”En kommunikation er en nøgle til et stærkt forhold, der fremmes af gensidigt selskab og forståelse, og kommunikationsplan er et værktøj til det”.
udvikle en effektiv kommunikationsplan - Vi som mennesker er drevet af kommunikation, der er en kilde til vores liv og aktiviteter, og det samme er organisationernes og deres produktive kreationer, strategier eller ideologier, som de ønsker at præsentere for deres publikum eller inden for deres egne virksomheds- eller ikke-virksomhedscirkler.
Denne projektintensitet driver disse organisationer mod at vedtage de kommunikationsplaner, der vil tale voluminøst om dem og deres tematiske forslag og ordninger.
Hvad er en kommunikationsplan, og hvorfor er den så vigtig?
En kommunikationsplan er et strategisk orienteret skriftligt dokument, der præsenterer virksomhedens mål og mål og deres igangværende aktiviteter eller projekter.
Vi kan også sige, at det er et informativt stykke, der forklarer interessenterne og det berørte team, hvad virksomheden sigter mod og dens fremtidige planer.
Følgende komponenter udgør en kommunikationsplan:
- Mål og mål
- Process og handlingsplan
- Liste over interessenter eller et team, der er involveret i projekterne
- Find ud af mennesker, som kommunikationsplanen skal adresseres til?
- Hvordan skal du evaluere dit forventede overskud?
En kommunikation kan være i enhver form som rapporter elektroniske medier, trykte publikationer, konferencemateriale, undersøgelser, markedsførings- eller salgsværktøjer, taler osv. For at gøre det muligt for projektlederne eller et managementteam at planlægge deres projekt i henhold til virksomhedens forventninger og realisere deres målrettede mål.
De kan indstille den ønskede standard og tone for kommunikation for at indstille et vist tempo i projektet og ensartet arbejdsgang. Det hjælper også projektplanlæggere med at sætte deres prioriteter og udnytte ressourcerne til det optimale.
Da relevant kommunikation er en kommunikationsplan, der er lige så vigtig, er det at udvikle den, som er insinueret af virksomhedernes behov.
Tips til at udvikle en virkningsfuld kommunikationsplan!
Undersøg kommunikationstendensen, og revisér din forskning:
Find om kommunikationstendensen i din organisation. Nogle af organisationerne ansætter virksomheder for at finde ud af, hvad der foregår, men disse udgifter kan være en byrde for din virksomheds budget.
Så du kan spare lidt ved at studere dig selv, hvordan de andre i organisationen kommunikerer, hvordan de interagerer og gennemfører deres daglige driftsaktiviteter, og får de konkrete resultater?
For at få svarene skal du rette en aftale og lave en brainstorming med dine medarbejdere og leder og finde resultaterne eller eventuelle ulemper eller problemer, der kan være til hinder for deres kommunikationsproces.
Vælg den person, der ville tage føringen
Før starten af den faktiske proces er det meget vigtigt at finde en talsmand, der ville starte kommunikationsprocessen og formulere kommunikationsplanen. Han skal opfylde følgende kriterier:
- Han skal altid være klar til at samarbejde, koordinere med de andre medlemmer af teamet og personalet og opstille kommunikationsplaner og -mål.
- Han skal være i stand til at afsætte tid og personale til at imødekomme kommunikationsbehov.
- Har evnen til at bestemme det krævede kommunikationssystem og dets effektivitet og indflydelse det kan have.
- Han bør engagere både evaluatoren og andre i at generere og revidere de forskellige kommunikative strategier og kommunikationsplaner.
- Har evnen til at generere mange kreative ideer til vellykket implementering af kommunikationsplanen,
Udvikl kommunikation og tillid blandt jeres kammerater og samfund
Du skal opretholde stærk kommunikation og tillid og styre forventningerne til de berørte mennesker, især hvem der er partnere i din indsats. Dette skaber et sikkert miljø og reducerer alle chancerne for risiko eller rygter.
Den korrekte og rettidige information kan hjælpe samfund med at deltage i en aktiv deltagelse i programmerne, få feedback og kan have et meningsfuldt engagement og forstå de fordele, de kan få af programmet.
Definer mål og mål
Efter al information fra virksomheden skal du fastlægge mål og mål for kommunikationsplanen, og hvad du ønsker at nå. Dine mål fremkalder målene for virksomheden, som inkluderer
- Dine tjenester over for virksomheden,
- Hvor godt du kan skabe indflydelse
- Hvordan kan du centralisere dit kommunikationsnetværk
- Byg teamwork
- Forbedre produktleveringen
- På hvilket niveau din kommunikationsplan skaber en indflydelse på interessenterne, medierne og regeringen.
