Introduktion

I denne artikel vil vi se en oversigt over projektplan vs projektstyringsplan, som vi altid har kendt og ret ofte lo for os selv, at forskellen mellem en projektplan og en projektstyringsplan bare er, at “ledelses” -delen kommer bliver! Men når vi kommer til seriøs virksomhed, er det, som vi ikke helt er klar over, at en projektplan adskiller sig på mange måder fra en projektstyringsplan, og denne artikel vil tage dig gennem spild af bønnerne i et meget systematisk og trin for trin måde.

Velkommen til verdenen af ​​projekter og projektledelse!

Planlægning anses altid for at være det vigtigste trin i et projektlivscyklus og meget i forvejen for alt, hvad der foregår i et projekt, indtil det er afsluttet. Planlægningstrinnet skal tages meget alvorligt af den øverste ledelse, projektleder og det team, der er involveret i projektet. Det er dette trin, der giver planer, og disse planer er grundige beskrivelser af, hvad der skal gøres, og hvor, og kommer i alle former og formater, der imødekommer forskellige behov.

Hvorfor har projekt brug for planer?

Uanset om du har et lille projekt eller en storstilet virksomhed, er det vigtigt at vide, at hvert projekt ikke bare kan fortsætte med flere mennesker, der arbejder lige så tilfældigt som arbejdet foregår. Det er vigtigt at forstå, at hvert projekt har brug for en plan. Men hvorfor så?

En plan er næsten som et kort. Et retningsdokument, der kan føre projektet mod det mål, det antages at blive ledet til. Planen sikrer også, at momentumet holdes ved, når en plan udføres. Sammen med det opretholder planen status og indlister også opgaver, der vil føre projektet til dets vellykkede afslutning.

Med milepæle og ordentlig fordeling af roller og ansvar, med tidsplaner, er en plan en sund og meget gennemtænkt gennem et dokument, der dækker et trin for trin, der fortsætter med en række af handlinger for at nå et erklæret mål. Når planlægningen udføres på en systematisk og præcis måde, bliver det lettere for udførelsen at finde sted. Uden en komplet og omfattende plan er det vanskeligt at få gennemførelsen så glat, som du ville kræve, at den skal være. Således vil dette koste dig ekstra indsats og vil forsinke og bruge flere ressourcer, end du forventer. For at du kan gennemføre en plan, er det vigtigt at vide, hvad en plan kan gøre for dig. Nedenfor er vist fire punkter, der vil kaste lys over fordelene ved at planlægge og have en omfattende plan til rådighed:

1. Forbedring af klientkommunikation og respons

Normalt betegnet som kommunikationsplan, kan en plan holde dig i konstant kontakt med dine klienter og forbedre og vedligeholde forbindelserne med dem. På denne måde kan du være sikker på, at handlingen finder sted metodisk og bedst muligt. Med bedre kommunikation kommer muligheden for at forstå klientens behov og ønsker korrekt. Dette vil forbedre planerne, og gennemførelsen vil være tæt på fejlfri.

2. At øge gennemsigtigheden i vores eget arbejde

Med en plan på plads kan du vide, hvad der skal gøres, og rækkefølgen af ​​trin, der fører til gennemførelse af en bestemt opgave. På denne måde vil selv din klient vide, hvordan processen foregår og kan danne et klart billede i deres sind af, hvad teammedlemmerne gør.

3. Bliv mere organiseret og effektiv

En klar plan er som en opgaveliste, som du kan følge og forblive organiseret. Dette vil fordoble din produktivitet og give dig de ønskede resultater. Et organiseret projekt er helt sikkert et vellykket projekt.

4. Fokus ligger på projektets mål

Kom med mulighederne for at lede på afveje og føre fremad fra projektets mål og mål. Med afvigelser stiger omkostningerne og ressourcerne er nødt til at arbejde overtid. En plan kan holde dig på kursus og kan holde dig tilpasset, hvad du vil opnå med mindst eller ingen afvigelse. Dette gør det muligt for projektet aldrig at tabe på tid og omkostninger.

Project Plan vs Project Management Plan Infographics

Nedenfor er de Top sammenligninger mellem projektplan vs projektstyringsplan.

