Projekt interessentstyring - Nyttig betydning og typer

Projekt interessenters ledelse -

En del af at definere os selv som sociale dyr kommer fra det faktum, at vores civilisations og samfunds fremskridt afhænger af vores interaktion med hinanden. Vi kommunikerer med hinanden gennem et sprogligt medium kaldet sprog, og dette danner broen mellem forståelse og reaktion på forskellige situationer og scenarier.

Selv når det kommer til vores arbejdsplads forventes det, og vores arbejdsetik dikterer, at vi forbliver i et hjerteligt og positivt forhold til de mennesker, vi interagerer med, for at få et forspring med at nå virksomhedens fælles mål og mål.

I projektledelsens verden er tilfældigvis en projektleder den eneste person, der håndterer og administrerer et projekt og de involverede i projektet. Så det bliver en væsentlig faktor for denne person at være i stand til at opbygge et stærkt bånd med hver enkelt interessent gennem kommunikation. Denne artikel vil behandle dette spørgsmål, der netop dukkede op i dit hoved, hvordan man nøjagtigt opbygger et positivt forhold til alle projektnøgleinteressenter.

Hvad er ledelse af projektinteressenter?

Interessenter er de personer, der er involveret i projektet og direkte eller indirekte engageret i projektets forhandling. Disse projektinteressenters ledelse kan opdeles i to hovedkategorier:

• Styring af eksterne interessenter : Disse eksterne interessenter kan påvirke eller blive påvirket af, hvordan projektet fortsætter, men de er ikke direkte involveret i virksomheden i organisationen. Disse inkluderer lokalsamfund, medier, offentligheden, andre offentlige grupper og mere.

• Intern projektstyring : Disse interessenter er direkte involveret i de transaktioner, der er foretaget af virksomheden, og på et eller andet tidspunkt er det i besiddelse af eller tilknyttet det produkt eller den service (eller en del af det produkt eller den service), der er leveret af organisationen. Disse ledelse af projektinteresser inkluderer medarbejdere, kunder, leverandører, leverandører, aktionærer og mere.

Projektinteressernes ledelse, som du er omgivet af, kan beskrives som to grupper: en direkte involveret i projektet og er til stede i projektstyringsudvalget og den anden, der ikke er nøgle beslutningstagere, men skal advares om fremskridt med projektet, og hvordan det fortsætter i henhold til den oprindelige forretningsplanplan, der er fastlagt. Lad os se nærmere på disse ledelse af projektinteressenter, og hvordan deres involvering former projektets strøm.

For at få projektet til at fungere glat er det gennem årene blevet vigtigt, at en dedikeret kommunikationslinje etableres af projektlederen med både interne såvel som eksterne interessenter. Denne kommunikationslinje har ført til mange succeser, og manglende kommunikation til disse projektnøgleinteressenter på en rettidig og præcis måde har ført til projektets fiasko.

Alle interessenter er nøglespillere i dette spil og bør have samme prioritetsniveau.

Typer af ledelse af projektinteressenter

Da vi nu har kategoriseret ledelse af projektinteressenter i interne og eksterne interessenter i organisationen, kan vi yderligere undersøge, hvilke typer projektinteresserede ledelse der findes, baseret på deres involveringsniveau direkte eller indirekte i projektet.

• Mennesker, der har positiv indflydelse på hele projektet, men som ikke er direkte involveret i projektets og projektplanens arbejde. Disse typer af projektinteressernes ledelse inkluderer ledende og øverste ledere, leverandører og afdeling for finansiering i organisationen

• Mennesker, der er berørt af en af ​​de handlinger, der er truffet inden for en organisations forudsætning. De påvirkes direkte og er også medvirkende til at udføre de ændringer, der er taget op. De inkluderer medarbejdere og kunder.

• Mennesker, der er interesseret i organisationens succes, især med hensyn til afkast og indtjening på grund af overskud. Disse projektnøgleinteressenter har indflydelse på disse ændringsprogrammer og organisationens produkt og tjenester i et omfang af at kende de fordele, aktiviteterne resulterer i. Disse projektnøgleinteressenter inkluderer personer, der ejer aktier i virksomheden.

Som projektleder vil dit ansvar være at forbinde prikkerne og kommunikere med alle disse typer projektnøgleinteressenter effektivt for at skabe sammenhæng i projektet og have et vellykket løb med det. Denne effektive kommunikation vil sikre, at dit projekt kører på det rigtige spor gennem hele sin livscyklus, og at alle på projektet konstant opdateres om dets fremskridt.

