Introduktion til projektplanlægning og planlægning

Selvom separate projekter er projektplanlægning og planlægning, er de to sider af den samme mønt i projektledelse. Grundlæggende handler 'Projektering' om at vælge og designe effektive politikker og metoder for at nå projektmål. Mens 'Projektplanlægning' er en procedure for tildeling af opgaver for at få dem afsluttet ved at tildele passende ressourcer inden for et anslået budget og tidsramme.

Grundlaget for projektplanlægningen er hele projektet. Det er usandsynligt, at projektplanlægning kun fokuserer på de projektrelaterede opgaver, projektets start / slutdato og projektafhængighed. Således er en 'projektplan' et omfattende dokument, der indeholder projektets mål, omfang, omkostningsberegning, risici og tidsplan. Og en projektplan indeholder de estimerede datoer og sekventielle projektopgaver, der skal udføres.

Projekt planlægning

Projektplanlægningsfasen refererer til:

  • Udvikling af et projekt for at gøre det klar til investering
  • Bestemmer de job / opgaver, der kræves for at nå projektmål

Faser af projektplanlægning

Projektplanlægningsstadierne er vervet nedenfor:

  1. Identificering af de vigtigste projekt sponsorer og interessenter for at bestemme grundlaget for projektomfang, budget og tidsramme for projektgennemførelse.
  2. Efter optagelse af interessentkravene prioriteres / fastlægges projektmål.
  3. Identificering af de projektleverancer, der kræves for at nå projektmålene.
  4. Oprettelse af projektplanen.
  5. Identificering af eventuelle projektrisici og udvikling af passende afbødningsplaner.
  6. Kommunikation og præsentation af projektplanen for interessenter.

Fordele ved projektplanlægning

  • Rutekort: Projektplanen tilbyder en kørselsvej, der giver retning til projektet fra start til slut.
  • Dokumentation af kundekrav: En velartikeliseret projektplan muliggør registrering af kundernes krav i en dokumenteret form. Dette giver en præcis retning i stedet for at stole på antagelser, som kan være forkerte og kan føre til projektfejl.
  • Opgaveautonomi: Planlægning giver en mulighed for at tildele opgaver til specifikke teammedlemmer og giver autonomi. Holdet føler en følelse af ansvar og ejerskab for succes eller fiasko af et projekt. Derfor opfordrer det dem til at arbejde bedre eller tilskynder dem til at bringe inkonsekvente resultater.
  • Ressource estimering: Planlægning er vigtig, da det på en måde gør det muligt for os at estimere ressourcer, omkostningsberegning og tid. Det giver en vurdering af eventuelle forsinkelser, hvis flere medlemmer arbejder på forskellige projekter ad gangen.
  • Afbødningsplan: Projektplanen giver en måde at forudsige eventuelle risici og plan for afbødningsstrategier i overensstemmelse hermed.
  • Identifikation af medarbejderegenskaber: Planlægningsfasen gør det muligt at identificere medarbejdere med visse færdigheder eller ekspertise. Og når opgaverne bliver tildelt, trænes teammedlemmer i manglende færdigheder eller enten opgraderes til dem, de besidder.
  • Styrker og mangler ved tidligere projekter: Projektplaner hjælper også med at analysere og forbedre eller lære af de tidligere projektregistre og lette beslutningstagning.

Projektplanlægning

Projektplanlægningsfasen henviser til:

  • Estimering af den nødvendige menneskelige ressource og materiale på alle trin i projektet; og omtrentlig beregningstid for at gennemføre hver af disse opgaver.
  • Angiver start- og slutdato for hver projektopgave og logisk forbindelse mellem forskellige projektopgaver / aktiviteter.

Faser af projektplanlægning

Projektplanlægningstrinnene er beskrevet nedenfor:

  1. Baseret på projektomfanget, design og udvikle TBS (Task-Breakdown Structure).
  2. Identificer de projektrelaterede opgaver.
  3. Identificer de menneskelige ressourcer og det nødvendige materiale
  4. Evaluer den omtrentlige tid, der kræves for hver enkelt opgave
  5. Tildeling af ressourcer
  6. Analyser den detaljerede plan
  7. Overvåg og styr tidsplanen

Fordele ved projektplanlægning

  • Reducerer føringstid: Projektplanen giver en oversigt over de opgaver, der skal udføres på et prioriteret grundlag eller samtidig med andre opgaver. Dette holder holdmedlemmerne underrettet om det og forhindrer forsinkelser eller udsættelse af opgaver, hvilket reducerer ledtiden.
  • Omkostningsreduktioner: Det gør det muligt at overvåge ressourcerne ved at forhindre overlapning af opgaver. Det fører også til effektiv udnyttelse af ressourcer og returnerer de uforbrugte ressourcer i tide og dermed reducerer omkostningerne.
  • Letter produktivitet: Ved evaluering af logisk forbindelse mellem opgaverne kan ressourcer, der ikke er optimalt udnyttes, tildeles på ekstra opgaver, hvilket øger produktiviteten.
  • Forudse problemer på forhånd: En nøjagtig projektplan gør det muligt for dig at forudse eventuelle problemer på forhånd vedrørende enten under eller overforbrug af ressourcer og sikrer et optimalt forbrug af det samme.
  • Sætter et mål: En projektplan giver os mulighed for at sætte mål på kort eller lang sigt, hvilket giver en retning og vision, mens vi udfører projektet. Det gør også alle i et team opmærksomme på retningslinjerne og metoderne til at nå disse mål. Uden en tidsplan ville projektet være vagt defineret. Dermed gør det besværligt at styre og organisere opgaverne, så de kan køre dem med succes.
  • Aktuelle fremskridtsopdateringer og advarsler: Projektplanen er en skitse, der giver plads til projektet. Et projekt kan muligvis gennemgå visse udfordringer, men hvis der ikke er et rutekort, hvordan ville et projekt bevæge sig i den rigtige retning? I et sådant tilfælde hjælper en projektplan med at vurdere, hvor off-track et projekt har været, og mulige måder at bringe det i den rigtige retning.

Konklusion

Det er tydeligt, at 'projektplanlægning og planlægning' går hånd i hånd og er væsentlige for projektstyring. Kort sagt er 'projektplanlægning' en detaljeret proces, der inkluderer alle detaljer om projektet, fra dets start til færdiggørelse. Og 'Projektplan' er den tracker, der overvåger sekvenserne og varigheden af ​​projektrelaterede opgaver.

En projektplan giver besked / varsler projektgruppen om eventuelle forsinkelser, eller hvis projektet ikke er i forkert retning. Det er et live dokument, kræver periodisk opdatering og optagelse. De værktøjer og teknikker, der er anvendt til projektplanlægning, er 'Opgavefordelingsstruktur', 'Arbejdsomfang' og 'Kritisk sti-metode', forkortet henholdsvis 'TBS', 'SOP' og 'CPM'. Projektplanen bruger imidlertid softwareværktøjer og metoder som 'PERT' (Program Evaluation Review Technique), Gantt-diagrammer, Pareto-diagrammer og andre netværksillustrationer.

Et projekt er ufuldstændigt og kan ikke være en succes uden en veludviklet projektplan og præcis projektplan. For at nå projektmilepæle, planlæg og planlæg det!

Anbefalede artikler

Dette er en guide til projektplanlægning og planlægning. Her diskuterer vi projektplanlægning og planlægning sammen med faser og fordele. Du kan også se på de følgende artikler for at lære mere -

  1. Eksempel på projektplanlægning
  2. Projektlederansvar
  3. Færdigheder til projektleder
  4. Projektledelse job

Kategori:

Iværksætterudvikling