Projektrisikostyringsplan - De siger, ”forsigtighed er bedre end kur”, og dette gælder i alle samfundslag. Det være sig det tidspunkt, hvor du ejer et projekt, eller du er ude af at studere til en eksamen, at tage afhjælpende foranstaltninger helt i starten af ​​dit arbejde kan hjælpe dig med at få et forsprang såvel som at undgå uheld og katastrofale begivenheder senere, når du er knæ dybt ind i forpligtelsen. Dette er det samme i tilfælde af projekter i dag, hvor du er nødt til at tage nogle forholdsregler forud for at gå videre med projektet for at spare på at løbe ind i risici, som helt kan smide dine planer væk.

Billedkilde: pixabay.com

Projektrisikostyringsplaner er disse tænkte kortlægninger, der kan identificere, forudse og anvende løsninger, hvis projektet løber ind i problemer / problemer. En god projektrisikostyringsplan kan møde uventede problemer, der opstår, da planlæggeren har taget hensyn til alle de mulige scenarier, der kan gå galt, mens projektets gennemførelse. Brandbekæmpelse er ikke altid den bedste måde og kan forårsage skadelig skade på yderligere faser i projektet.

En fremragende projektrisikostyringsplan kan reducere niveauet af problemer, der påvirker projektet med omkring 80% - 90%, hvilket er et godt interval at være i. 20% - 10% kan altid være den marginale risikoprocent, der ikke er rapporteret om. I denne artikel skal du gennemgå projektrisikostyringsplaner og hvordan du udvikler en gennemtænkt plan for dit projekt.

Hvad er risiko?

Wikipedia definerer risiko for at være …

"… potentialet ved at vinde eller miste noget af værdi."

Med denne definition slår det mig hurtigt, at en risiko kan betale sig på to forskellige måder: Du kan enten vinde stort på det eller gå ned i tab. Men vi opfatter normalt risiko i den mest negative konnotation på alle tidspunkter og planlægger altid at afbøde denne negative risiko, som vi forventer. Hvad sker der, når den risiko, du tager, betaler sig? En fuldstændig forståelse af risikoen for dit projekt udsættes for vil endda give dig planer for pludselig succes, som kræver en masse kontrol og styring.

Kort sagt definerer Wikipedia også risikoen for at være ”et utilsigtet samspil med usikkerhed” . I tilfælde af projekter og projektstyring er risikoen den faktor, der er en potentiel trussel for den vellykkede gennemførelse af projektet, efter planen. En risiko kan forekomme i ethvert trin i projektets livscyklus og kan have en negativ indflydelse på projektets fulde funktion, hvilket fører til, at det afviger fra den foreslåede plan.

Disse bivirkninger kan være en konstant eller øjeblikkelig trussel mod den tid, budget, ressourcer eller endda kvalitet, der tillægges projektet. Et projekt er altid i en tilstand af risiko, og projektrisikostyring bidrager til at identificere og tage handlinger mod disse risici på det rigtige tidspunkt på den rigtige måde. Styring og styring af risikoniveauer og usikkerhed er, hvad en projektrisikostyringsplan ser ud for, og vi vil dække disse aspekter i de følgende afsnit.

Hvad er en projektrisikostyringsplan?

Efter en hurtig gået i risiko og dets styring, kommer det op som vigtigt for ethvert projekt på linjen at inkludere en plan til at styre de forventede risici for det projekt. Alle projekter har en procentdel af risikoen, der svever dem, og det er altid nødvendigt at have en projektstyringsplan til rådighed.

En projektrisikostyringsplan er dybest set et trin-for-trin instruktionsdokument, der identificerer og forudser scenarier, der kan sætte projektet i fare og finde måder og midler til at løse risikoen. Projektrisikostyringsplanen opsummerer den projektrisikostyringsmetode, der er vedtaget af projektlederen og teamet, og denne projektrisikostyringsplan er normalt en del af projektets forretningsplan, som oprettes i starten af ​​projektet.

Projektrisikostyringsplanen til enhver tid vil indeholde følgende attributter og elementer:

  • Process - Dette er hele processen, der vil blive vedtaget for at identificere, analysere, evaluere og afbøde risici gennem hele projektets livscyklus.
  • Budget - Der er altid risiko for projektets omkostningsberettigelse, da når projektet starter, er der helt sikkert ændringer, efterhånden som projektets forløb. Metoden til at håndtere en sådan ændring skal uddybes i projektets risikostyringsplan.
  • Arbejdsfordelingsstruktur - De strategier, der er involveret i projektrisikostyringen, overføres til WBS. Hvordan og hvornår skal inkluderes i projektets risikostyringsplan.
  • Risikoregister - Hyppigheden af ​​gennemgang af risikoregisteret er i funktionen i projektets risikostyringsplan.
  • Roller og ansvar - Når projektet løber ind i et problem med risiko forbundet med det, lader planen projektmedlemmet vide, hvem der er ansvarlig for hvilket scenarie.
  • Rapporteringsstruktur - Dette er det samme som med roller og ansvar, men uddyber kort rapporteringsstrukturen i situationen med en risiko, og i hvis hænder skal beslutningerne ligge.
  • Risikokategorier - Risiko skal kategoriseres nøje og planlægges for korrekt organisering af information.