Målene er de ressourcer, der kræves, uanset om det er menneskelig eller mekanisk, proces, der vedtages til projektet, den slags produkter eller tjenester, som virksomheden agter at producere eller promovere, og hvilke forbedringer der er nødvendige i de aktuelle processer eller funktion.
Find ud af de potentielle målgrupper / læsere på din kommunikationsplan
Du skal finde ud af det potentielle publikum, som dine foreninger muligvis kontakter eller forsøger at påvirke dig. Disse målgrupper er dine forbrugere, medlemmer, berørte foreninger, undervisere, industriister, medier osv.
Dette vil omfatte din undersøgelse og undersøgelse af de mennesker, der direkte kan have indflydelse på de igangværende projekter eller aktiviteter og finde ud af de grupper, der er en del af organisationen eller en outsider, men som er knyttet til projektet.
Dette vil give dig mulighed for at prioritere dit målrettede publikum og træffe en bedre beslutning.
Aktiviteter, som du har brug for at placere inden eller efter implementering af kommunikationsplanen
Du skal træffe afgørelse om den slags information og aktiviteter, du har brug for for at dele dine oplysninger. Danne forskellige grupper eller lokalsamfund, foretage forskellige anmeldelser og evaluere processerne.
Deltag i samfundsmødet hver måned og opret et forum, hvor bekymrede mennesker kan tale eller dele en bekymring. Det er også meget vigtigt at dele din forskning eller fund med evaluererne og udføre undersøgelser.
Design dine nøglepunkter
Find og design de vigtige punkter eller meddelelser, du vil levere. Det vil hjælpe dig med at filtrere unødvendige fakta eller information og levere det, der er bedst, nøjagtigt og effektivt.
Dette vil også hjælpe dig med at forstå menneskers behov og forventninger og den slags spørgsmål, de kan stille. Og hjælpe dig med at forstå, hvordan programmet og projektet kan påvirke samfundet eller staten.
Når man beslutter sig for meddelelsen, skal man forstå og evaluere den situation, hvor kommunikationsprocessen er underforstået, og stemningen hos publikum, det sprog, hvor budskabet skal formidles, den type meddelelse, der skal formidles, og den overordnede design.
Meddelelsen skal udarbejdes, mens man holder den type publikum i tankerne. Også vigtigt, hvis publikum er unge, gamle eller børn, og derefter indramme beskeden i overensstemmelse hermed.
Som sagt af James Thurbe, ”præcision af kommunikation er vigtig, vigtigere end nogensinde, i vores æra med hårudløsningsbalancer, når et falskt eller misforstået ord kan skabe lige så stor katastrofe som en pludselig tankeløs handling.
Evaluer publikums følsomhed
Find ud af, hvordan folk er humør, og bestem, hvordan folket skal reagere på situationen og følsomheden i situationen. Ingen beskeder bør have noget ord eller udsagn, der viser respekt fra folkets sprog, kultur, religion eller tro.
Find ud af, hvad der er en generel stemning hos publikum, og at opretholde en korrekt balance for at kommunikere, at bevare den positive tone vil hjælpe med at nå flere mennesker frem for at sprede negativitet, der kan antænde frygt eller vrede.
Sprog
Kend til det sprog, dit publikum taler, og om det sprog, du bruger, er formelt eller uformelt, enkelt eller sofistikeret. Hvis du bare når ud til folket, skal du skrive og bruge folkets sprog ellers til æresmedlemmer eller virksomheders verden, kræves sofistikeret sprog.
Situationen kan komme i at tage en beslutning om at vælge et uformelt sprog eller et formelt sprog. Nogle gange kan for formelt sprog få lytterne til at føle, at du ikke taler til dem.
Det anvendte sprog skal være en kommunikationsplan og ligetil, der viser, hvad du ville sige og føle.
Find kommunikationsmåde
Tænk på den bedste form for medie til kommunikation, som enten kan være elektronisk eller trykt eller verbal. Disse medier kunne variere fra pjece, flyers, covers, websteder, kort, tv osv.
Diskuter ideerne med ledergruppen og andet personale, og kom ud med den idé, der virkelig ville få dig succes. Det medium, der er nødvendigt til kommunikation, afhænger også af, at publikum bliver målrettet under kommunikationsprocessen.
Du skal sikre dig, at den kommunikationsmåde, du vælger, får din besked på tværs af de berørte afdelinger eller personer til tiden. F.eks. Kan nogle kræve PowerPoint-præsentation, mens pressen muligvis har brug for en samtale med en leder af projektgruppen.
