Projektledelse har betaget vores professionelle liv på en sådan måde, at det nu er blevet en norm i hver eneste virksomhed og kontor / organisation. Denne fase af systematisk at udføre dit arbejde og organisere bits og dele af et projekt for at nå et fælles virksomhedsmål eller -mål var det, der styrede vellykkede projekter og innovative, avancerede ændringer og ændringsstyringssystemer. Med projektstyringsteknikker udviklede projektstyringsmetoder sig, og disse tilgange udviklede sig og voksede til de stadigt skiftende aspekter af globale virksomheder.
Efterhånden som industrialiseringen voksede eksponentielt skabte der et kløft i den måde, vi kiggede på projektledelsesmetoder på, og hvordan det ville påvirke virksomheden. Det nødvendige arbejde for at blive hurtigere og bedre og mere nøjagtig end nogensinde. Det var det, der kom til os som den nye side af projektledelsen. De ældre tilgange, eller flere ældre systemer, blev kaldt traditionel projektstyring, og den nye, levende og mere intuitive tilgang blev kendt under navnet Dynamic Project Management.
I denne artikel skal vi se på, hvordan vi kan differentiere disse to faser af projektstyring, og hvordan vi kan hjælpe dig med at beslutte, hvilken af disse fremgangsmåder der er brug for af din virksomhed til at fungere som en velsmurt maskine. Vi lægger stor vægt på traditionel projektstyring kontra dynamisk projektstyring på basis af 6 individuelle point, og vi får se, hvordan de klarer sig på disse vilkår.
Traditionel projektstyring
Når vi taler om traditionel ledelse, ser vi på en meget begrænset og stiv form for en projektstyringsmetode. Denne tilgang var starten på projektledelse på planeten og antog, at projektets omfang og mål forblev konstant gennem projektets livscyklus. Initieringen og planlægningen blev derefter designet efter denne tankeproces. Der blev afsat tildelinger, og produktet blev forestillet i en todimensionel opsætning uden nogen variation eller endda muligheden for en overvejet variation.
Med absolut ingen margin tilbage til at imødekomme varians og ændringer i projektplaner og tidsplaner, var succesmarginalerne dystre og ikke særlig opmuntrende. Traditionel projektstyring identificerer tidslinjer og ressourcer med den antagelse, at intet vil ændre sig i løbet af projektet, og at planen overholdes til enhver tid. Projektets livscyklus så sådan ud:
- Projektstart
- Projekt planlægning
- Projektudførelse
- Projektovervågning og -kontrol
- Projektlukning
Projektets livscyklus vil blive fulgt i en rækkefølge, og et trin ville følge en anden, dvs. kun når projektplanlægningen er afsluttet, skiftes hele projektet til projektudførelse.
-
Ændringer i plan
Som nævnt ovenfor har traditionel projektstyring et meget stift syn på hele projektledelsesrummet, vi skaber for at udføre en ændring eller bevægelse mod et fastlagt mål. Med den antagelse, at alt forbliver ligesom det er, er der ingen fleksibilitet i planen, der udarbejdes efter projektets igangsætning.
Med mindre plads til ændringer, selv en mindre ændring, som projektet står overfor i udførelsesfasen eller i selve planudformningsfasen, vil det være nødvendigt, at projektlederen omlægger hele planen fra bunden under hensyntagen til den ændring, der er sket.
Som vi nu ved, at der inden for arbejdet med et projekt er der mulighed for mange ændringer. Omformulering og redesign af hele planen ville ikke være skalerbar og ville koste organisationen tid, ressource, inflation i budgettet og indsats.
-
Roller og ansvar
I traditionel projektledelse ser vi på en central figur, der tager sig af hele projektets funktion. Denne person er projektleder (PM). PM ser gennem alle de faser, projektet gennemgår, og er ansvarlig for dets gnidningsløse funktion.
Med den dynamik, der tilbydes af projektet, falder også ansvaret for at opdatere planen i hænderne på premierministeren, hvilket således overbelaster et enkelt individ med opgaven at styre og skubbe projektet på sporet. Dette kan være en ganske opgave at styre.
-
Produktivitet og ydelse
Der er meget fokus på overholdelse af tidsplaner og tidsplaner, da der nu er en hård straf for premierministeren, hvis der endda er en mindre ændring i projektplanen. Denne ensidige kærlighed til projektplaner forstyrrer projektets arbejdsgang og arbejdet hænger under alle omstændigheder tilbage.