Rammer:

Planer kan følge en af ​​følgende to fremgangsmåder for at få de ønskede resultater:

  • Logisk tilgang
  • Projektplanudviklingsmetode

Logisk tilgang:

Den logiske tilgang afhænger af, at projektlederen skaber en matrix på 4 kolonner og lige antal rækker. Disse rækker vil have udviklingsmål, kortsigtet mål, output samt de input, der skal gives for at opnå den nødvendige output. Mens kolonneoverskriften ville have oversigter, verificerbare indikatorer, eksterne faktorer, der bidrager til projektplanen, og de forskellige kontrolmetoder.

Projektplanudviklingsmetode:

Denne fremgangsmåde vil omfatte udarbejdelse af en projektplan og en projektstyringsplan, der skal tilvejebringe de forskellige stadier i projektet, og hvilke forskellige aktiviteter, der vil blive udført for at opnå de nødvendige output. Projektplanerne vil omfatte de grundlæggende fornødenheder, såsom projektmål, beskrivelse, analyse, nødvendige ressourcer med mere.

Nu vil vi undersøge denne projektplanudviklingsmetode i denne artikel. Vi vil undersøge, hvad denne tilgang udvikler sig, projektplanen og projektstyringsplanen, og hvad der adskiller disse to dokumenter. Forblev tunet til mere!

Hvad er en projektplan?

Project Management Body of Knowledge definerer en projektplan, der skal være …

”… Et formelt, godkendt dokument, der bruges til at guide både projektudførelse og projektstyring. Den primære anvendelse af projektplanen er at dokumentere planmæssige antagelser og beslutninger, lette kommunikation mellem interessenter og dokumentere godkendte omfang, omkostninger og planlægge baseline. En projektplan kan sammenfattes eller detaljeres. ”

PRINCE2 definerer, at en projektplan skal være:

"… en redegørelse for, hvordan og hvornår et projekts mål skal nås ved at vise de vigtigste produkter, milepæle, aktiviteter og ressourcer, der kræves i projektet."

Formålet med en projektplan er at være i stand til korrekt og nøjagtigt at definere milepæle, der skal opnås af teamet på projektet for at lette og levere det tilsigtede omfang af projektet. En projektplan på ethvert niveau skal være i stand til at besvare de fire grundlæggende spørgsmål, der kommer til sit projekt. De er som følger:

  • Hvad? - Hvad er de ønskede output / leverancer til projektet? Hvilket arbejde skal udføres for at nå disse output?
  • Hvorfor? - Hvorfor er projektet taget op? Hvad prøver den at løse?
  • Hvem? - Hvem er teammedlemmerne, der arbejder på projektet? Hvad gør hvert medlem, mens de er på projektet?
  • Hvordan? - Hvordan skal projektet manøvreres? Hvad er de aktiviteter, der skal være en del af projektet? Vil de føre projektet til en vellykket afslutning?

Du vil bemærke, at projektplanen lyder og ser identisk ud med et projektcharter, men hvad der adskiller det fra dette dokument er dets formål . Mens projekt chartret fast angiver indholdet på papir, sættes der en plan for at få udførelsen til live.

En projektplan vil omfatte hver eneste detalje, der er om et projekt. Det er ikke begrænset til udelukkende projektledelsesaspektet eller målsætningerne for tredjemands klientelmøde. En projektplan, der lægger vægt på den nøjagtige rækkefølge af alt, hvad der vil ske i et projekt. Det tilskynder til en detaljeret oversigt over kortlægning af en trin-for-trin progression til færdiggørelse af projektet eller, for ord, at nå dets mål og vision, hvilket blev anført i projektcharteret. En detaljeret oversigt vil omfatte en sund indsigt i udførelsen af ​​hver enkelt opgave for at nå milepæle, styring af individuelle undergaver og aktiviteter / begivenheder og kontrol af situationen og vigtigst af alt kvaliteten af ​​processen og deres output.

Oftest udpeget som byggeplan, omfatter en projektplan typisk følgende emner i takt med dens udførelse:

  • Omfangsstyring
  • Kvalitetsstyring
  • Økonomistyring
  • Planlæg styring
  • Ressourcestyring
  • Kommunikationsplan
  • Forandringsledelse

Hvad er en projektstyringsplan?

En projektstyringsplan kan, i modsætning til projektplanen, defineres ved det eneste dokument, der bruges til at beskrive projektledelsesmetoden eller projektledelsessystemet, der er brugt i implementeringen af ​​projektplanen, af projektteamet. Dette ville betyde, at alle projektstyringsindgange i de forskellige stadier af projektet for et bestemt projekt blev detaljeret beskrevet i dette dokument baseret på projektplanen, der blev udarbejdet på grundlag af projektcharteret.