Korrekt beslutning truffet om valg af medier indebærer din succes i kommunikationsmønster og en ramme, du vælger. Du skal sørge for, at medlemmerne af evalueringsteamet er komfortable med de forskellige typer kommunikationstyper.
I betragtning af de forskellige typer er det vigtigt, at medlemmer af dit evalueringsteam er komfortable med den type kommunikation, du bruger eller antyder.
Den type værktøjer eller medium i kommunikationsplanen inkluderer:
- Mødesammendrag
- Statusrapporter
- Nyhedsbreve
- Undersøgelser
- Internet / intranet-webside
- Små gruppemøder osv
Find de faktorer, der kan påvirke kommunikationsmetoden
Arbejd med de forskellige faktorer eller årsager, der kan påvirke dine valgte kommunikationsmetoder, se på den lokale situation og sag og find ud af, hvilken form for kommunikationskanaler, der er tilgængelige i samfundet, og den type aktiviteter, der kan integreres.
Du er også nødt til at finde ud af, hvilken type målgrupper deres religion, kultur, aldersgruppe, kønsprocent er, uanset om de er læse eller analfabeter og mere om unge eller gifte mennesker. Det vigtigste af alt, hvordan disse mennesker kan nås.
Meget vigtig faktor, som folk generelt ignorerer, er omfanget af den risiko, der er forbundet med at sprede kommunikationsmeddelelsen til folket. Et andet aspekt af det, om kommunikationsprocessen kunne være en to-vejs eller en-vej for eksempel, om et program krævede en feedback eller ikke?
Opsæt matrixen
Den bedste idé er at have en matrix med kommunikationsplanen relateret til det specifikke projekt, som gennemgang af møderne, indstilling af statusmeddelelsen.
Forklar projektets tema, hvad er de centrale diskussionspunkter, hvordan projektet leveres, hvordan er de målrettede målgrupper og det ansvar de deler. Dette kan hjælpe med at indstille forventningen og sætte grænserne for kommunikationsplanen.
Denne proces ville føre til konvertering af matrixen til et informativt stykke, en grafik, der kunne deles og bruges af enhver, der hvem der arbejder på projektet.
Opret en tidsplan
Når du har fundet ud af dine mål og mål, skal du organisere alle data i et format i en kalender og nævne trusser om de projekter, der skal dækkes, eller de opgaver, der skal udføres pr. Prioritet, og adskille hver opgave logisk som pr. ugen, måneden.
Analyser resultatet
Opret en metode til at komme med et resultat, evalueringsprocessen skal være enten din månedlige rapport, præsentation eller personalemøde, afdelingsrapport, orienteringer fra en medarbejderleder.
Din analyse eller evaluering afhænger af det antal gange, du har brug for at præsentere resultaterne. Situationen kan komme ind, når du skal præsentere resultaterne inden det pågældende team, også inden din evalueringsproces er over.
Du bør også finde ud af, hvornår forskellige bestanddele måske ønsker at gennemgå din resultatproces.
Brugte ressourcer
Det er bydende nødvendigt at finde ud af det anslåede budget og de forventede resultater fra udgifterne. Beregn de involverede omkostninger, og hvordan du kommer til at tjene på investeringen.
Find ud af om de forventede forhindringer eller nødsituationer
Som nævnt ovenfor involverer kommunikationsprocessen mange paradigmer og mange ruter, hvor forhindringer eller nødsituationer kan sprænge funktionaliteterne.
I værste fald kan der ske, når en pressemeddelelse eller en flyer udskrives og e-mail og kommunikationsadresse er forkert udskrevet eller slettet, eller hvis kritiske og vigtige ord er forkert stavet, kan en reporter muligvis få de forkerte oplysninger.
Der kan forekomme en katastrofe, når en organisation, som du bruger dine færdigheder, benægter at give dig kredit. Disse typer spørgsmål skulle forventes inden kommunikationsplanen og alternative løsninger, der blev fundet for at overvinde og afhjælpe disse problemer.
Konklusion
Kommunikationsplanen er et mundstykke til organisationens drømme, som skal tegnes strategisk med øjne på detaljer i det små. Det er bedst at udarbejde en kommunikationsplan tre eller fire dage før planen og evaluere den grundigt.
En veldokumenteret kommunikationsplan vil glatte hele processen og bringe orden i forskellige aktiviteter, som du muligvis udfører.
Første billedskilde: pixabay.com
Relateret kursus: -
hvordan man udvikler en kommunikationsplan