Med sindet fra det faktiske arbejde, der finder sted, har der også været mange tilfælde, hvor kvaliteten blev kompromitteret med henblik på at forblive til tiden. Der var altid et hush-push, når det kommer til tidslinjer og ikke et øjeblik til at trække vejret og tænke over det arbejde projektmedlemmer gør.
-
Risikostyring
Selvom hovedparten af koncentrationen af teamet og projektlederen er på tidslinjer, med utilstrækkelig opmærksomhed på risikostyring og forventning om risici, vil teamet reagere på risiko snarere end at reagere på dem.
Når der er en reaktion på risici, der finder sted, ved du, at du overhovedet ikke er opmærksom på risici, da du antager, at ændring ikke ville finde sted, og projektet vil strømme pr. Tidsplaner. Men med brandbekæmpelse, der finder sted under projektet, bliver du tvunget til at gå off-track, og derefter foregår cyklussen for omformulering af planen igen.
-
Prioritering af arbejde
Arbejdsprioritering kan få et alvorligt hit under projektforhandlingerne, og med rammen af traditionel projektstyring, hvor autoriteten er centraliseret, er der en mulighed for, at teammedlemmerne ikke er opmærksomme på den rigtige prioritering af arbejdet. Dette kan få dem til at arbejde på de forkerte ting på det forkerte tidspunkt.
Projektlederen er normalt for forkælet af planerne og de ændringer, der forekommer, at teamet bliver efterladt uden et prioriteringsorgan til at hjælpe dem med at udføre arbejde efter behov.
-
tidslinjer
Med svage tidslinjer var traditionel projektstyring i sin mest sårbare ende, og det er nu, vi ved, hvorfor denne rudimentære installation af processer bare var en forgænger for den dynamiske form for projektstyring.
Der er meget ekstern indflydelse på tidslinjerne og fristerne for traditionel projektstyring. Med kunder og klienter, der dikterer tidsfristerne, er der ingen praktisk gennemgang af beregningen af arbejde og den tid, der kræves til det arbejde.
Dynamisk projektstyring
I skarp kontrast til traditionel projektstyring adresserer miljøet skabt af dynamisk projektstyring alle de bekymringer, det tidligere miljø rejser. Projekternes dynamiske karakter håndteres perfekt af denne type projektstyring, da den giver mulighed for en fleksibel ramme, der omfatter de stadigt skiftende sæsoner for projektplanerne og målene. Den tilgang, der bruges her, i et dynamisk projektstyringsmiljø, er den ved at opdele projektet i selvbæredygtige enheder, der ikke har en masse afhængige faktorer knyttet til det.
I betragtning af et softwareudviklingsprojekt har du forskellige krav, der er ekstremt ustabile og er underlagt massive eller mindre ændringer med hvert skridt, der tages. Stort set er disse planer baseret på en hypotese, der måske eller måske ikke svarer til de faktiske hændelser inden for projektet. Det er meget upraktisk at følge den traditionelle projektstyringsmetode i sådanne scenarier, og derfor kom projektledelseseksperter med behovet for en ny og fleksibel tilgang.
Dynamisk projektstyring eller Agile projektstyring var tilfældigvis netop den tilgang, der var nødvendig for at bryde jinx i mislykkede projekter, som blev forårsaget på grund af stivheden i den traditionelle projektstyringsmetode. At være meget iterativ for en projektledelsesmetode, dynamisk projektledelse gik den trinvise vej. Med alle gode ting er der aspekter af projektet, der skal undersøges omhyggeligt for at få bolden til at rulle. De er:
- Værdien af projektet skal være klar
- Der skal være aktiv deltagelse fra kunderne for at kontrollere projektets forløb
- Visuel og grafisk dokumentation bør tillades og tilskyndes
- Holdsamarbejde skal være den autoritative figur i projektudførelsen
Udviklingscyklusserne er byggestener, der muliggør konstant evaluering af projektet, og rammen giver mulighed for konstant feedback og forbedring på stedet at blive taget op. Med kontinuerlig forbedring som rygraden er dynamisk projektstyring helt sikkert vejen til at gå videre. Planlægning bliver mere smidig og foregår med meget overvejelse og forventning om bord.
