Opret effektive Gantt-diagram til et projekt -

Projektledelse er en kompliceret proces og involverer ofte jonglering af flere opgaver på én gang. Dette gælder for alle slags projekter - det være sig at styre et hjem, eller et særligt vanskeligt softwareudviklingsprojekt eller en civil entreprenør.

Når der er en eller to opgaver, er det let for en projektleder at huske, hvad der skal gøres hvornår og hvordan. Men hvad nu hvis der er flere aktivitetsområder, nogle sammenkoblet? Hvordan holder man styr på alle opgaver for at sikre, at projektet er afsluttet, afsluttet godt og afsluttet i god tid?

Her er hvor Gantt-diagram kommer ind på billedet. De er en visuel repræsentation af opgaverne i et projekt. Gantt-kortet har sin oprindelse i 1896, da en polsk ingeniør, Karol Adamiecki, brugte et lignende diagram til at skildre produktionsplaner. Han kaldte det harmonogrammet, og da det blev offentliggjort på polsk og russisk, forblev det stort set ukendt. Samtidig designede en amerikaner, der hedder Henry Gantt, et lignende diagram, og det er hans navn, som kortet nu bærer.

Diagrammet blev brugt i vid udstrækning i produktionsteknik. Snart med fremkomsten af ​​computere blev det en almindelig og praktisk projektplanlægningsmetode. Med webbaserede applikationer opnåede Gantt-skemaet popularitet og er nu en fælles funktion i de fleste projekter. Nu, dog med Agile-metodologier, er Gantt-skemaets popularitet lav. Det har dog forsøgt at udvikle sig med tiden.

Hvad er et Gantt-diagram i projektstyring?

Første ting først: Hvad er et Gantt-diagram i projektstyring? Kort sagt er et Gantt-diagram en visuel søjlediagramrepræsentation af et projekts tidsplan.

Typisk omfatter rækkerne forskellige opgaver i et projekt, der ofte bores ned til individuelle opgaver, hvor tidslinjen danner kolonnerne i diagrammet.

Med programmer, der opretter et Gantt-diagram til et projekt, kan du se, hvor projektet står på en given dag. Gantt-diagram for et projekt viser, hvem der er ansvarlig for hver opgave, samt eventuelle afhængigheder mellem opgaver.

Her er et typisk Gantt-diagram for et projekt:

Diagrammet viser tydeligt på en letforståelig måde, hvor projektet står i dag. Diagrammet er yderst nyttigt i præsentationer for ledelsen såvel som for klienter, der muligvis ønsker en hurtig vurdering af de igangværende opgaver.

Afhængigheder i Gantt-diagram for et projekt

En af de vigtigste grunde til, at projektplanerne går galt, er forkert anerkendelse af afhængigheder. Lad os sige, du har et projekt, der kræver tre forskellige arbejdsstier. Alle disse er nødt til at konvergere for, at projektet går videre. Selv hvis en af ​​arbejdsstierne er forsinket, kollapses hele projektplanen. Med et Gantt-diagram identificeres denne afhængighed lige i planlægningsstadiet, visuelt, så enhver forsinkelse markeres øjeblikkeligt for at indikere mulige forsinkelser. Som projektleder kan du derefter straks distribuere ressourcer for at sikre, at forsinkelsen forårsager minimal skade.

Der er flere typer afhængigheder i et projekt. Alle disse kan betegnes på et Gantt-diagram.

  • Finish to Start (FS): I denne type afhængighed skal opgave A udføres, inden opgave B kan begynde. Et eksempel: Lad os sige, at du arbejder på et webdesignprojekt. Først når klienterne godkender de billeder, der skal bruges på webstedet, kan der optræde Photoshop-arbejde på fotografierne.
  • Start to Start (SS): I denne type afhængighed skal opgave A startes for at opgave B begynder. Et simpelt eksempel ville være inden for skrivning. En forfatter skal være begyndt at skrive en roman, inden han begynder at redigere dele af den.
  • Finish to Finish (FF): I denne type afhængighed skal opgave A udføres, inden opgave B kan udføres. Lad os sige, at du arbejder på en brochure. Opgaven "oprette tekst" skal være afsluttet, inden "designe brochure" opgaven er færdig. Imidlertid kan designen starte, før teksten er afsluttet, som det ofte gøres ved hjælp af dummy-tekst. \
  • Start to Finish (SF): I denne sjældne afhængighed skal opgave A starte, inden opgave B kan afslutte. Dette kan anvendes på en ny position, der udfyldes. Det kan være vigtigt, at den udgående medarbejder træner den nye medarbejder, så den medarbejder, der forlader organisationen, kun kan gøre det, efter at den nye er ansat. Det skal bemærkes, at dette strengt taget ikke er en professionel tilgang.

