Ikke-teknisk klient: Jeg har læst igennem projektdokumentationen, men jeg fik ikke de forskellige aspekter af specifikationerne for den software, der skal bruges. Jeg vil gerne have en yderligere forklaring på dem.

Projektleder: Sure. Vi kan diskutere disse punkter, og så kan vi komme videre.

Ikke-teknisk klient: Her nævnes det i en af ​​de artikler, jeg gik igennem på Internettet, at softwareværktøjet vil være i stand til at påtage sig belastningen for 10 projektmedlemmer, men du har tildelt kun 5 og hvis vi havde 10 ombord, ville arbejdet blive gjort hurtigere, tror jeg.

Projektleder: Ja, det er rigtigt. 10 GB kan understøtte 10 projektmedlemmer, men vi har investeret i 5 GB lagerplads til 5 brugere, og det skærer de nøjagtige omkostninger; vi mangler ikke noget tidspunkt. Vi vil kræve, at projektet holder fast på den tidslinje, så vi kan routere i et komplet 360-graders feedback-system i backend, så virksomheden kan holde sin egen. Plus, vi arbejder på søgning og match-funktionalitet, som alligevel ville holde projektet på i lang tid. Vi vil fordoble investeringen i dette tilfælde og stadig skynde projektet. Ingen kvalitet.

Ikke-teknisk klient: Jeg forstod ikke helt den sidste bit, og der er ingen omtale af det i den dokumentation, du sendte mig. Kan du afklare?

projektleder: Sir, det er helt sikkert nævnt klart i tillægget, der blev sendt videre sammen med planen til dig. Har du formået at gennemgå det?

Ikke-teknisk klient: Åh! Nej, jeg har ikke gennemgået det. Selve den første side fik mig til at tænke på sproget som græsk. Det har for mange udtryk, jeg ikke kan forstå. Kan vi planlægge et møde for at gennemgå hele dokumentationen?

Projektleder: Sure ting! Fortæl mig, hvornår du kan gøre det til vores side.

Den manglende bro mellem tekniske projektledere og ikke-tekniske klienter

Som det tydeligt fremgår af samtalen mellem en ikke-teknisk klient og en projektleder, vil der altid være en stor procentdel af forbindelsen mellem teknisk sunde projektledere, der ruller ind i teknisk dialekt hele dagen, og deres ikke-tekniske klienter, der har brug for deres tjenester, men ikke er så bevandrede med hele teknologiens verden.

Når klienter deltager aktivt i de projekter, de er interessenter i, kan det blive lidt mere udmattende for en projektleder at vedligeholde broen mellem et folk, der ved meget om det arbejde, der udføres for at lette behovene i person, der ved lidt om baggrundsarbejdet.

Projektledere og tekniske eksperter er normalt mennesker, der vil have detaljer om produktet og processen i en lingo, der muligvis ikke er forståelig for en person, der ikke har smagt på dette felt. Som projektledere har ansvaret for at opretholde en effektiv kommunikationsforbindelse mellem os og ikke-tekniske klienter en meget vigtig holdning i den store tingenes ordning. Vi kræver vores kunders input hele vejen indtil projektets lukning.

Men vi kan ikke holde alt foran dem og bede dem om at dechiffrere de tekniske termer, der er nævnt i projektdokumentationen og projektets retningslinjer eller endda de præsentationer, vi laver. Vi bliver nødt til at vri og vende og bringe dem et verdensbillede af det produkt eller den service, vi skaber eller forbedrer gennem projektet. Det er ekstremt vigtigt at bygge bro mellem dette tekniske og ikke-tekniske hul, og vi vil se på 8 forskellige måder, hvorpå du kan præsentere dit arbejde, så de kan skabe et mentalt billede af produktet.

8 måder til effektiv kommunikation med ikke-tekniske kunder

Nedenfor er der sikret måder at komme igennem den kommunikationslinje med dine ikke-tekniske klienter. Disse tip og tricks giver dig stor frihed til at opnå det, du synes er den sværeste ting at gøre. Stå op og snak med dine ikke-tekniske klienter, og gør en forskel for, hvordan de ser projektet, og hvordan de bidrager til det.

