Excel-rulleliste (indholdsfortegnelse)
- Drop Down List i Excel
- Sådan oprettes rulleliste i Excel?
Drop Down List i Excel
I excel-rullelisten er en nyttig funktion, der gør det muligt for os at vælge værdien fra listefeltet. Drop Down List i Excel bruges hovedsageligt i en organisation som dataindtastning og medicinsk transkription og datadashboards til at vælge og opdatere valideringsdata på en lettere måde fra dropdown-listen. Derfor sparer Excel rulleliste den tid, hvor vi kan undgå fejl i valideringsdelen.
Vi kan nemt oprette en rulleliste i Excel ved at vælge datafanen, hvor vi kan finde valideringen af data.
Sådan oprettes rulleliste i Excel?
Klik på datamenuen, og vælg datavalideringsmenu som vist nedenfor.
Klik på datavalideringstabellen, så vi får en dialogboks vises som følger.
Nu kan vi se valideringskriteriedelen, hvor den skal tillade valgmulighedsklik på drop-boksen, hvor den viser de flere valideringsdele som hele tallet, decimal osv.
Fra valideringskriterierne skal du vælge indstillingen Liste for at oprette Excel-rulleliste, som vil oprette og beder om valg af en celle for at få vist rullelisten i Excel.
Vi kan nemt oprette en professionel skabelon ved hjælp af rullelisten i Excel, hvor den hovedsageligt bruges til datavalideringsdel.
Opret først et sæt database, der skal vises i rullelisten, denne database skal vedligeholdes i et ark, hvor datoen kommer fra denne hoveddatabase, så det er en vigtig opgave for hoveddatabasens behov at opdateres og vedligeholdes korrekt.
Lad os nu se, hvordan vi opretter dette ved hjælp af nogle eksempler.
Excel-rulleliste - eksempel # 1
Lad os se et eksempel, hvor vi skal oprette et sæt studerendes database med navn, rulle nr. Og klasse. Så det vil være nyttigt at vælge navn, rulle nr og karakter for de specifikke studerende fra en excel Drop Down-liste på den nemmeste måde.
Du kan downloade denne rulleliste Excel-skabelon her - Dropdown-listen Excel-skabelon
I ovenstående tabel kan vi se databasen, der har studerendes navn, Roll No & Grade. Følg nedenstående trin for at oprette rulleliste i Excel:
- Klik på fanen Data. Vælg datavalidering.
- Dialogboksen Data Validation vises som følger.
- Fra validering skal kriterier vælge indstillingen Liste.
- Vælg kildefanen, hvor excel beder om, at databasecellen skal vises på rullelisten.
- Når du klikker på kildefanen, får vi feltet validering af datavalidering som følger.
- Vælg den kolonne, hvor rullelisten skal vises, og vælg kolonnerne A2: A8 til rullelisten med studerendes navn, og klik derefter på ok.
- Når vi har givet udvælgelseskolonnen, får vi en rulleliste som vist nedenfor.
Nu kan vi i ovenstående skærmbillede se, at der er oprettet en excel-rulleliste til den studerendes navn, der viser den studerendes navneliste. Drop Down List-funktion giver os mulighed for at vælge studerendes navne fra databaselisten, så vi kan undgå fejl, og vi kan også undgå at indtaste duplikering i excelarket.
Lad os nu se, hvordan du får rullemenuen til rullelisten som følger:
- Gå til datafanen.
- Vælg datavalideringsmulighed.
- Du får dialogboksen, der viser valideringskriterier.
- Vælg Listeindstilling på rullelisten.
- Placer cellen i kolonnen F som vist nedenfor på skærmbilledet for at få rullemenuen.
- Vælg databasesøjlen fra B2: B8.
- Klik på ok.
Så resultatet ville være:
Lad os nu se, hvordan vi får karakteren til rullelisten som følger:
- Gå til datafanen.
- Vælg datavalideringsmulighed.
- Du får dialogboksen, der viser valideringskriterier.
- Vælg Listeindstilling på rullelisten.
- Placer cellen i kolonnen G som vist nedenfor på skærmbilledet for at få rullemenuen.
- Vælg databasesøjlen fra C2: C8.