Udvikling af en projektstyringsplan

Projektrisikostyringsplanen definerer effektivt ”hvordan” når det kommer til risikoprocesser og strukturering gennem projektets livscyklus. Det vil også bestå af følgende:

  • Analyse eller forventningsrapport om sandsynlige risici
  • Løsninger eller afhjælpningsstrategier, der varierer fra højpåvirkningsrisici til lavpåvirkningsrisici

Alle disse med et mål for øje - at undgå, at projektet udsættes for afsporing .

Der er 6 grundlæggende trin, der skal følges for at udvikle en altomfattende og vellykket projektrisikostyringsplan. De er som følger:

  1. Identificering af risikoen og oprettelse af et risikoregister

Før du overvejer at styre og afbøde risici, er det vigtigt, at du kender dem og identificerer dem korrekt. Hvis du går glip af en risiko, mens du identificerer mulige trusler, sætter du selve projektet og dets færdiggørelse.

For at være i stand til fuldstændigt at identificere alle risici kan du anvende metoden til først at definere kategorier, som disse risici kan falde ind i, for eksempel projektrisici, forretningsrisici, forretningsrisici, budgetrisici, systemrisici, menneskelige risici, forretningsmæssige objektive risici, og meget mere. Disse kan yderligere underkategoriseres i mere præcise kategorier for let identifikation. En anden metode til kategorisering kan være på betingelse af, at risikoen er ekstern eller intern. PEST-metoden er også meget anvendt i branchen: opdeling baseret på p olitiske, e konomiske, s ocial og t teknologiske faktorer.

Brug en brainstorming-session med projektteamets medlemmer, fageksperter og interessenter for at få et indblik i kategorier og korrekt identifikation af risici. SMV'erne kan være ledere fra et eksternt perspektiv, der ser i projektet.

Alle de identificerede risici er specificeret ned i risikoregisteret, og der er knyttet et niveau til hver risiko, der er sat ned. Disse niveauer er baseret på den sandsynlige forekomst af risikoen i løbet af projektets livscyklus og dens alvor. Risikoregisteret indeholder følgende information om hver risiko forbundet med projektet og gennemgår alle faser af projektrisikostyring:

  • Unik identifikation
  • Kort beskrivelse
  • Effektniveau for projektet
  • Eventuel hyppighed af forekomst
  • Personer, der er ansvarlige for at styre risikoen
  • Afbødningsplan
  • Afsat budget

  1. Analyse og vurdering af risici

Når du har identificeret de risici, der er forbundet med projektet, er dit næste trin at analysere og evaluere hver risiko for at bestemme deres effekt på den vellykkede gennemførelse af projektet. Risici skal analyseres og evalueres under hensyntagen til følgende 2 kriterier:

  • sandsynlighed
  • Effektniveau

Projektledere opfordres til at klassificere hver risiko, der er opført i risikoregisteret, på skalaen mellem lav, moderat og høj sandsynlig forekomst og lav, moderat og høj alvorlighed af påvirkningsgraden. De kan oprette en matrix til at kortlægge disse evalueringer for at få en sund idé om risiciene og deres indflydelse på projektet.

Denne klassificering og vurdering af matrixer kan senere bruges til at prioritere de forskellige typer risici og sætte projektlederen i stand til at sætte foranstaltninger inden for projektrisikostyringsplanen. Karaktererne, der er tildelt projektrisikoen, kan enten være i karakterer eller i numeriske vurderinger, som det anses for behageligt af projektgruppen og organisationen.

  1. Identificering af risikoudløsere

Opdel dit team bredt i undergrupper, der tager sig af hver risiko, hvis de forekommer, som du har forudsagt dem at være. Disse undergrupper bliver nødt til at undersøge deres risici i en dybere forstand og genkende triggers for disse risici og tegn på advarsel, som kan fortælle projektgruppen, at deres projekt løber i fare.

Tip : Som en standardpraksis udløser dokument 3 triggere for hver risiko, der er tildelt i risikoregisteret.

