Opret database Brug af Microsoft Access - Microsoft Access er en fiks program, der kommer sammen med Microsoft Office Professional Suite. Med dette enkle databaseværktøj kan vi helt sikkert lære at organisere vores arbejde og vores liv bedre!

Hvorfor bruge Microsoft Access?

De fleste mennesker spørger os, ”Hvorfor har jeg brug for noget fancy databasesoftware? Excel fungerer pænt nok til mine forskellige behov. ”

Her er, hvor vi glade fortæller dig, at Access ikke er nogen "fancy" database. Det er let, mægtigt effektivt og kan spare dig for en masse tid og gentagen indsats, selvom du får det bedste ud af dine data. Faktisk finder du ud af, at du kan få meget mere ud af dine data, når du kombinerer Excel-ark med en velorganiseret Access-database.

Microsoft Access

  • Er et relationsdatabaseværktøj . Dette betyder, at alle data er organiseret i (relaterede) tabeller. Du kan bruge værktøjet til at budgettere dine månedlige udgifter, organisere dit bibliotekskatalog eller vedligeholde en detaljeret adressebog; nøglen ligger i at strukturere dine data i enkle, ikke-overflødige tabeller, der kan knyttes sammen.
  • "Husker" dine data. I modsætning til Excel fungerer det også som en sømløs hukommelsesbank, der gemmer og husker dine data, så du nemt kan hente dem til fremtidig brug. For eksempel har du muligvis gemt flere Excel-ark til månedlige udgifter. Men hvis du nu vil kombinere disse ark og studere dem sammen, bliver du nødt til at bruge specielle (og til tider besværlige) Excel-funktioner som diagrammer, betjeningspaneler osv. I Access er dette problemfrit.
  • Gør komplekse dataoperationer ubesværet. Access tilbyder alle de grundlæggende handlinger, som Excel udfører, som sortering, beregninger, filtre osv. Derudover giver det dig også mulighed for at deltage eller ekskludere data fra tabeller (som sammenføjning af Excel-ark) baseret på specielle kriterier. Og den gode nyhed er, at alt dette er ubesværet i Access!

I denne artikel guider vi dig til at oprette din første arbejdsdatabase med 6 enkle trin.

  1. Organiser dine data i strukturerede tabeller.

Hvis du har til hensigt at bruge Access-databasen, er chancerne for, at du allerede har en god idé om de tabelstrukturer, du vil oprette. Tænk på dette som et vigtigt forberedende trin, da det er strukturen i dine tabeller, der bestemmer succes for din Access-applikation.

Nogle spørgsmål, der hjælper dig med at få dette rigtigt, inkluderer:

  • Hvilken type data har du? Forretningsregistre, personlige filer, data, der understøtter dit kulturelle samfund? Ideelt set vil hver type indeholde sin egen database.
  • Hvad er almindeligt blandt de data, du har? Kan du gruppere dem i separate tabeller baseret på denne fælles faktor? F.eks .: indkomst, udgifter, adresseliste osv.
  • Hvad er unikt i hver tabel? Hvad kan du bruge til at identificere en række med data fra hver tabel? F.eks .: Navn, Id osv. Dette vil være den primære nøgle og kan være en eller flere kolonner . (Bare rolig, hvis du ikke finder noget unikt, da Access automatisk kan generere en primær nøgle.)
  • Hvad er forbindelseslinkene på tværs af tabeller? Dette er potentielle udenlandske nøgler (du lærer mere om dette nedenfor).

Vi foreslår, at du har et groft udkast til din bordstruktur på papir. Vær ikke bange for perfektion; dine tabeller vil udvikle sig, når du arbejder med Access og får beherskelse over det. Når du er klar, skal du starte Microsoft Access, vælge Filer -> Ny -> "Blank database" og klikke på "Opret" -tasten for at starte din første Microsoft Access-database!

Tip: Vælg et passende navn, der reflekterer typen af ​​din database; dette lyder meget bedre end blot at kalde det, "Min første database"!

  1. Opret tabellerne

Når du med succes har startet og oprettet din første database, åbner Access "Visning af tabelværktøjer" for at oprette tabeller, fordi Access handler egentlig om tabeller!

