Introduktion til kommunikation i projektledelse

Inden vi bærer en jumpsuit og begynder at beskrive vigtigheden af ​​kommunikation i projektet, skal vi have en klar forståelse af 'projektledelse'. Projektledelse er disciplinen ved at bruge procedurer, politikker og principper til at lede et projekt fra undfangelse til færdiggørelse. Derudover er det algoritmen til planlægning, organisering og kontrol af virksomhedens ressourcer til at bevæge visse opgaver / aktiviteter mod gennemførelse.

Definition af projektledelse

Wikipedia definerer projektledelse som "disciplinen ved at indlede, planlægge, udføre, kontrollere og lukke arbejdet i et team for at nå et specifikt mål og opfylde specifikke succeskriterier".

Generelt forbinder vi dette udtryk 'projektstyring' med brancher som byggeri, informationsteknologi, ingeniørarbejde, sundhedsvæsen, som har et komplekst sæt af komponenter til at arrangere på en bestemt måde for at nå målet inden for en tidsperiode. Selvom hver branche rammer projektmetodologierne ud fra dens behov, er projektlederens ansvar næsten det samme, herunder opgave af opgave, færdiggørelse og også kvalitetskontrol af det færdige produkt.

Faser af kommunikation i projektledelse

Fra konceptualisering til færdiggørelse er der fem faser, der er blevet brugt til at levere et vellykket artikuleret resultat.

1. Start : Denne fase bestemmer projektets begyndelse. Når projektlederen har fået godkendelse, starter han eller hun dokumentationen til konceptbeskrivelsen, der inkluderer målet baseret på projektets formål og det ønskede resultat med beregningen af ​​risici.

2. Planlægning: I denne fase formulerer projektlederen strategi for at nå målet med den strenge overholdelse af tidslinjen. Han eller hun kan vælge teammedlemmer og konstatere opgaver / aktiviteter, fordelingen af ​​det samme blandt teamets medlemmer med givne milepæle og vigtige succesparametre. Det overvejes også at indstille en arbejdsplan og en kommunikationslinje i denne fase.

3. Udførelse: Projektlederen implementerer ressourcerne til at producere det ønskede udfald som udskrevet i projektplanen.

4. Kontrol: I denne fase overvåger projektlederen teamarbejdet for at justere den projicerede ydelse som bestemt i planlægningsfasen.

5. Lukning: I sidste fase leverer projektlederen det endelige resultat til hans eller hendes overordnede og letter den administrative opgave, hvis der stadig er nogen.

Effektiv kommunikation i projektledelse

For at nå målet med succes er effektiv kommunikation den nøglefaktor, som projektlederen skal huske siden starten af ​​formuleringen af ​​en strategi. Derfor kan vi sige, at effektiv og effektiv kommunikation er livsgrundlaget for enhver form for projektstyring. Mange projekter mislykkes på grund af ineffektivitet eller manglende kommunikation. Ifølge rapporten fra PMI (Project Management Institute) skulle en projektleder bruge 90% af sin tid til at kommunikere med interessenter og teammedlemmer. Succesfuld ledelse afhænger af klar kommunikation om mål, præstation, ansvar, præstation, udfordringer samt kundefeedback med teammedlemmerne, der generelt hører til en forskellig gruppe mennesker. Regelmæssig rapportering af projektets fremskridt og status til interessenterne er den afgørende del af effektiv projektledelse. Så korrekt kommunikationsstyring, der består af tre processer, mindsker risikoen for svigt til en vis grad. Dette er nogle af de effektive kommunikationer inden for projektledelse.

  • Plan for kommunikation
  • Administrer kommunikation
  • Overvåg kommunikation

Plan for kommunikation

Det første trin i kommunikationsplanen er at finde ud af analyse af krav til kommunikation. Der er så mange oplysninger om projektet, men hvilke oplysninger der skal sendes til hvem, er det vigtigt at beslutte. Kommunikationsplanen skal være detaljeret nok, som dækker alle faktorer inklusive publikum (teammedlemmer, interessenter, kunde), objektiv, kanal (kommunikationsmediet såsom mundtlig, skriftlig) osv.

