Introduktion til projektplanlægning
Projektplanlægningsstyring, der ofte bruges i projektstyring, defineres som planlægning af et helt projekt, inklusive minutkomponenter, fra startdato til slutdato. Denne metode inkorporerer planlægning af listen over projektets aktiviteter, milepæle og leverancer. Det er en systematisk projektion af den tidslinje, der er sammensat fra den dag, projektet er konceptualiseret til den dag, projektet er afsluttet, og alt derimellem.
En projektplan kan kun oprettes, hvis der er en klar vision for projektet. En plan kan scriptes, når et projekt kan integreres i en kompliceret funktionel struktur af de forskellige små leverancer.
Hvad er formålet med en projektplan?
Formålet med enhver projektplan er at guide medarbejderne i at gennemføre projektet på en systematisk og organiseret måde gennem effektiv planlægning, der optimerer den disponible tid. Tidsplanen sikrer, at medarbejderne overholder en foreslået tidslinje, hvilket minimerer forsinkelser.
Planlægning af projektet er en del af enhver projektplanlægning. En eksplicit projektplan hjælper med at lede medarbejderne gennem et projekts livscyklus og derved sikre, at medarbejderne ikke bliver afvigede eller forhastede.
En kort beskrivelse af projektplanlægning
Et projekt indeholder fem hovedkomponenter, hvor projektplanen er en væsentlig del af den anden komponent.
- Ideen: Denne første komponent konceptualiserer projektet og skelner, hvor glat det kan afsluttes med de givne ressourcer.
- Indramning af projektets plan: Denne komponent definerer og planlægger hele projektet korrekt. Projektplanlægning inkluderer liste og beregning af budgettet, udvikling af tidsplaner og liste over de nødvendige ressourcer.
- Lancering af projektet: Projektet udføres på dette trin, dvs. de ansatte begynder at arbejde på de tildelte opgaver.
- Projektets ydeevne: Dette er den fase, hvor projektets progression sammenlignes med de forventninger, der blev lagt.
- Lukningen: Denne enkle komponent forsegler leveringen af projektet, efter hvilket mange organisationer har en tendens til at evaluere projektets succeser og mangler med at forbedre de kommende projekter.
Hvad er de trin, der er involveret i udviklingen af projektplanen?
1. Forstå og udkast til projektets Outlook
Som tidligere nævnt skal projektet have et omfang til at oprette en projektplan. Dette involverer projektets forventninger, foreslåede resultater og de krav, der kræves for at gennemføre projektet. Omfanget skitserer også de nødvendige ressourcer såvel som omkostnings- og tidsbegrænsningerne. Derfor gennemføres dette trin med interessenterne. Samtidig er det vigtigt at udarbejde projektet til en funktionel struktur, der fremhæver alle de vigtige opgaver og leverancer. (Bemærk: Opdelingsstrukturen viser opgaverne eksklusive datoer).
2. Projektet er organiseret
Når udsigterne og arbejdsstrukturen med de integrerede komponenter er skitseret, er det muligt at optage alle projektopgaver. Efter at have stavet hver opgave, er det vigtigt at organisere dem på et prioriteret grundlag sammen med den anslåede tid, det tager at udføre hver opgave. Det er lige så iboende at kortlægge de nødvendige ressourcer.
3. Kortafhængigheder
Dette går hånd i hånd med at organisere projektets aktiviteter. Dette trin giver klarhed i forholdet mellem hver aktivitet. Det er således simpelt at identificere den aktivitet, der går forud for en aktivitet, og den aktivitet, der erstatter en aktivitet. Afhængigheden kan klassificeres som:
- Finish-to-start: hvor det er vigtigt at afslutte den ene opgave, før du går videre til den næste
- Start-til-start: hvor det er vigtigt at starte en opgave, inden du starter en anden
- Finish-to-finish: hvor det er vigtigt at afslutte en opgave, inden du afslutter en anden
- Start til slut: hvor det er vigtigt at starte en opgave, før en anden afsluttes
4. Blueprint af den centrale sti
Udførelse af en opgave til tiden bliver bydende nødvendig, når tidsintervallet mellem dens forfaldsdato og den efterfølgende aktivitets startdato er nul. Kort fortalt vil forsinkelse af denne aktivitet forsinke hele projektet. Således er en række vigtige opgaver kortlagt for at undgå en samlet forsinkelse. Denne oversigt kan definere tidsperioden for projektets færdiggørelse.