Ved softwareudvikling anbefaler Microsoft, at skemaet Finish Start oftest bruges. Det afskrækker også brugen af ​​Start to Finish-algoritmen, da det kan betyde uendelig forsinkelse og mulige cirkulære referencer i en arbejdsgang. Til just-in-time-implementeringer kan Start to Finish-afhængigheden bruges.

Trin til at oprette et effektivt Gantt-diagram til et projekt:

Processen med at oprette et Gantt-diagram til et projekt er ganske intuitiv. For bedst brug skal du dog også planlægge for diagrammet.

Mens du kan forberede diagrammet på papir eller på en computer, vil det gøre opgaven lettere, hvis du har en Gantt-diagramskabelon, som du kan tilslutte oplysninger. De fleste webbaserede samarbejdsværktøjer inkluderer skabeloner til Gantt. Der er også masser af skabeloner til det samme til Microsoft Excel.

  1. Lav en omfattende opgaveliste

Dette trin involverer opdeling af projektet i dets Gantt-diagrammer. Hvis man kan opdele det i en hierarkisk struktur med opgavegrupper, under hvilke opgaver er beskrevet mere detaljeret, fungerer det bedst.

Lad os for eksempel overveje opgaven med at oprette et nyt websted

Nogle af de overordnede faser er:

  • Anmeldelse
  • Anvendelsesområde
  • Design
  • Indhold
  • Coding
  • Test
  • Implementering og vedligeholdelse

Under hvert af disse trin vil der være yderligere opgaver. Det er bedst at bore dybt så meget som muligt, så opgaverne defineres klart.

Under hensyntagen til indholdsfasen kan de involverede delopgaver for eksempel være:

  • Samling og gennemgang af en tekst
  • Samling og gennemgang af grafiske elementer
  • Oprettelse / omskrivning af tekst
  • Oprettelse af grafiske elementer (kan indeholde en fotosession osv.)
  • Billedredigering
  • Tekstredigering
  • Afslutning af indhold

Eller andre trin, der kan være relevante for dit projekt.

Tilsvarende skal alle opgaver, uanset hvor tilsyneladende trivielle, anføres.

  1. Liste over afhængighed af opgaver

Opgaveafhængigheder skal anføres. Et simpelt Excel-ark eller endda en Word-tabel ville være tilstrækkeligt.

Hvad er de trin, der er afhængige af andre?

I vores eksempel kan indholdsredigeringen først begynde, efter at det eksisterende indhold er evalueret og nyt indhold oprettet om nødvendigt. Fotoshopping kan kun udføres, når der er taget fotografier.

Det er vigtigt at notere afhængighederne, så planlægningen af ​​Gantt-diagrammer bliver lettere og strammere.

Dette afhænger også af din organisation. Hvis hold er mindre, og ressourcerne er knappe, kan det være fornuftigt at først plotte dine ressourcer og derefter tidslinje det. Hvis din er en enorm virksomhed med en bred ressourcepulje, kan det være fornuftigt at først oprette tidslinjen.

  1. Opret tidslinjen for projektet

For ledere, der kan lide at komme ned og beskidte tidligere, er dette den kødeste del af Gantt-diagrammet.

Når opgaverne er klar, oprettes tidslinjen. Faktor i weekender og helligdage.

På software som SmartDraw oprettes Gantt-diagrammet til et projekt lige efter du har indtastet data på en brugervenlig skærm. Men med anden software eller Excel-skabeloner skal du muligvis indtaste værdier på selve Gantt-diagrammets regneark.

Da Gantt-diagrammet er et værktøj til at visualisere planen, bør tilgængeligheden af ​​specialiseret software ikke have så meget betydning.

Tidslinjer er afhængige af klienten, og hvis klienten har bestemte tidsbegrænsninger, skal du sikre dig, at du deler tiden mellem opgaverne smart.

Denne tidslinje er forpligtet til at ændre sig og er sandsynligvis ikke endelig, men prøv at gøre den så tæt på den endelige som muligt.

  1. Tildel hver opgave til en gruppe eller person

Som projektleder skal du finde ud af den bedste måde at gøre dette arbejde på. Evaluer dit team. Find ud af, hvem der fungerer bedst til hvilken opgave. At lægge projektet ud på en grov tidslinje i en bærbar computer eller en software hjælper dig også med at sikre, at ressourcer ikke dobbelt dyppes - kræves to steder på én gang.

Dette kan tage lidt tid, men det er en vigtig del, der skal rettes.