  1. Lær om din kundes verden og læg fødderne i deres sko

Udforsk din ikke-tekniske klients baggrund og den branche, de kommer fra. Sørg for, at du kender nok til deres professionelle arbejdsstatus for at forstå det niveau af kommunikation, du kan give dem. Forstå også det tekniske niveau, de er opmærksomme på, og træder på de samme linjer, når du kommunikerer med dem.

Disse personer vil ikke altid være helt tabt, når de er en del af projektet, men som spydspidsen til projektet er det dit ansvar at huske alle komfortniveauer for enhver interessent og teammedlem, når de administrerer og arbejder med projektet .

Tænk fra deres perspektiv og gå en kilometer i deres sko, så vil du forstå, hvordan de ser tekniske udtryk, og du kan i overensstemmelse hermed ændre dine præsentationsniveauer og din tech-lingo baseret på denne undersøgelse og forskning. Dedikere dig selv til at gøre et godt arbejde udført af kommunikation med disse personer. Og et vigtigt aspekt - hold dig ydmyg.

  1. Husk, at det handler om mennesker og deres handlinger, ikke om koder og teknologi

Hvis du er en teknisk-kyndig person, betyder det ikke, at alle får dig plet, når du flagrer den tekniske lingo, som du bærer rundt. Som projektleder skal du, mens du taler med en ikke-teknisk klient, sikre dig, at du koncentrerer dig om menneskene (dit team og dine kunder) og de opgaver, de udfører til projektet. Informer dine klienter om deres fremskridt og hvordan de har bidraget til at nå denne milepæl i projektet.

At tale om kodelinjer og kodeløkkeproblemerne, der er opstået, kommer ikke rigtig godt til dig og vil sende dine ikke-tekniske klienter til en vanvittig stemning.

Prøv at bruge termer, de kan forholde sig til, såsom "brugeren skal derefter trykke på denne knap for at komme til disse sider for at afslutte transaktionen …" i stedet for "systemet vil indlede indsendelseshandlingen og vil vise den afsluttede transaktionsmeddelelse, mens handlingen bliver afsluttet … ”På denne måde kan du slå lige i hjertet af, hvad de vil opnå med dette projekt og give dem mulighed for at forstå, at du og dit team har fået det rigtigt.

  1. Hold det enkelt, fjollet

KISS og fortæl, siger de. Som projektleder, der beskæftiger sig med eksterne, ikke-tekniske klienter, skal du sikre dig, at kommunikationen til dine klienter er komplet, kortfattet og mere end nogensinde enkel. Brug almindeligt engelsk for at få din besked til dem. Du har undersøgt deres baggrund, og du ved, hvad de inderligt reagerer på. Så dit næste skridt er at holde al kommunikation med dem så enkel som den kan være og udjævne den kun på grundlag af, hvad du har erhvervet gennem den professionelle baggrundscheck.

Må ikke overvælde dem med den jargon, du kunne bruge med dine teammedlemmer eller interne interessenter, og vær ærlig med dem om enhver procedure, der finder sted.

Effektiv kommunikation er vejen at gå. Forestil dig en situation, hvor du besøger en læge, og han forklarer din lidelse for dig på en måde, der forlader dig forvirret og ude af sted. Den hjælpeløshed, du føler, er præcis, hvad din klient går igennem. Så tommelfingerregel, KISS (hold det enkelt, fjollet).

  1. Diskuter de resultater, de får

Når du kommunikerer med dine ikke-tekniske klienter, skal du sørge for at forklare dem "hvorfor" og "hvad" laver du aspekter af projektet i stedet for "hvordan" du gør netop det. Når ikke-tekniske klienter ser på fordelene og funktionaliteten, de vil høste projektet, reagerer de bedre end når du forklarer de komplicerede detaljer om, hvordan dit team samler det hele.

Vis dem fordelene, som resultaterne derefter får for dem. Vis dem, at de med hver milepæl, der opnås af projektet og projektteamet, kommer tættere på at nå det mål, de har sat sig for at nå. Sørg for, at de er klar over, at disse opgaver vil resultere i det mål, der er sat, og at disse opgaver, når de er afsluttet i effektivitet, viser sig at tilføje flere fordele end forventet.

Med dette i tankerne er jeg sikker på, at selv du som projektleder vil kigge efter ekstra fordele, der kan opnås ved dette enkelt projekt.