På dette trin kan projektlederen bestemme de roller og ansvar, som hvert team og teammedlemmer udtager, når de står overfor et risikoscenarie. Autoritativ magt gives til enkeltpersoner til at styre og afvikle budgetterne for hver risiko, og de er ansvarlige for at komme med ideer og en plan for disse ideer, med projektlederen på slæb.

Roller og ansvar kan fordeles baseret på afdelingens, arbejdsbetegnelsen eller ekspertisen hos den enkelte eller holdet. Prøv at inkludere alle projektinteressenter samt få deres indsigt og ekspertise i projektrisikostyringsplanen. Disse personer kan endda meget bidrage til identifikation af disse risikotriggere, der senere kan indrulleres i projektets risikostyringsplan.

  1. Brainstorming til løsningsidéer

Hvert hold påtager sig nu deres risici og idéer, der dæmper truslerne. Dette skal være forebyggende foranstaltninger eller beredskabsplaner truffet af teamet i starten af ​​projektet for at mindske eller fjerne de effekter, disse risici har på færdiggørelsen af ​​projektet. Holdet skal overveje at udnytte de muligheder, der kommer deres vej, som nævnt i projektplanen i planlægningsfasen af ​​projektets livscyklus.

Muligheder er ofte de positive risici i projektet, og ofte så ofte kan disse muligheder faktisk neutralisere de negative risici, vi fokuserer på. Projektledere bør opfordre projektstyringsteamet gennem måder til projektrisikostyringsplanen at være nøje opmærksomme på selv mulighederne for at afbøde risici.

Baseret på de kollektive ideer, der kommer fra de forskellige afdelinger og sind, der har arbejdet med det, skal projektlederen derefter tage en beslutning om at udforme en handlingsplan (POA) til løsningen. Dette er, hvad vi vil diskutere i det næste trin, som er Oprettelse af en plan!

  1. Oprettelse af en plan

Risici identificeres, de mulige løsninger eller foranstaltninger tages i betragtning, hvad der er tilbage til at oprette er en handlingsplan for disse. Denne handlingsplan er den grundlæggende enhed i projektrisikostyringsplanen, og for en projektleder, der ejer denne plan, bliver de nødt til at dokumentere alle mulige løsninger på alle de forskellige risici, der er identificeret på tværs af projektet. Disse planer er dybest set risikobegrænsende strategier i ploy for at holde risiciene i skak.

Disse strategier til risikobegrænsning reducerer enten chancerne for at udføre risikoen eller reducerer virkningen af ​​den aktuelle risiko. Disse risikobegrænsende strategier er født ud fra de ideer, der er belagt med brainstorming session afholdt. Der er to typer afbødningsstrategier. De er som følger:

  • Forebyggende - Denne type strategi besvarer spørgsmålet: ”hvad skal du gøre nu?” Denne strategi er designet på en sådan måde, at det mindskes sandsynligheden for risikoen eller alvorligheden af ​​risikovægten, før risikoen endda realiseres.
  • Beredskab - Dette er planlagte handlinger i tilfælde af, at risikoen realiseres. Kort sagt svarer det på spørgsmålet: "hvad skal der gøres, hvis …?"

De risici, der er med den højeste prioritet, skal først projektlederen overvåge, og deres afbødningsplaner skal realiseres, inden projektet starter, eller i henhold til handlingsplanen. Risici med lavere prioritet kan tages hånd om senere, men kan ikke ignoreres eller overses.

Risikoregistret skal registrere og dokumentere alle risici, modtagerens risici, handlingsplanen, der skal implementeres, og omkostninger forbundet med disse risici.

  1. Overvågning og gennemgang af risici

Mens projektet fortsætter i henhold til projektplanen, kører projektets projektstyringsplan sammen med at tage sig af alle de risici, som projektet måtte støde på på vej til færdiggørelse. Da alt indtægterne fra projektrisikostyringsplanen er dokumenteret i risikoregisteret, er det vigtigt at gennemgå dette dokument med jævne mellemrum. Overvej gennemgangsperioden som to uger.

Men hvorfor overvåge og gennemgå? Efterhånden som projektet skrider frem, er der en rimelig chance for, at projektet kan støde på eller realisere mange flere risici, eller de risici, der er beregnet i registeret, kan være nødvendige for en ændring.

Projektrisikostyring er en iterativ proces og bør problemfrit væves ind i styringen af ​​hele dit projekt. Det bør være tæt integreret i rammerne for problemstyring, fordi uafviklede problemer langsomt lykkes at blive potentielle risici.

Relaterede kurser: -

  1. Projektrisikostyring
  2. Software projektledelsesuddannelse
  3. Projektledelse - Lær alle processgrupper og videnområder

Kategori:

Iværksætterudvikling