Stavekontrol i Excel (indholdsfortegnelse)

  • Stavekontrol i Excel
  • Brug af stavekontrol i Excel?
  • Eksempler på stavekontrol i Excel
  • Funktioner ved stavekontrol i Excel Dialogue Box

Stavekontrol i Excel

Stavekontrol er en af ​​de vigtige kontroller, der skal udføres i Excel. Dog ignoreres det ofte, da de fleste af Excel-brugere handler mere i antal sammenlignet med tekster. Men det er et vigtigt værktøj, mens vi opretter ethvert datasæt, der har tekstværdier, der er gemt i celler i en projektmappe. Forestil dig, at du har datasættet, du skal sende til din kunde / klient, og de bemærker et stort antal skrivefejl i det, alt dit hårde arbejde går til forgæves. Ligegyldigt hvor meget du har arbejdet med deres dataanalyse og spildt hele ugen på det. Så ignorer ikke det bare sådan. Jeg vil forklare alle funktionerne i stavekontrol, og det er alle funktioner med et lille eksempel.

Brug af stavekontrol i Excel

Stavekontrol bruges til at identificere stavefejl, skrivefejl eller enhver form for duplikatord (jeg vil forklare det med et eksempel) i Excel. Det kan være et nyttigt værktøj, når du bruger nogle tekster gentagne gange i Excel. Selvom mange af os spiller med tal i Excel stavekontrol spiller en afgørende rolle, når vi opretter nogle rapporter og datasæt, der kan have tekster. Så ingen vil ønske at se nogen form for fejl i det, eller du vil ikke forstyrre dine ledere / chefer af disse slags fejl

Eksempler på stavekontrol i Excel

  • I nedenstående skærmbillede har jeg samtalen mellem 2 fyre gemt i Excel. Gå ikke med indholdet, det er udelukkende for at få dig til at forstå bedre.

Skærmbillede 1

  • I skærmbillede 1 kan du se, at der er en masse skrivefejl og stavefejl.

  • For at køre stavekontrol i denne særlige arbejdsbog skal du aktivere de celler, hvor du vil kontrollere stave- eller skrivefejl og gå til fanen “GÆNGT” i Excel-båndet, og der finder du stavekontrolmulighed.

  • Genvej til at køre stavekontrol er blot at trykke på “F7” -knappen fra dit tastatur efter aktivering af celler / regneark.

Skærmbillede 2

  • I ovenstående skærmbillede 2 kan du bemærke, at jeg har valgt A1-cellen og stavekontrolindstillingen i fanebladet Gennemgang.

  • Nøglepunkt: Hvis du vælger celle A1, vil den gå gennem alle cellerne vandret, dvs. alle kolonner i den første række, flytte derefter til den anden række og kontrollere alle kolonnecellerne i den anden række (fra venstre til højre) og derefter flytte til tredje række og så videre.
  • Efter at have gået videre til den sidste celle, hvor en værdi er gemt, og den identificerer enhver stavefejl, vises en stave-dialogboks.
  • Hvis du vil starte stavekontrol fra et andet sted, lad os tage et eksempel, celle D5, det vil simpelthen gå gennem alle celler i række 5 og derefter rækker under det, og når det er gjort, vil alle rækker efter D5, spørge dig, "hvis vil du fortsætte med at kontrollere i begyndelsen af ​​arket? ”. Nogle dialogbokse som nedenfor skærmbillede vises. Hvis du vælger ja, kontrollerer det de resterende celler (A1 til D5 i vores tilfælde) og viser forslag. For at få dig til at forstå bedre, har jeg valgt D5-celle og trykket på F7 nu vil den kontrollere alle cellerne efter den og give forslag til stavekorrektion & efter at den vil bede om at kontrollere de resterende celler eller ikke og arbejde i overensstemmelse hermed. For din bedre forståelse skal du gennemgå nedenstående skærmbilleder.

Skærmbillede 3

  • Trykket på F7 efter aktivering af B13-celle, nu vises en stavekontrol-dialogboks med korrektionsforslag.

Skærmbillede 4

  • Resultater af celle B13-korrektion gennem stavekontrol er nævnt i skærmbillede

Skærmbillede 5

  • Efter at være gjort med den sidste celle med korrektion (C13), har den bedt om at kontrollere fra begyndelsen af ​​arket. Som diskuteret ovenfor.