Her vil vi oprette en simpel budgetapplikation med 3 tabeller: Regelmæssige udgifter, månedlige indtægter og månedlige udgifter. De kolonner, der er fremhævet i blåt, er unikke og kan derfor bruges som den primære nøgle. (Bemærk, at hvor mere end en kolonne er fremhævet i blåt, er kombinationen sammen unik.)

For at tilføje tabellen Regulære udgifter skal du bruge fanen til højre.

  • Den første kolonne (ID) genereres automatisk af Access og fungerer som standard primærnøgle. (Vi kan ændre dette senere.)
  • Klik på “Klik for at tilføje” for at indtaste det næste kolonnenavn. Du får et (drop-down) valg for kolonnetype. Vælg Tekst, og indtast "Udgiftsnavn".
  • Klik igen for at tilføje næste kolonne, vælg Tekst og indtast “Type”.
  • Klik igen for at tilføje næste kolonne, vælg Antal og indtast "Beløb".
  • Til sidst skal du gemme din nyoprettede tabel (ved hjælp af kontroltast + “S” -taster). Når du bliver bedt om at få et navn, skal du skrive “Regular Expenses”.

Og der, frisk oprettet, er din helt egen første Microsoft Access-tabel. Hurra!

Fra Opret fanen skal du bruge Opret -> Tabel og følge ovenstående trin for at oprette lignende tabeller "Månedlig indkomst" og "Månedlige udgifter" på lignende måde.

Anbefalede kurser

  • Professionelt VBA-makrokursus
  • VBA og makros træningskursus
  • Excel 2007 grundlæggende modelleringstræning

  1. Indtast data i tabeller

I dette trin indtaster vi data manuelt i tabellerne. Men vær opmærksom på, at Access tilbyder flere andre ubesværede måder at importere data til tabeller (fra et Excel-ark, fra en tekstfil osv.).

Her skal vi nævne, at Access vinder over Excel i datavalidering, hvis tabellerne er korrekt designet. For at forstå relevansen af ​​borddesign vil vi blot tilføje data til "Regular Expenses" -tabellen og udforske udfordringerne.

Her er de data, vi agter at tilføje til vores tabeller:

"Dataarkvisning" bruges bedst til at tilføje / slette / ændre tabeldata, og åbnes, når du dobbeltklikker på et bords navn i fanen til venstre. Du kan også få adgang til det ved hjælp af fanen DESIGN -> Vis -> Designvisning. Når du er i denne visning, skal du vælge den tabel, du vil arbejde med ("Regulære udgifter") i fanen til venstre. På fanen til højre,

  • Klik på den anden kolonne (udgiftsnavn) og skriv "Leje".
  • Klik på den tredje kolonne (Type), og skriv "Fast".
  • Klik på den fjerde kolonne (Beløb), og skriv "2000".
  • Du har afsluttet den første række. Gentag for de resterende rækker.
  • Gentag det samme for tabellen "Indkomst" og "Månedlige udgifter".

Bemærkede du, hvordan Access automatisk sorterer dataene i stigende rækkefølge? Hvis du vil ændre dette, kan du højreklikke på feltet Beløb og ændre sorteringsrækkefølgen.

Som du helt sikkert har observeret, genererer Access automatisk et unikt nummer for den første kolonne (ID), da dette behandler dette som den primære standardnøgle. Dette er den kolonne, der typisk bruges til at hente unikke rækker med data fra tabellen.

Men denne værdi kan være vanskelig for os at huske, da den ikke har nogen relevans for vores data . Vi har også allerede identificeret vores unikke primære nøgler og bør fange dette i tabeldesignet. Det næste trin viser dig, hvordan du designer designet af bordet til at tage sig af dette.

  1. (Re) Design dine borde

Når du har oprettet dine borde, vedder vi på, at du er nysgerrig efter at se, om de viste sig at være okay. Det er faktisk vigtigt at gøre dette, så du kan inkludere eventuelle yderligere regler for datavalidering og nøjagtighed. Du kan bekræfte dette i "Designvisning".