Nogle af de spørgsmål, der kan hjælpe dig med at fastgøre de passende personer, er:

  • Vil denne ressource være god i en klient-vendt rolle?
  • Vil denne ressource være i stand til at koordinere og arbejde med andre?
  • Vil denne ressource hurtigt kunne vende tingene rundt?
  • Er denne ressource bedre til multitasking eller til at udføre en opgave i dybden?
  • Fra hvornår er denne ressource tilgængelig? Afhængigt af om dit projekt er ressurskritisk eller tidskritisk, tildeles opgaverne.

På dette tidspunkt skal der også være klarhed over flere ting i din organisation:

  • Hvem underskriver design? På tekst? På budgetter?
  • Det er vigtigt at sikre, at den person, der er ansvarlig for at logge ud af tingene, får passende spillerum. Hvis indholdsdirektøren, der er ansvarlig for alt indhold, forlader en planlagt rejse til udlandet, skal du sikre dig, at den er indarbejdet på tidslinjen.

Dette kræver en vis koordinering med HR og andre projektledere og omfavner det.

Nu kan du allokere individuelle ressourcer eller grupper til opgaver, der allerede er tidsplanlagt og kortlagt for afhængigheder.

Så dette skulle være det, ikke? Et endnu sidste og afgørende trin er tilbage.

  1. Del og finjuster

Når alt ser ud til at være låst på plads, skal du dele diagrammet med de vigtigste interessenter. Det er en god praksis at dele diagrammet med hele dit team for at sikre, at du ikke har gået glip af noget vigtigt.

Det er klar til at blive delt med klienten, og efter godkendelse er dit Gantt-diagram for et projekt klar til brug!

Begrænsninger af Gantt-diagrammet for et projekt

Buzzword i softwareprojektstyring er Agile. Agile metodologier er overalt, og deres vedtagelse øges med dagen.

Et traditionelt Gantt-diagram for et projekt er meget begrænset med hensyn til moderne softwareprojekter, da fokus er på tilpasningsevne. Gantt-diagrammet planlægger hele forhånden, og hvis (snarere når) skemaer ændres, bliver de meget vanskelige at håndtere. Og bedre brugt tid bruges til at opdatere Gantt-diagrammet.

Agile projekter bruger muligvis korte sprints (i tilfælde af Scrum) eller arbejder på det mest presserende job først (som i Kanban), det er simpelthen ikke muligt at udarbejde et Gantt-diagram i uger. I andre responsive projektmetoder, såsom ekstrem programmering, vil det simpelthen være spild af tid, da de planlagte dele af diagrammet er meget korte.

Softwareprojektledere har rapporteret en vis succes med at bruge et Gantt-diagram til et projekt til at holde styr på individuelle sprints. Andre pooh-pooh ideen, idet de siger, at et Gantt-diagram for et projekt er baseret på modellen for Waterfall-projektledelse.

Gantt-diagrammer har også omdømme at forsøge at vise for meget information. Søjlerne, med forskellige farver for at indikere forskellige ressourcer og afhængigheder, kan være meget forvirrende for komplekse projekter.

Gantt-diagrammet er dog stadig et populært planlægningsværktøj i flere brancher. Faktisk spiller de en enorm rolle i mere procesdrevne projekter såsom webstedsudvikling.

Alternativer til Gantt-diagram til et projekt

Gantt-diagrammet er i det væsentlige et søjlediagram over opgaveskemaer. Ethvert stykke papir, inklusive en detaljeret opgaveliste, kan nå det samme formål.

Nogle alternativer til Gantt-diagram til et projekt inkluderer:

  • En detaljeret opgaveliste over ansvarlige personer
  • En tavle, der sporer fremskridtene i hver historie / sprint, i tilfælde af Agile-projekter
  • Et Kanban-bord: et simpelt bræt med tre kolonner - at gøre, gøre og gøre i sin enkleste form
  • Andre værktøjer oprettet specifikt til Agile-projekter, såsom Sandglaz

Gantt-diagrammer er nået langt, efter at have tjent fremstillings- og servicebranchen. De har gjort processerne så meget mere gennemsigtige og har tilpasset sig så godt de kunne til den mere krævende softwareindustri.

Mens deres popularitet uden tvivl er faldet meget, forbliver de stadig den første gå til projektledere over hele verden ved starten af ​​et projekt.

Anbefalet artikel

Dette har været en guide til, hvordan man opretter et Gantt-diagram til et projekt. Her har vi drøftet trin til at oprette et Gantt-diagram til et projekt på en effektiv måde. Du kan også se på de følgende artikler for at lære mere -

  1. Vandfald projektledelse
  2. Kanban: Nyttigt trin?
  3. Top 5 typer af projektstyringsrapporteringsværktøj
  4. 20 Spændende projektledelsesspørgsmål om jobinterview
  5. Vigtigt af Visual Basic - kort med dynamisk input

Kategori:

Iværksætterudvikling