, ekspertise, certificering osv. Kompetencer og kapaciteter skal anføres separat. Færdigheder er handlinger, som ansøgeren er i stand til at udføre. Kompetencer er de egenskaber eller egenskaber, som virksomheden forventer, at ansøgeren skal vise i jobrollen. Den moderne regel mod kompetencebaseret jobforklaring betyder, at adfærdskapaciteter såsom ledelse, gruppeinteraktion, alsidighed osv. Tillægges yderligere vægt.

I de fleste opgaver er det vigtigt at have gode kommunikationsevner. Måske har du brug for nogen, der har fremragende skrivefærdigheder, hvis du planlægger at ansætte en jobbeskrivelsesdokument teknisk forfatter. Du har muligvis brug for nogen med præsentationserfaring, hvis du er på udkig efter nogen til din træningsafdeling eller for nogen at gøre forretningspræsentationer. Du har muligvis brug for nogen, der er en fremragende højttaler til ethvert krav inden for salgsområdet. Dette er alle typer kommunikationsevner, der kræves for at udføre de grundlæggende træk ved jobbet. Nogle jobbeskrivelsesdokumentroller kan kræve e-mail-skrivefærdigheder for at udføre arbejdet.

  1. Erfaring

Den nødvendige erfaring, der kræves til jobbet, skal nævnes her. Enhver faglig dokumentation eller uddannelsesmæssig erfaring for at bevise behovene for arbejdserfaring kan også inkluderes her. Akademiske specifikationer er et vigtigt krav til ethvert job. Hvis nogen kunne opnå arbejdet med erfaring, men ikke har en bestemt certificering, skal jobbeskrivelsesdokumentet tilpasses. Der bør ikke være nogen aldersgrænse for at undgå nogen form for forskelsbehandling.

  1. Arbejdstid Rejsekrav, andre vejrforhold skal inkluderes.
  2. Kompensation og bonusser og andre incitamenter kan udarbejdes til brug i jobinformationen, der er aggressiv med lignende roller i andre organisationer og giver mulighed for ændringer i viden og erfaring. Dette skulle ændres efterhånden som det kræves for at holde lønnskalaen i tankerne.
  3. Virksomhedsbeskrivelse

Det er vigtigt at medtage et par detaljer om organisationen. Dette er meget vigtigt for at få et godt førsteindtryk.

  1. Forbehold

En væsentlig note kan generelt placeres i slutningen af ​​jobbeskrivelsen for at give fleksibilitet udover eller enhver ændring i jobbeskrivelsesansvaret. Følgende er et jobbeskrivelseseksempel:

”Ovenstående udsagn er beregnet til at illustrere den fælles karakter af niveauet for det arbejde, der udføres af personer, der er tildelt denne klassificering. De er ikke beregnet til at blive fortolket som en udtømmende liste over alt ansvar, pligter og færdigheder, der kræves af det således klassificerede personale. ”

Opgaven og ikke at gøre ved at komponere jobbeskrivelser og jobspecifikation

Do s:

  • Vær specifik: Det er bedre at forklare positionens krav, som kan indeholde detaljer som udførelse af daglige runder, rengørings- og smøremaskiner, arrangering af råvarer osv. Medtag ikke jobbeskrivelsesretningslinjer eller trin for trin-proces.
  • Brug af adjektiver: Inkluder adjektiver, der forklarer eller beskriver arbejdet. Udtryk, der kan bruges her, kan være "deadline-driven", "fast-tempo", "støjende indstilling" osv. Vi bør afholde os fra at inkludere ekstremt lange forklaringer. De anvendte adjektiver skal være nøjagtige og
  • DO - Koncentrer dig om joboplysningerne og ikke om den etablerede. Det er nemt at tænke på den enkelte på jobbet og diskutere, hvordan han eller hun er blevet valgt til at udføre opgaven. En fremragende jobbeskrivelse koncentrerer sig simpelthen om jobmål og resultater, ikke hvordan jobbet styres af den person, der tilfældigvis er i det.
  • Joboplysningerne bør aldrig begrænse ledere fra at give yderligere opgaver, der ikke er specificeret i jobinformationen. Disse ekstra forpligtelser bør dog ikke betragtes som ”væsentlige funktioner” i jobbet.
  • Opbevar aktuelle jobbeskrivelser. Forandring sker. Der er ikke mange opgaver, der ikke har ændret sig markant i de seneste år. Hvis jobforklaringer ikke opdateres, vil vi have misforståelser og lovlige vanskeligheder. Tiden til at oprette dem - eller opgradere dem om nødvendigt - er nu.

Dont 's

  • Prøv at undgå termer, der udsættes for forskellige fortolkninger. Bare inkluder jobbeskrivelsen og jobspecifikationsdetaljerne om, hvordan det i øjeblikket gøres, ikke hvordan det kan gøres.
  • Undgå terminologi, der ville være tvivlsom i en jobbeskrivelse og jobspecifikation. Brug f.eks. Ikke udtryk som "ungdommelig".
  • Brug ikke vag eller generel ordlyd.
  • Medtag ikke noget fornærmende eller nedsættende ved den person, der tidligere har haft stillingen.
  • Beskriv ikke de opgaver, der skal udføres i fremtiden.

Jobbeskrivelse og jobspecifikation Tips til skrivning

Brug 100% gratis illustrationer af jobbeskrivelser. Ikke alle føler sig trygge ved at skrive jobbeskrivelser. Forskellige jobbeskrivelsesteknikker kan bruges til at gøre skriveproceduren enkel. Det er let tilgængeligt online på enhver velkendt jobportal. Man skal klippe og indsætte emner og områder med sammenlignelige opgaver, man ser på jobfora og derefter ændre de særlige detaljer, så de passer til dine behov.

Når jobbeskrivelsesoplysningerne er designet, er vi nødt til at se på dem igen. Angiver det perfekt, hvad jobbet er? I så fald er vi næsten færdige! Vi kan nu beslutte stilling og lønnsstruktur.

De fleste af os har jobbeskrivelser, der giver os ingen anelse om, hvad et job handler om. Dette er illustrationer af offentliggjorte jobbeskrivelser, der ikke er nyttige. En fremragende, effektiv jobbeskrivelse skal klart og grundlæggende forklare, hvad jobbet er dybtgående. Det kan være udfordrende at komponere en jobbeskrivelse, der formidler denne brønd, især hvis vi aldrig har designet en før. Men det er virkelig enkelt at studere, hvordan man opretter en jobbeskrivelse, når vi fordeler proceduren i separate områder.

Anbefalede artikler: -

Her er nogle artikler, der hjælper dig med at få flere detaljer om jobbeskrivelsen og jobspecifikationen, så bare gå gennem linket.

  1. Sådan får du de bedste ledende job for virksomhedsøkonomi (kraftfuld)
  2. 10 vigtige tegn på, at du er klar til at afslutte dit job
  3. 10 bedste måder at håndtere jobrejser med job som en professionel
  4. Top 10 tip til at få & udmærket bruge de gode jobhenvisninger

Kategori:

Iværksætterudvikling