- Klik på ok.
Resultatet bliver:
Derfor har vi oprettet en rulleliste for alle studerendes navn, rulle nr., Lønklasse. Vi kan nu oprette rullelisten for at vælge elevernes navn og deres tilsvarende rulle nr. Og karakter som vist på nedenstående skærmbillede.
Nu kan vi se, at rullelisten er oprettet for kun en kolonne, der skal gælde for alle de kolonner, hvor vi har brug for, vi skal kopiere og indsætte rullelisten til den specifikke celle.
Nu i ovenstående skærmbillede kan vi se, at rullelisten er blevet anvendt på alle de kolonner, hvor dens viser hele studerendes navn fra databasen såvel som rulle nr. Og karakter.
Rulleliste i Excel - eksempel # 2
I dette eksempel vil vi se, hvordan man tilføjer “JA” eller “NEJ” drop-down med et klart eksempel.
Her i status vil vi nu tilføje rulleliste “JA” eller “NEJ” for at kende studerendes aktuelle status.
- Gå til datafanen.
- Vælg datavalideringsmulighed.
- Du får dialogboksen, der viser valideringskriterier.
- Vælg Listeindstilling på rullelisten.
- Placer cellen i kolonnen F som vist nedenfor på skærmbilledet for at få rullemenuen.
- Vælg databasesøjlen fra B2: B3.
- Klik på ok.
Nu kan vi se ovenstående rulleliste med JA eller NEJ for at kontrollere den studerendes nuværende status.
Rulleliste i Excel - eksempel # 3
Fejl besked
Hvad sker der her, hvis vi skriver ugyldige data, dvs. ukendt navneliste fra databasen. Funktion i rullelisten kontrolleres først i databaselisten, hvis navnet matcher excel, viser ikke en dialogboks med fejl.
Antag, at vi har indtastet ugyldige data på listen over studerende som "geethas", hvor vi kan se, at dette studerendes navn ikke alle er på databaselisten. Funktioner i rullelisten tjek i databasen, om navne stemmer overens eller ej, hvis ikke, viser det en fejldialogboks som følger.
Vi kan redigere denne fejlmeddelelse, så slutbrugeren kan forstå, hvilke data han har brug for for at indtaste den.
Ved datavalidering kan vi se, at der er tre faner som Indstillinger, Inputmeddelelse og Fejlvarsel.
Her skal vi redigere fejlmeddelelsen i henhold til vores elevdatabase og følge nedenstående procedure.
- Gå til fanen til datavalidering.
- Vælg fanen Fejlvarsel.
- Vi får ovenstående dialogboks med titel og fejlmeddelelse.
- Giv titlenavn og fejlmeddelelse, der skal vises for cellen.
Derfor har vi opdateret titlenavn og fejlmeddelelse, der skal vises nu, lad os se, hvordan fejlen vises i dialogboksen.
Antag, at vi har indtastet ukendt navn i kolonnen for elevnavne, og rullelisten-funktionen kaster følgende fejl med brugerdefineret titel og fejlmeddelelse som følger.
Vi kan se, at vi har indtastet ukendt navn som "Samantha", som ikke er der i databasen, og excel vist som en fejlmeddelelse, hvor vi har givet manuelt i boksen Fejlmeddelelse som fremhævet ovenfor.
Ting at huske
- Vedligehold en separat database til oprettelse af en rulleliste i Excel.
- Brug passende fejlmeddelelse, uanset hvor vi har brug for.
- Anvend datavalidering på den specifikke celle.
Konklusion
Excel-rulleliste bruges hovedsageligt til at oprette professionelle skabeloner og formular til indtastning af data for at gøre værkerne lettere.
Anbefalede artikler
Dette har været en guide til rulleliste i Excel. Her diskuterer vi, hvordan man opretter Drop Down List i Excel sammen med praktiske eksempler og downloadbar excel-skabelon. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler -
- MS Excel: ISBLANK-funktion
- Anvendelser af ISERROR-funktion i Excel
- Sådan bruges ISNA-funktionen i Excel
- Bedste eksempler på Excel REPT-funktion
- Eksempler på Excel-makroer