Vi vil ikke kun vise dig den trin-for-trin-proces for at kortlægge en klar, specifik og skriftlig kommunikationsstrategiplan for din organisation, vi vil også hjælpe dig med at sortere vores grunde til, hvorfor du skal gøre det samme.
Den åndelige lærer Osho kom med en bemærkning, da han blev spurgt om, hvorfor han var meget produktiv, mens han talte om sine egne talenter og evner. Han sagde
- Hvis jeg ikke vil skrige om mine egne talenter, hvem ellers gør det? Hvis jeg ikke gør det, hvordan folk får at vide, at jeg kan hjælpe dem med mine ressourcer og kapaciteter?
Hvis du undrer dig over, hvorfor du har brug for en kommunikationsstrategiplan, er det på grund af dette - ingen vil få kendskab til dig, før du fortæller dem på en måde, de kan forstå. At være afslappet omkring din kommunikation med interne og eksterne interessenter er let. Men det maksimerer ikke værdien af din virksomhed.
Hvis du stadig tænker over, hvorfor du bygger en effektiv kommunikationsstrategiplan til at kommunikere dine dybeste værdier, tjenester, produkter, mission, vision til dine mennesker og kunder, skal du se på årsagerne nedenfor. Du vil få at vide, hvorfor det er meget vigtigt.
Årsager til at opbygge en kommunikationsstrategiplan
- Dagsorden: En kommunikationsstrategiplan hjælper med at opbygge en dagsorden for en organisation - hvorfor den findes, hvem den tjener, hvordan man tjener, dens mission og vision og hvordan den planlægger at udvide. Det er en dagsorden, fordi den viser folk i organisationen, hvordan de skal udføre planerne, og hvor de har brug for at nå. Kunderne får også et klart overblik over, hvad de kan forvente af organisationen i den nærmeste fremtid.
- Strategi: Strategi er kunsten at beslutte at gå fra A til B, hvor der er betydelige risici. Således er planlægning i forvejen om kommunikationsstrategiplanen altid forsigtig for en organisation, der sigter mod at vokse. Uden planlægning og korrekt kommunikationsstrategiplan kan organisationen ikke gå langt med at kanalisere de oplysninger, de vil transportere.
- Samtidig påmindelse: Opbygning af en kommunikationsstrategiplan letter den betydelige egenskab ved at minde de interne og eksterne interessenter om, hvad de er ved at gøre eller i øjeblikket gør. Dets programmer og omprogrammerer sindet hos de personer, der er involveret i processen, og forener dem til et fælles formål.
- Videregivelse: Ingen forretninger kan stå i et vakuum. De er ansvarlige for deres handlinger, og da alt påvirker alt, påvirker hvert af deres bevægelser samfundet direkte eller indirekte. Så formålet med at opbygge en god kommunikationsstrategi til medarbejderne er at give en fuldstændig afsløring af, hvad virksomheden har op til, og hvordan virksomheden planlægger at vokse samfundet og afholde sig fra uetisk praksis.
Dette er de vigtigste fire grunde, som du har brug for for at opbygge en effektiv kommunikationsstrategi til medarbejderne. Du kan også medtage ting som at nå et større publikum, forsøge at hente bedre markeder for dine produkter og udvide din forretningshorisont, men det er sekundære grunde (disse grunde er muligvis ikke sekundære for dig).
Uanset hvilken grund du har, eller selvom du ikke har en grund til at opbygge en effektiv kommunikationsstrategi til medarbejderne, opfordrer vi dig til at være opmærksom på resten af artiklen. Hvis denne artikel udføres korrekt, kan denne artikel ændre hele organisationens kommunikationsstruktur.
Lad os begynde.
-
Formulere den aktuelle situation
Uden at vide, hvor du står, hvordan du ville forvente at komme foran og nå en bestemt situation, hvor ting ville stemme overens med din vision. Det vil ikke, før du ved, hvor du er.
Den bedste måde at vide det på er at udføre en SWOT-analyse. Det er meget enkelt. Tag et papir, og del det i fire dele, og skriv derefter på den første del Styrker; skriv under svagheder, skriv svaghed. Til højre skal du skrive muligheder og under muligheder skrive trusler.
Brug lidt tid på at indtaste inputene. Hvis du har brug for hjælp fra dine kolleger eller feedback fra kunder, skal du gøre det samme. Jo mere nøjagtigt du foretager denne analyse, desto mere fordelagtig vil din kommunikationsstrategiplan blive. Ved, at du kun kan kommunikere med klarhed, når du har konkrete og sunde oplysninger. Spring ikke over dette trin. Det er en af de vigtigste ting til at begynde med.
