Definition til projektomfangsstyring
Project Scope Management (PSM) er afgørende for at definere succes eller fiasko for et projekt for at levere produkter / tjenester af høj kvalitet. PSM kan defineres som "En metode, der inkluderer listen over detaljerede arbejde / opgaver, der skal udføres, for at nå projektmål". PSM er et sæt tildelte funktionaliteter, der giver os mulighed for at definere og overvåge omfanget af et projekt, nøjagtigt og effektivt. PSM gør det muligt for projektlederne at styre tid og ressourcer tilstrækkeligt ved at fordele det rigtige antal opgaver, der kræves for at køre et projekt. Da PSM identificerer og evaluerer opgaver inklusiv og eksklusiv til projektomfanget, hjælper det med at undgå irrelevante opgaver ved at spare tid til at opnå maksimalt afkast.
Faser af projektomfangsstyring
Uanset de valgte metoder skal projektadministratoren definere projektomfanget og evaluere det samme. PSM består af følgende trin:
1. Oversigt over projektkravene
Den indledende fase er at identificere projektmålene for at bestemme projektplanen og tildele ressourcerne. Kun når disse faktorer identificeres, kan de opgaver, der skal udføres for at afslutte projektet, tildeles. Således er 'projektomfanget' skitseret, baseret på hvilket projektgruppen er tildelt opgaveroller begrænset til et specifikt budget og tid.
2. Identificering af projektmål
Den næste fase kræver fastlæggelse af projektmål, som er et kerne i et projekt. Der kan være mere end et mål for et projekt, og projektadministratoren sammen med teamet er forpligtet til at opfylde disse for at levere produkter / tjenester af overlegen kvalitet.
3. Bestemmelse af projektomfang
Projektomfang består af ressourcer og opgaver, der er afsat til at levere et bestemt produkt eller tjeneste. Således er projektomfanget en afspejling af projektmålene, der sigter mod at levere avancerede resultater.
Seks praksis for projektomfangshåndtering (PSM)
De seks praksis for PSM er:
I henhold til 'GPMBK (vejledning til projektledelsesorganet for viden)' handler PSM grundlæggende om at bestemme og overvåge opgaver, der skal inkluderes eller udelukkes fra et projekt.
GPMBK viser 6 metoder til PSM, der skal implementeres til at styre og overvåge et projekt:
1. Planlægning og design af PSM
Den første praksis med PSM involverer planlægning og udvikling af Scope Management Plan (SMP). SMP er forberedt på høring af projektinteressenterne og indhentning af oplysninger fra projektplanen og chartret. SMP giver en mulighed for at bestemme, styre, overvåge og evaluere omfanget af et projekt.
2. Akkumulere krav
Den anden praksis er at bestemme kravene til projektinteressenterne og dokumentere det samme. Denne proces anvender forskellige værktøjer og metoder (såsom interviews, spørgeskemaundersøgelser, diskussioner om fokusgrupper, observationsmetoder) til at udtrække oplysninger om interessentens krav og forventninger fra et projekt. Dette gør det muligt for projektadministratorerne at forhindre chancerne for mulige fejl eller forhindringer i løbet af et projekt.
3. Beskriv projektomfanget
I denne metode bestemmes projektomfanget for at forklare resultaterne, et projekt ville nå, og hvad det ikke kan levere eller er uden for omfanget. Omfanget, der genereres, skitserer interessentens forventninger fra et projekt, der overføres til projektteamet. De dokumenterede poster evalueres for at sikre, at projektleverancer er synkroniseret med projektmålene.
4. Udvikle en opgaveopdelingsstruktur (TBS)
En af PSM's vitale fremgangsmåder gør det muligt for projektlederne og teamet at opdele omfattende rækkeviddeopgørelser i mindre og gennemførlige enheder af arbejde. Disse fraktionerede arbejdsstykker kaldes 'arbejdspakker'. Således er TBS en samling af disse arbejdsenheder, der kræves for at gennemføre hele projektet. Det gør det muligt for projektteamet at arbejde effektivt og med tempo.
5. Autentificer projektomfanget
På dette tidspunkt gennemgås projektleverancerne af interne og eksterne interessenter for godkendelse. Grundlæggende er det en fase, der primært fokuserer på interessenters accept af projektleverancer. Projektets interessenter giver feedback og godkender det samme, hvis slutresultaterne opfylder de forventede standarder og krav.
6. Overvåg projektomfanget
Det er med rette sagt, at det snarere end et veldefineret projektomfang skal overvåges godt. Denne fase sammenligner projektkravene med rapporterne om præstationsgennemgang for at identificere hullerne eller lakunerne i et projekt, hvilket muligvis kræver, at SMP ændres. Derfor er det vigtigt at holde styr på projektets fremskridt og være sikret dets udførelse i henhold til SMP. Da SMP muligvis kræver ændringer eller ændringer, hvis interessenterne kommer med nye krav.
Konklusion
Afslutningsvis kan det ikke nægtes, at en velstruktureret PSM er afgørende for et projekt succes. Det er en investering værd på trods af den tid og den indsats, der er lagt til at gennemføre dens praksis. Da det muliggør maksimal afkast over minimumsoverskridelser. PSM-uddannelse er bestemt fordelagtig, da det giver viden og ekspertise omkring omfangsstyring, som er en af de centrale funktioner i styring af projekter. PSM-uddannelse er en god karriereindstilling for potentielle studerende, der ønsker at etablere deres niche inden for projektledelse.
Uddannelseskursen ville også være en ekstra fordel for projektlederne / lederne, der står over for udfordringer med at gennemføre projekterne, enten til tiden eller i det tildelte budget. Efter kursets afslutning er døre åbne for flere karrieremuligheder inden for projektledelse inden for offentlige og private organisationer.
Leder du efter en erfaren karriere inden for projektledelse? Tilmeld dig et PSM-kursus!
Anbefalede artikler
Dette er en guide til projektomfangshåndtering. Her diskuterer vi faser af projektomfangshåndtering, der inkluderer skitsering af projektkrav, identificering af projektmål og fastlæggelse af projektomfang sammen med seks praksis for projektomfangshåndtering (PSM). Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler for at lære mere–
- Projektplanlægningsstyring
- Eksempel på omfangsstyringsplan
- Projektplanlægningsteknikker
- Eksempel på projektplanlægning