Administrer projektkommunikation

Det er projektlederens største ansvar at implementere kommunikationsplanen. Dette inkluderer -

  • Indsamling og analyse af data.
  • Distribuering og transmission af meddelelser.
  • Opbevaring af kommunikationsrapporter, filer eller dokumenter.
  • Hentning af gemt kommunikation.
  • Bortskaffelse af gammel kommunikationsrapport eller projektafslutning eller dato.

Overvåg kommunikationsplan

Projektlederen skal overvåge og kontrollere kommunikationsstyringsplanen i hele sin livscyklus.

I forbindelse med projektkommunikation er det 'udveksling af viden, færdigheder og erfaring'. Der er tre vigtige kommunikationsområder, der betaler en meget vægtalder for succes med ethvert projekt. De er -

  1. Internt at udveksle information.
  2. Udveksling af information og rapport med projektinteressenter.
  3. Projektmarkedsføring

Det er vigtigt, at projektlederen skal forestille sig kommunikationsstrategien, når projektet er bedt om det. Hvad kommunikationsmetoder vil følge, er projektlederens alvorlige beslutning. Selvom metodologierne, enten aktive eller passive, kan differentieres på baggrund af organisationsstruktur og industristandard. Dette er nogle metoder til effektiv kommunikation, som en projektleder kan tilpasse sig til at kommunikere effektivt og bevidst med teammedlemmer og interessenter.

Metoder til effektiv kommunikation

Kommunikation effektivt hjælper med at udvikle et positivt miljø, lad os finde et par metoder til effektiv kommunikation.

1. Aktiv eller synkron kommunikation

Hvis alle medlemmer eller parter deltager i udveksling af oplysninger på samme tid, kaldes kommunikation synkron kommunikation.

en. Live Meeting - Deltagelse i alle teammedlemmer på samme sted.

b. Videokonference - Live videokonference.

c. Konferenceopkald - Et telefonopkald, hvor to eller flere end mennesker deltager.

d. Audio con-Call - Kan lide konferencesamtale, men det udføres online ved hjælp af softwaren som Skype.

e. Computerassisteret konference - Lydkonferenceopkald med en forbindelse af computere, hvor et regneark eller dokument vises, og det kan redigeres af begge parter.

f. IM (onlinemeddelelser) - Udveksling af stemmemeddelelser eller tekst ved hjælp af pop op-vinduer som Google Hangout.

g. SMS - Udveksling af beskeder via mobiltelefoner eller personlig digital assistent.

2. Passiv eller asynkron kommunikation

Mange kommunikationstyper inden for projektledelse kræver ikke tilstedeværelse af alle teammedlemmer eller parter på samme sted. Denne type kommunikation kaldes asynkron kommunikation. Det omfatter:

en. E-mail - Elektronisk post er vidt brugt til at koordinere projektet og til at kommunikere mellem teammedlemmer.

b. Fax - Faxmaskine bruges bredt rundt om i verden som en pålidelig proces til transmission af dokumenter.

c. Blogs - Nogle projektledere skriver blogs om deres oplevelser af forskellige udfordringer, de har haft under udførelsen af ​​projektet. Disse blogs kan være nyttige til den fremtidige beslutningsproces.

Med udviklingen af ​​moderne teknologier bliver det muligt at samle alle teammedlemmer fra hvor som helst i verden.

Projektlederen kan vælge en hvilken som helst kommunikationskanal med teammedlemmer eller interessenter, men kommunikationen bliver effektiv ved at forstå, hvad der kommunikeres med effektiv feedback, der opnås fra forskellige interessenter. Aktiv lytning, stærk præsentationsevne, konfliktopløsningsevne osv. Er trækkene ved kernekompetencer hos en succesrig projektleder.

Anbefalede artikler

Dette har været en guide til kommunikation i projektledelse. Her diskuterede vi konceptet, faser og forskellige effektive kommunikationsmetoder i projektledelse. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler for at lære mere -

  1. Tekniske færdigheder til projektleder
  2. Projektdokumentation
  3. Introduktion til projektledelse
  4. Top 10 myter om projektstyring Busted

Kategori:

Iværksætterudvikling