-
Arranger et møde med nøgleinteressenter
Når du har udført din SWOT-analyse, er det tid til at foretage nogle kursuskorrektioner. Du kender dine styrker, svagheder, muligheder og trusler. Inddrag nu alle de interesserede parter til at diskutere, hvilke konklusioner du nåede er helt korrekte, eller de gerne vil tilføje eventuelle input. Hvis de tilføjer input, skal du lytte og notere dem.
Præsenter derefter de endelige konklusioner efter brainstormen. Hvis alle nøgleinteressenter er enige om det samme, skal du planlægge at sidde igen for at udvikle en strategisk vision. Mødet er vigtigt, fordi et medlem ikke kan oprette en organisation.
Vi har brug for, at alle står på linje med den organisatoriske udvikling og ekspansion. Og hvis du arbejder i en organisation, ville du vide, at der er et udtryk kaldet Johari Window, der siger, at der er en mørk side af os, som andre mennesker kan afbilde bedre.
Så ved at bruge det samme princip i organisationen er det obligatorisk ikke kun at stole på dine egne tanker og meninger og bede andre nøglepersoner også dele deres.
-
Kortlægge en ideel fremtid for organisationen
Når nøglepersoner har afgivet deres meninger og input, er det tid til at kortlægge en ideel fremtid for organisationen. For at begynde processen skal du skrive ned alt det, du vil have, at organisationen skal stå for. Forestil dig, at du har alle ressourcer, mennesker, penge og talenter til at skabe en pletfri fremtid. Skriv derefter fremtiden, som du ser.
Tænk ikke på umulighed lige nu. Det er et trin, hvor du er nødt til at tænke ud over dit nuværende scenario, hvis du vil udvide din virksomhed og sætte dit præg. Lad ikke den ideelle vision vandre i dit sind. Giv det form og struktur. Skriv det ned på samme måde som du ser det. Erhvervsfilosofen Jim Rohn spurgte -
”Er det muligt at se fremtiden, før den eksisterer?” Han svarede sig selv - ”Det er muligt at se fremtiden, før den eksisterer. Fordi du kan se det i dit sind, før det eksisterer.
-
Æts visionen ud efter prioritet
På dette tidspunkt er det tid til at give det form. Du skal være realistisk nu. Du er nødt til at gå ud og foretage den rette omhu. Hvis du er i en fremstillingsindustri, og du gerne vil gøre bagudintegration, skal du tænke over de ressourcer, penge og folk, der er nødvendige for at gøre jobbet.
Spørg dig selv - er det nødvendigt? Hvor værdifuld kan det blive på lang sigt? Sid med din SWOT. Skildrer din SWOT, at du har styrken ved at gå til dette trin? Hvis ja, gå videre, og hvis nej, stop.
Den mest ideelle måde at prioritere visionen på er at opdele den i fire dele - kritisk, ikke-kritisk, beslutsom, fjernelse. Læg al din vision i disse fire dele. Tænk længe og hårdt.
Se på feedback fra kunder, markedsanalyse, bedøm markedstrendene og tag derefter synspunkter fra de vigtigste interessenter og derefter beslutte, hvad ting nødvendigvis vil gå ind i den kritiske fase, som skal gå i beslutsomt og ikke-kritisk, og som du faktisk kan fjerne fra visionen.
-
Gør visionen til mål
Det er tid til at sidde med de centrale personer i din organisation. I dette møde ville du præsentere den opdeling, du lavede af din vision. Tag deres input og se, om uanset hvad du tænker er unisont.
Hvis ikke, hvorfor? Find ud af, hvad de synes. Tilføj visse ting tilbage, hvis de har fortjeneste, og kasser visse ting, hvis du føler, at de kan undgås helt. Når du er overbevist om din vision og prioritering af denne vision, er det tid til at opstille målene.
At sætte mål betyder, at du er nødt til at etse din store vision ud i stykker, der kan opnås om 3-5 år langs linjen eller mindre. Det er vigtigt at snyde sig ned. Hvis du ikke snyder dig ned, sker henrettelsen ikke, og du ville ikke være i stand til at omdanne din vision til virkelighed i den nærmeste fremtid.
-
Skriv de handlingstrin, der kræves for at nå B fra A
Når du er klar til målene, er det tid til at udføre noget arbejde på jorden. Vi ved alle, at fantasi uden eksekvering er en vildfarelse. Så det er vigtigt at tage hvert mål og beslutte A-punkt og B-punkt. A er det punkt, hvor vi står lige nu. Og B er hvor vi vil nå. Vi kan ikke nå B, før vi tager nogle handlingstrin.
Det er tid til at nedskrive hvert handlingstrin i detaljer, så vi kan forstå, hvor vi skal gøre hvad, og hvordan man nærmer sig det hele på en enkel måde. Oprethold en sekvens og struktur. Tag en side ud for hvert mål.