  1. Brug eksempler

Analogi og brug af eksempler kan være dine bedste venner på sådanne tidspunkter. Disse øvelser vil endda hjælpe dig med at bringe din kreative side på arbejde. Drej og vend dig vej til at bruge eksempler fra dagligdagen til at gøre dit punkt. På denne måde vil du være i stand til at forbinde informationerne bedre til deres ekspertise. Med mere relatabilitet og en bevidst indsats fra din side, vil du også kunne vinde dem med dit kameratskab. Med relatabilitet kommer pålidelighed og dermed kommer tillid til det arbejde, du udfører, og den kommunikation, du leverer til dine ikke-tekniske klienter.

Brug af eksempler kan endda hjælpe dig med at forenkle projektet for dig selv og dine teammedlemmer og vil give dig mulighed for at se på projektet fra en lægmandsperspektiv. Dette vil øge dine chancer for et helaftalt projekt, der virkelig henvender sig til kunderne og offentligheden.

  1. Undervurder ikke eller overvurder deres ekspertiseniveau, når det kommer til projekter

Selvom disse ikke-tekniske klienter ofte ikke er velkendte med fagets tekniske karakter, især under oprettelsen af ​​software-værktøjer og applikationer, har de for det meste et godt og afrundet videnbase, når det kommer til projekter og processer. De forstår processerne, og hvordan disse processer i sidste ende kan gøre det muligt at udføre softwareudviklingsprocessen let.

Du kan helt sikkert have dem om bord for aktivt at hjælpe teamet, når det kommer til at køre projektet. Der er mange forskellige typer klienter, som vi, projektledere, har at gøre med. Tænk ikke dem alle som en, men forstå snarere hver klient grundigt, deres styrker og svagheder og hvordan du kan trykke på deres styrker og minimere deres svagheder. Analyser alle disse, og begiv aldrig fejlen ved at undervurdere eller overvurdere disse personer.

  1. Giv dem en 101-klasse

Vær opmærksom på alle de vilkår, du bruger i dine præsentationer og i dine dialoger med de ikke-tekniske klienter. Lav listen til et definitionsforum og noter definitionerne på almindeligt engelsk, så du kan udlevere dem til dine ikke-tekniske klienter, og de kan forstå, hvad du mener, når du bruger dem. Du kan undgå de blanke udtryk, de vil have på deres ansigter, når du binder ud disse vilkår i dine møder og vil også undgå tab af tid på grund af forklaringer på disse særlige vilkår.

Med denne øvelse er jeg sikker på, at dine ikke-tekniske klienter også har mulighed for at lære noget nyt og vil gøre dem i stand til at være entusiastiske over mødet og præsentationer. Denne aktivitet kan forberede dem til mange flere møder og diskussioner, som du planlægger at arrangere og giver dem mulighed for også at bidrage frugtbart. Er det ikke det, du vil?

  1. Spørg dem altid, hvis de griber fat i det, du venter på dem

Stop din præsentation et stykke tid, og still dine ikke-tekniske klienter et par spørgsmål:

  • Er du med mig?
  • Er der noget uklart for dig?
  • Har du brug for mig til at gentage noget?
  • Har du nogen bekymringer eller tvivl i dit sind vedrørende dette koncept?
  • Brug for hjælp til noget?
  • Er du godt tilpas med præsentationens hastighed?

Sådanne spørgsmål kan være betryggende, og det kan vise dem, at du har brug for deres tilstedeværelse og aktiv deltagelse, og du har brug for dem til at forstå alt, hvad der foregår. Det giver dem også en chance for at stille trivielle spørgsmål, som når de besvares kan gøre en forskel for deres forståelse.

Dette antyder også, at du er glad for at svare næsten på ethvert spørgsmål, som de kaster dig, og dette vil hjælpe dem med at opbygge tilliden til at acceptere, at de ikke har forstået et bestemt udtryk eller koncept. Med dette løft vil de stå op for at afklare deres tvivl. Dit projekt drager så fordel, da de derefter kan tænke over det fra deres perspektiv og tilbyde dig et helt nyt perspektiv at tænke på.

Anbefalet artikel

  • Gæld og egenkapital
  • Vejledning til projektlederansvar

Kategori:

Iværksætterudvikling