Funktioner ved stavekontrol i Excel Dialog Box

  • Du har måske bemærket ovenstående skærmbilleder, at der er mange muligheder tilgængelige i stavekontrol. Lad os diskutere dem en efter en.
    1. Ignorer én gang: Hvis der er en fejl i henhold til Excel, men du kun vil beholde den tekst som den, skal du klikke på denne og Excel vil ignorere denne fejl en gang.
    2. Ignorer alle: Hvis du vil ignorere alle forekomster af det pågældende ord i den givne projektmappe, kan du klikke på denne mulighed.
    3. Føj til ordbog: Hvis der er en fejl i en tekst, men det er det ord, der også ofte skal bruges i fremtiden (måske ethvert navn eller forkortelse osv.), Kan du tilføje det til ordbogen. Ethvert ord, der føjes til Excel's Dictionary, vil ikke blive opdaget som en fejl i fremtiden i nogen projektmappe. Det vil blive en del af ordbogen og en liste over acceptable ord.
    4. Skift: du kan bruge det, når du vil ændre et ord i henhold til forslag, og det vil ændre det i henhold til det valgte foreslåede ord. (Du kan se i skærmbillede 3, ord, der er foreslået til tekst i celle C5.)
    5. Skift alt: Det erstatter alle forekomster af det ord i et regneark i henhold til det valgte forslag.
    6. Autokorrektion: Hvis du går med denne indstilling, korrigerer det ordet automatisk med det valgte forslag, og det tilføjes til autokorrekturlisten, hver gang du skriver det ord, korrigeres det automatisk i henhold til det valgte forslag.
    7. Ordbogsprog: Vi kan ændre ordbogen, der bruges i Excel.
    8. Valgmuligheder: Bruges til at ændre standardindstillingerne for Excel (diskuteret senere i denne vejledning), og det åbner en indstillingsboks, hvor du kan foretage ændringer i overensstemmelse hermed.
  • Nu valgte jeg at fortsætte stavekontrol fra begyndelsen af ​​arket. Og valgte indstillinger i overensstemmelse hermed. Alle stavekontrol udføres.

Skærmbillede 6

  • I ovenstående skærmbillede 6 har du måske bemærket, at der stadig er nogle stavefejl i regnearket, men stadig registrerer Excel ikke fejlene. Har du bemærket det? Hvis ja, fremragende !! Det har bragt os til at bemærke standardindstillingerne for stavekontrol, og de er:
    1. Det ignorerer alle fejl i store bogstaver. For fx er ordene "AAM" og "FIINE" i henholdsvis cellerne C4 & D4 ikke markeret som en fejl.
    2. Alle ord med tal i det ignoreres også. (celle B12 “newww123”)
    3. Det ignorerer også alle internetadresser og filadresser. (D7 & B12)
  • Hvis du vil ændre standardindstillinger i dialogboksen Stavekontrol, skal du gå til filen, skal du klikke på indstillingen for at få menuen excelindstillinger som vist nedenfor

Ved at klikke på indstillingen får du Excel-indstillingsmenuen som denne som vist nedenfor

Derefter skal du klikke på korrekturen for at ændre standardindstillinger i dialogboksen Stavekontrol.

Skærmbillede 7

  • En anden vigtig funktion at bemærke her er stavekontrol ignorerer ikke gentagne ord. Du kan identificere det ved at sammenligne Screenshot 1 og Screenshot 6 omhyggeligt.

Celle F4 har "hvordan har du det?", Og stavekontrol har fundet det. Jeg har slettet det med delete option det som kun vises, når vi har nogen form for gentagelser i Excel.

Ting at huske

  • Stavekontrol bruges til at identificere stavefejl i Excel.
  • Du kan ignorere, ændre, autokorrigere eller tilføje alle registrerede fejl til ordbogen i henhold til dit krav.
  • Det registrerer ikke fejl i ord skrevet med store bogstaver eller har tal i det.
  • Det ignorerer alle fil- og internetadresser.
  • Det registrerer gentagelse af ord.

Du kan downloade stavekontrol Excel-skabelonen her -

Anbefalede artikler

Dette er en guide til Stavekontrol i Excel. Her diskuterer vi Stavekontrol i Excel og Sådan bruges Stavekontrol i Excel sammen med praktiske eksempler og downloadbar Excel-skabelon. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler -

  1. Excel T. Test-funktion
  2. RANK-funktion i MS Excel
  3. Excel PERCENTIL Funktion
  4. Anvendelser af Excel ROUNDUP-funktion

Kategori:

Excel-tip