Øverst på toppen, hvis det, skriv målet og skriv derefter trinene ud ad én og derefter rækkefølge det i rækkefølge af betydning. Denne enkle struktur ville hjælpe med at tage handling og ville gøre udførelsen fejlfri.
-
Find smuthuller
Hvis du har læst Edward de Bonos værk "The Six Hats", er det tid til at bære den sorte hat. Det er super let at nedskrive handlingstrin. Men vi er nødt til at have nogle beredskabsplaner for at håndtere det hele forsigtigt.
Hvorfor beredskab? For på ethvert tidspunkt kan ting gå galt. Du står muligvis over for en hel masse hindringer undervejs, der gør dit liv elendigt. Og hvis du ikke har en plan på forhånd, er det eneste, du kan gøre, at sidde fast og forblive inaktiv.
Så planlægger kriser. Planlæg situationer, hvor tingene kan gå dårligt. Plan for nødsituationer. Plan for forhindringer. Og gå derefter videre med det næste trin.
-
Angiv frister
Når du tydeligt ser de sorte pletter ved at gøre din vision til virkelighed, er det tid til at give det mere mening. Organisationen kan ikke udvide uden frister. Nogen sagde så smukt - Der er ingen urealistiske mål, snarere urealistiske frister.
Så det er tid til at indstille frister for hvert handlingstrin, du har udskåret før. Vær specifik, vær realistisk og tilføj buffer til hver frist (mindst 20% af den originale tid, du troede ville tage opgaven at udføre).
-
Tilskriv ressourcer og ansvar og del
Nu har du en hel liste over ting i hånden. Du har allerede sat målene, skåret dem ned i specifikke handlingstrin, fundet de forhindringer, du måtte stå over for en lang, og angiv frister for hver opgave.
Nu er det tid til at tildele ressourcerne og finde ud af mennesker, der kan udføre opgaven. Dette er den mest kritiske del af opbygningen af en effektiv kommunikationsstrategi til medarbejderne. Den måde, du deler ansvaret på, fortæller meget om, hvordan du gerne vil have planerne til at blive implementeret.
De fleste mennesker synes, at kommunikationsstrategier er en separat ting, men det er dybt tilpasset en organisations mission, vision, målsætninger, mål og implementering. I hvert trin skal du vide, hvordan du kommunikerer med dine underordnede. Så mens du tildeler ansvaret, skal du sørge for, at de har alle de ressourcer, der er tilgængelige for dem til implementering.
Når alt er gjort, skal du bede dine folk om at komme på arbejde i henhold til fristen. Opret små feedback-løkker, som hjælper dig med at få feedback til hver opgave, og hvordan den implementeres.
Hvis kommunikationsstrategien til medarbejderne finder det vanskeligt at implementere, find ud af årsagerne til det. Er det et spørgsmål med hensyn til ressourcer / evner / klarhed / kommunikation? Og tag derefter de nødvendige skridt for at ændre det. Implementering er meget vigtig, fordi uden dette ville hele kommunikationsplanen gå forgæves.
-
Bonustips - Tag korrigerende forholdsregler
Dette trin handler mere om at modtage feedbacks og oprette en åben dørpolitik, hvor folk kan komme og møde deres vejleder til enhver tid og kan diskutere deres problemer, mens de implementeres. Hvis medarbejderne ikke er motiverede og ikke kender det større formål med en lille opgave, er det vejlederens ansvar at lære de ansatte og motivere dem til at handle.
Disse vejledere skal også rapportere til deres ledere, og derefter vil ledere rapportere til seniorledere og så videre og så videre. Dette vil skabe et effektivt feedback-system, som er meget vigtigt for at træffe korrigerende foranstaltninger, når medarbejderne fortsætter med at implementere den opgave, de er tildelt.
Kommunikationsstrategiplan er ikke en separat ting. Formålet med strategisk kommunikation er iboende i essensen af at sætte organisationens mål og nå dem med maksimal succes.
Så hvis en organisation kan implementere ovenstående, ville det ikke være et problem at opbygge en effektiv kommunikationsstrategi til medarbejdere i hele organisationen, og så ville den samme gennemsigtighed også inficere de eksterne interessenter.
Første billedskilde: pixabay.com
Anbefalede artikler
Her er nogle artikler, der hjælper dig med at få flere detaljer om kommunikationsstrategiplanen, så bare gå gennem linket.
- 8 Awesome trin til at oprette en fantastisk salgsholdstrategi
- Gratis nyttige Microsoft Excel-tip og -tricks (regneark)
- 6 intranetfunktioner til vellykket medarbejderkommunikation
- Top 8 nyttige & bedste tip til strategi for ændringsadministration