-
Ændringer i plan
Med de nyeste teknologier, der overtager den dynamiske projektstyringsmetode, stoler PMs på projektstyringssoftwareværktøjer til at hjælpe dem med at gennemføre de forskellige ændringer i planer og de forskellige introduktioner i projektdesign og udførelsesfaser. Disse værktøjer er i overensstemmelse med den dynamiske projektstyringsmetode på en måde for at skubbe en meget lille mængde stress på PM, når det kommer til ændringer i planen.
Disse værktøjer gør det muligt for PM'er automatisk at inkorporere ændringer i planen, da der allerede er de forskellige situationer, der er overvejet, og beredskabsplaner, der er aftalt for eventuelle ændringer, der måtte komme. Værktøjet tager øjeblikkeligt ændringen og omskifter planen på en måde for ikke at skifte hele planen, men imødekomme den afvigelse, der er ramt.
-
Roller og ansvar
Med automatisk indkvartering af ændringer i projektplanen behøver teammedlemmerne ikke stole på en enkelt centraliseret myndighed for at få deres ordrer og arbejde for dagen. Holdmedlemmerne kan selv hjælpe med at planlægge og prioritere dagen, når arbejdet løber.
Dynamisk projektstyring ville kun være mulig, hvis hænderne, der har bidraget til projektet, er ekstremt dygtige og kan arbejde glimrende i et team. Holdsamarbejde er ekstremt vigtigt i et dynamisk projektstyringsrum, og det udgør en nøglekomponent, der driver denne dynamiske ramme til større muligheder for succes.
-
Produktivitet og ydelse
Planen og tidsplanerne for planen håndteres nu alle automatisk af projektstyringsværktøjet og behøver ikke have dedikerede øjne, der følger dem. Med det kan teamet og premierministeren udelukkende koncentrere sig om det arbejde, der skal afsluttes, og de iterationer, der skal ivaretages. Mere tid giver mulighed for mere kreativitet og innovation og hjælper teammedlemmerne til altid at tænke ud af kassen for enhver hindring, der findes undervejs.
-
Risikostyring
I modsætning til traditionel projektstyring, hvor der var mere en reaktion på de risici, der er opstået, ser du i dynamisk projektstyring på måder at reagere på de risici, der er kommet din vej. I projektplanlægningsfasen gennemføres risikostyring, og der forventes og forudses risici. Med disse forudsigelser blev der også udpeget handlingsplaner til hver risiko, som var forventet. Disse handlingsplaner er indarbejdet i projektplanen, og hvis der skulle være risici, vil en proaktiv metode allerede gå som implementeret.
Hvis risikoen afværges, kan projektet og dets teammedlemmer bruge resten af tiden som en mulighed for at trække projektplanen fremad.
-
Prioritering af arbejde
Her ved alle i projektgruppen, hvad der skal gøres, og prioriteterne er allerede sorteret. Med gennemsigtighed i systemet og klarhed i prioriteringsprocessen sørger dynamisk projektstyring for ændringer i planer eller opgaveprioritet. Disse afspejler straks i projektplanerne.
-
tidslinjer
Med pålidelig planlægning og en fleksibel tilgang er tidslinjen og projektets slutdato eller milepæl datoer ikke sat i sten i starten af projektet, men er snarere under udvikling, da projektet udvikler sig med tiden. Hvis dynamisk projektstyring udføres effektivt, er der en stor chance for succes og besparelser, når det kommer til budget, tid og kræfter.
Dette indebærer, at med en plan, der udvikler sig, vil dine tidsfrister altid være nøjagtige, og slutdatoen for dit projekt vil være baseret på faktiske snarere end prognoser, der er gjort tidligt i tid.
Konklusion
Den traditionelle projektledelse var starten på projektledelsen, og dens bidrag til, hvordan vi forvalter projekter i dag, vil altid blive bifaldt. Ikke at denne artikel gør traditionel projektledelse til en forældet projektstyringsmetode, men den snarere bare sætter det traditionelle med den nye tids dynamik. Traditionel projektstyring bruges stadig i nogle brancher, der har faste tidsrammer for alt og til lineær behandling af arbejdet.
Sammenligningen bringer helt sikkert og åbenlyst dynamisk projektstyring i spidsen i dette løb, og med tider, der kontinuerligt ændres og reformeres i industrisektoren, vil vi helt sikkert blive bedre til, hvad vi gør, og gå videre for menneskeheden.
Anbefalede artikler
- Projektledelsesteknikker - 20 nyttige
- 7 Bedste nyttige effektive trin til at vælge det rigtige sæt af projektgruppemedlemmer
- CRM vs PM-software
- Project Management Interview