Den mere fleksible designvisning af adgang er let tilgængelig ved hjælp af fanen DESIGN -> Vis -> designvisning. (Alternativt kan du klikke på tabelnavnet i fanen til venstre og vælge "Designvisning".)

Hvis du udforsker tabellen "Regulære udgifter" (skærmbillede ovenfor), er du sikker på at få nogle uoverensstemmelser. Lad os løse dette som følger:

  • Som standard er den automatisk genererede ID-kolonne indstillet som den primære nøgle og dermed det lille nøgleikon til venstre. Vi ændrer dette ved at fremhæve (enkelt klik) kolonnen Udgiftsnavn og vælge ikonet "Primær" -tast på den øverste fane. (Du kan også højreklikke på kolonnenavnet og vælge “Primær nøgle”). Tastikonet ændres i overensstemmelse hermed.
  • Vi har ikke længere brug af ID-kolonnen. Så højreklik på det og vælg “Slet rækker”. Dette vil automatisk slette denne kolonne (og alle tidligere indsatte værdier for den) fra denne tabel.
  • Kolonnen Beløb er indstillet til datatype Nummer. Skift dette til Valuta.

Nu ser vores bord godt ud. Du kan på lignende måde redigere de andre 2 tabeller i designvisning, for at ændre deres primære nøgle, indstille valutadatatype og tilføje yderligere data til alle tabellerne, så vi kan lege med dem i successive trin.

  1. Definer tabelforhold

Hver gang du blot ønsker at "se" dine tabeldata, kan dataarkvisningen bruges. Men vi regner med, at du gerne vil se de kombinerede resultater af alle dine tabeller. Dette kan være besværligt at gøre i Excel, men det er nemt i Access. Nøglen er i at definere tabelforhold.

Forhold definerer, hvordan vores tabeller er "forbundet" med hinanden. Disse forbindelseslink kaldes ”fremmede nøgler” i databas jargon.

For at definere tabelforhold i Access skal du gå til fanen DATABASEVÆRKTØJ og klikke på Forhold. Du vil se en dialogboks, der viser alle tabeller. Dobbeltklik på hver tabel, indtil de ses i visningen af ​​baggrundsforhold. Hvis en tabel vises mere end én gang, kan du højreklikke på den ekstra tabel og vælge "Skjul tabel".

Når alle 3 tabeller er synlige, kan du flytte dem rundt på skærmen, som du vil.

Men lige nu er der intet særligt ved dette syn. Vores tabeller er simpelthen opført, frakoblet . For at ændre dette skal du klikke på feltet REGULAR EXPENSES.Expense Name og trække det mod MÅNEDLIGE EXPENSES.Expense Name felt. En dialogboks skal åbnes som følger:

Det, vi laver her, er at skabe et en-til-mange-forhold mellem tabel med udgiftsnavne på regelmæssige udgifter og tabellen Udgifter til månedlige udgifter.

Regular Expenses.Expense Name -> Monthly Expenses.Expense Name

Primær nøgle -> Udenlandsk nøgle

Én -> Mange

For det,

  • “Håndhæv referencemæssig integritet” skal kontrolleres. Dette vil sikre, at alle tilføjede værdier i månedlig udgift kontrolleres mod værdierne i tabellen Regelmæssige udgifter før tilføjelse.
  • Fjern markeringen af ​​fanerne til “Kaskadeopdatering / Slet relaterede felter” . Dette vil kaskade alle opdateringer / sletninger i den primære nøgletabel (i vores tilfælde, Regular Expenses). Så hvis beløbet opdateres for en bestemt udgift, vil det blive samlet i alle relaterede tabeller. Ligeledes med sletning. Vi markerer dette med vilje, så vi kan fange ethvert misforhold på et senere tidspunkt. Klik til sidst på Opret.
  • Opret ligeledes et forhold mellem månedens månedlige udgifter og månedens månedlige indkomst. Fjern markeringen af "Håndhæv referencemæssig integritet" her.

Relationsvisningen skal automatisk afspejle dette som følger:

Du har defineret dit første tabelforhold og er klar til at få mere ud af dine data!