Mange eksperter finder en fin linje mellem disse to dokumenter, og nogle finder overhovedet ingen linje og bruger de to udtryk til planer om hverandre. Fra den tredje udgave af PMBOK blev udtrykket standardiseret til “Projektstyringsplan” af hensyn til klarheden, men mange organisationer har holdt fast ved at stille de to dokumenter som separate enheder, efter forskellige formater og tjene forskellige formål.

En projektstyringsplan kan også angives som en logisk enhed, der består af mange styringsplaner for, at projektets opgaver og aktiviteter fungerer som planlagt. Disse forvaltningsplaner er ikke begrænset til de 10 videnområder, der er angivet i PMBOK. Denne plan tager bedste praksis, som kan implementeres i et bestemt scenarie, og skifter dem til en vellykket udførelse af denne opgave. Dette sikrer kulminationen af ​​opgaven på den bedst mulige måde.

Afhængig af projektets omfang kan denne plan opdeles og inddeles i individuelle planer eller kan lægges på et enkelt dokument for kortfattetheds skyld.

Projektledelsesplaner ser altid efter at besvare spørgsmålet “hvordan” snarere end “hvad” og “hvorfor”. Med denne egenskab fortæller projektledelsesplanerne holdene om ”hvordan” de skal udføre og behandle et bestemt scenarie ved hjælp af hvilket styringsværktøj eller fremgangsmåde. Dette styrker holdningen hos projektlederen og hans / hendes team og giver dem en følelse af retning og reference.

Med hensyn til de emner, der er dækket af en projektstyringsplan, er det en god lighed med de emner, der er dækket af en projektplan, herunder omfangsstyring, kvalitetsstyring, indtil indkøbsledelse. En projektstyringsplan bliver taget op og implementeret før start af projektets gennemførelse, hvilket sikrer, at al praksis er taget i betragtning, og at projektledelsens bedste praksis overholdes.

Du kan tænke på en projektstyringsplan som en slags retningslinje, der hjælper dig med at implementere den plan, der er lagt ud foran dig, for at nå projektets omfang og mål.

Vigtige forskelle mellem projektplan vs projektstyringsplan

Nu, da vi har defineret og forstået de to udtryk og de forskellige, men alligevel lignende planer for et projekt, lad os dykke ind i at lære om dem ved deres skarpe forskelle, der adskiller dem. At skelne mellem en projektplan og en projektstyringsplan.

Projektplan Projektstyringsplan
Plan på højere niveau Plan for lavere niveau
Detaljeret plan om projektets start igennem indtil dens slutning Høj-detaljeret plan for, hvordan man starter projektet og overvåger dets hver bevægelse igennem indtil dens slutning
Denne plan beskæftiger sig med hovedspørgsmålet: hvad Denne plan beskæftiger sig med hovedspørgsmålet: hvordan
Et visionært dokument, der planlægger projektet i trin mod visionen eller målet Et eksekveringsdokument, der planlægger aktiviteterne i projektet og de værktøjer og teknikker, der vil blive brugt, for at nå den vision / mål, der er angivet i projektplanen
Giver projektlederen visionen om, hvordan projekttrin og -faser vil være Giver projektlederen den endelige plan og udvikler et system til at udføre visionen for projektplanen

Fra et PMP-eksamenssynspunkt bliver du nødt til at sløre linjerne mellem en projektstyringsplan og en projektplan og hoppe på båndvognen for de to dokumenter, der er ens. PMBOK 3. udgave ser ikke på disse som separate dokumenter, men snarere klubber dem sammen under navnet "Projektstyringsplan" som nævnt før i denne artikel. Jeg har skrevet denne blog i perspektiv om, at det er en god læsning og en god kilde til viden for personer, der har eller vil komme på tværs af disse udtryk, der bruges separat og ganske uafhængigt i deres organisationer.

Konklusion

En projektplan og en projektstyringsplan er begge væsentlige dokumenter, der bruges i et projekts livscyklus, og sikrer, at du til enhver tid har en jævn funktion af dit projekt. At være i fuld kontrol over dit projekt ville betyde, at din planlægning blev udført med oprigtig dedikation og grundig organisering. Planlægningen, når den er tilfredsstillende udført, udgør 80% af arbejdet, hvilket er en sikker gevinst for dig som projektleder.