5. Marker de vigtige milepæle for projektet
Milepæle hjælper med at spore projektet med bestemte intervaller. Dette hjælper medarbejderne til at overholde projektets forløb. Fra en ørnens perspektiv viser det, om projektet er godt inden for den definerede tid.
Disse kontrolpunkter er af to typer - ekstern og intern. De eksterne milepæle er beregnet til sponsorer, interessenter, klienter osv .; det afslører, hvor projektet er nået. De interne milepæle er sat for de ansatte, der direkte arbejder på projektet; det hjælper medarbejderne i at spore projektets progression.
6. Udpegning af menneskelige ressourcer
Projektplanen forbliver ufuldstændig uden fordeling af opgaver til medarbejderne. Tommelfingerreglen er at tildele 3/4 af deres tid til den primære opgave og det resterende kvartal til eventuelle sekundære opgaver som hjælp eller administrative opgaver.
7. Tildel en stipuleret startdato og slutdato
Efter forståelse af den krævede varighed for hver opgave, indstilling af milepæle og estimering af den samlede tid, der kræves for at afslutte projektet, kan start- og slutdatoer angives. Den forventede startdato er sat ud fra de dygtige menneskelige ressourcer. Den forventede slutdato kan ændres på grund af medarbejderes blade, regeringsferier og andre uventede faktorer.
Hvad er de almindelige teknikker til planlægning af et projekt?
Der er få populære metoder, som de fleste PMO'er vælger, når de udvikler en projektplan, nemlig Opgaveliste, Gantt-diagram, kalendere, integrerede tidsplaner osv. De fleste websteder tilbyder gratis online software som "2-plan", der har en interaktiv Gantt Diagram til hjælp til at administrere forskellige planlægningskomponenter som medarbejdernes tilgængelighed, timesedler eller opgavetildeling.
Her er en kort idé om:
Opgaveliste
Denne metode dokumenterer en liste over opgaver for hver medarbejder i projektet, enten i en tekstbehandler eller et regneark. Denne enkle metode er ideel til ethvert lille projekt. Et par, som Zoho, kan samarbejdes med websteder som Google+ for at hjælpe medarbejderne med at opdatere projektstatus direkte i dokumentet. Ulempen er dog, at der konstant kræves en manuel opdatering for at spore projektets fremskridt.
Gantt kort
Gantt Chart er et søjlediagram over aktivitetssekvensen mod tiden. Hver bjælke angiver en opgave med dens start- og slutdato og repræsenterer således den varighed, der er taget for afslutningen. Det angiver også en overlapning af aktiviteter, afhængigheder mellem opgaverne og starten samt forfaldsdato for hele projektet. Dette værktøj er meget foretrukket af de fleste PMO'er på grund af visualiseringen, der hjælper med at spore projektet bedre. Gantt-skemaet er et effektivt værktøj til at rapportere statusopdateringer og estimere den tid, der kræves for at afslutte projektet.
kalendere
Kalendere kan duplikeres i mange filer med et unikt navn for hver. Således muliggør muligheden for at oprette en kalender til hvert projekt, der registrerer hver opgave. På denne måde er en tidslinje for hele projektet tilgængelig. Kalendere kan deles inden for medarbejderne. Ulemperne ved kalendere er manglende evne til at tildele en opgave til hver enkelt medarbejder og manglen på repræsentation af opgaveafhængigheder.
Hvordan vurderes et projektplan?
En projektplan er af absolut kvalitet, hvis -
- Det opdateres dagligt eller ugentligt
- Estimeringsværdien ved færdiggørelsen svarer til basisværdien
- Hvis arbejdet fordeles jævnt mellem medarbejderne sikrer en jævn gennemførelse
En projektplan er yderst nyttig for en softwarevirksomhed, byggefirma, event management organisation, skolearrangementer osv. De fleste har brugt denne teknik i deres daglige liv. Dette er en organisationsmetode, der er udviklet for at gøre livet praktisk, fordi det sikrer, hvor effektivt tiden udnyttes. Kort sagt, det gør mest med det lille i hånden.
Anbefalede artikler
Dette er en vejledning til Management af projektplanlægning. Her diskuterer vi trinene og de fælles teknikker til planlægning af et projekt. Du kan også se på de følgende artikler for at lære mere -
- Projektplanlægningsteknikker
- Eksempel på projektplanlægning
- Projektlederansvar
- Primavera projektledelse