  1. Forespørgsel og se data fra dine tabeller

Dette er måske den mest markante og nyttige del af at bruge Access over Excel. Du kan se, vi har oprettet vores tabeller med det rigtige design, tilføjet data og definerede forhold. Det næste vigtige trin er at sammensætte alt dette og se, hvordan vores kombinerede data ser ud. Og dette gøres gennem en SPØRGSMÅL.

Her vil vi oprette en simpel forespørgsel til at fange eventuelle uoverensstemmelser i "faste" udgifter.

Du kan oprette en forespørgsel ved hjælp af fanen CREATE -> Query Wizard, den nemmeste måde at oprette en grundlæggende forespørgsel på. Du bliver bedt om:

  • Type (Simple Query Wizard).
  • Tabelnavne og felter. Vælg udgiftsnavn, type og beløb fra almindelige udgifter og måned og beløb fra månedlige udgifter.
  • Detalje eller resume. Vælg Detaljeret.
  • Skriv "Fast Expense Mismatch Report", når guiden beder dig om et navn, og klik på Udfør for at generere rapportforespørgslen.

Den genererede forespørgsel skal se sådan ud (uden de røde højdepunkter):

Men som du kan se, viser denne forespørgsel alle udgiftsregistre og ikke kun de uoverensstemmende poster (som fremhævet i rødt). Vi kan løse dette ved hjælp af Query Design (højreklik på forespørgselsnavnet i venstre side fane og vælg “Design View”).

Vi bruger denne visning til at tilføje 2 kriterier

  1. Under almindelige udgifter. Type skal du tilføje værdien 'Fast' under Kriterier (inkluderer enkelte citater). Dette begrænser dataregistreringerne, der er hentet, til at have typen = Fast.
  2. Under et hvilket som helst af beløbene skal du tilføje de særlige kriterier for at kontrollere for en uoverensstemmelse: "(Regelmæssige udgifter). Beløb (månedlige udgifter). Beløb" (uden tilbud). Tegnet står for "ikke lig med"). Dette afhenter kun uoverensstemmende poster.

Tilsammen henter disse kriterier ikke-matchede faste udgiftsposter.

Det endelige resultat skal se sådan ud:

Og dette er faktisk det endelige resultat, vi ønsker. Tillykke!!

Den sidste note

I denne grundlæggende tutorial er du blevet udsat for en lang række Microsoft Access-funktioner, fra tabeller til forhold til forespørgsler. Vi anbefaler, at du bygger videre på de tabeller og forespørgsler, der er anført her, og forsøger mere komplekse handlinger.

Forslag til videre praksis inkluderer:

  • Importerer dato i tabeller fra Excel-ark eller kommaseparerede tekstfiler (også kaldet csv-filer).
  • Tilføjelse af valideringskriterier for tabeller vha. Designvisning. Forsøg f.eks. At begrænse værdierne for Regular Expenses.Type til enten "Fixed" eller "Variable" -værdier.
  • Lær om "Normaliserede" tabeller, og hvordan det påvirker dine data. Gendesign og opret eksemplerne, der deles her, som normaliserede tabeller.
  • Brug Query Designer fra bunden til at oprette en sammenfattende rapport, der indeholder den samlede indkomst, udgift og saldo hver måned for året.

Mens dine første par prøvninger med Microsoft Access kan indeholde en stejl indlæringskurve, kan vi garantere de fordele, din indsats vil give. Microsoft Access er et let databaseværktøj, der giver dig mulighed for at bruge større styrke på dine data med minimal indsats. Så fortsætter og er glad Access-ing !!

Anbefalet artikel

Her er nogle artikler, der hjælper dig med at få flere detaljer om oprettelsesdatabasen ved hjælp af Microsoft-adgang, så bare gå gennem linket.

  1. 10 Kraftige funktioner i Microsoft Access
  2. 9 Fantastiske trin til, hvordan du bruger Microsoft Excel-færdigheder
  3. Sådan forbedres dine Microsoft Excel-færdigheder?
  4. 10 nemme trin til at oprette et pivotdiagram i Excel 2016
  5. Fantastiske trin Excel-funktioner - diagrammer og grafer

Kategori:

Excel-tip