Hvad ønsker disse projektinteresserede ledelser at vide?

Dette er et spørgsmål, som alle projektledere bør stille sig selv og finde tilfredsstillende svar på det. Det er vigtigt at vide, hvad disse projektinteresserede ledelser har brug for at vide på alle tidspunkter. Uanset om de direkte arbejder med projektoren kun vil vide projektets status og fremskridt, som en god projektleder, er det vigtigt, at du korrekt forstår, hvad de vil vide, og i overensstemmelse hermed udarbejde din kommunikationsplan, så den matcher projektnøgle interessenters behov.

• Projektnøgleinteressenter ønsker at vide, hvad der er der for dem - Folk ser altid frem til at forblive motiverede, når de ved, hvad der er i dem for dem. Når fordelene ved deres engagement og projektet i det store hele er kendt for dem, er det som et ekstra løft for dem at få en større følelse af ansvar over for projektet og bidrage i overensstemmelse hermed.

• Projektnøgleinteressenter vil vide, hvad der er i organisationen - Folk vil gerne vide mere om det store billede og ser frem til, hvilke fordele organisationen får. Når alt kommer til alt, hvis virksomheden skrider frem, så pumpes deres muligheder i den større andel.

• Projektnøgleinteressenter vil gerne have tillid til dig - En konstant kommunikationslinje mellem dig og projektets interessenters ledelse kan være en stor faktor for at skabe tillid til forholdet. Interessenter skal vide, at de kan stole på dig for det arbejde, de har betroet dig. Komfort er meget vigtig.

• Projektnøgleinteressenter ønsker at vide, at du er engageret - Kommunikation er et godt medium til at vise din dedikation og engagement over for det projekt, du leder. Når din ledelse af projektinteresser ved, at du er engageret, vil de være i stand til allerede at se projektet som en stor succes og være forvisset om, at dine vågne øjne vil lede og konsekvent gå videre med projektets livscyklus.

• Interessenter af projektnøgler ønsker at se, at du er kapabel - Når du effektivt kommunikerer projektets fremskridt eller en opgave, der skal udføres; det viser en stor del af din evne og kaliber til dine projektnøgleinteressenter og teammedlemmer. Det faktum, at du er i stand til at styre projektet, kan have en stor og dyb virkning på, hvordan disse projektinteresserede ledelse selv bidrager til projektet og giver deres engagement.

Definition af et positivt forhold

Hvis vi opretholder et positivt forhold til disse projektnøgleinteressenter, som er en meget afgørende og fremtrædende del af vores projekter, er det bedre for os at forstå og klart definere, hvad et positivt forhold betyder. Og nej, at forblive positiv er ikke en del af listen over projektadministration. Så lad os dykke først og først definere, hvad et positivt forhold betyder for os. Følgende karakteristika beskriver og definerer efter min mening perfekt et positivt forhold, der er behov for, mens du arbejder på dit projekt:

• Tillid - Uanset om det er dit personlige forhold eller det professionelle, er tillid en nøglefaktor, der kan være vendepunktet for dig at have et vellykket og værdsat forhold til dine interessenter. Tillid kan være en stærk obligation, der sætter projektgruppen og projektnøgleinteressenter sammen for mere effektive og effektive arbejds- og kommunikationsmiljøer. Med tillid kommer det faktum, at du kan bringe dine ideer til bordet uden at blive generet af noget.

• Åben og effektiv kommunikation - I et kontorscenarie er du kontinuerligt i kommunikationstilstand, enten via e-mails eller chatbeskeder eller en enkel samtale til ansigt. Mere kommunikation får du mere forhold, men bedre og mere effektiv kommunikation, desto mere positivt vil forholdet være.

• Tilladelse for mangfoldighed - Positivitet i forhold kan få folk til at omfavne variation og mangfoldighed, som andre mennesker skaber. De kan komme med forskellige meninger, tanker og ideer. Med deres forskellige perspektiver kan dit projekt drage en stor fordel, og du vil udnytte et positivt forhold.

• Gensidig bekymring og respekt - At arbejde som et team og en gruppe kan være virkelig hårdt. Du kan støde på personer, der er svære at være sammen med, men med organisationens større billede i tankerne og baseret på det, der skaber en gensidig bekymring og respekt for hinanden og inden for et projekt, kan interessenter muliggøre innovation og problemfri funktion af projektet inden for holdet.

• Mindfulness - At være opmærksom på dine handlinger og ord kan sætte dig på tværs af dine projektnøgleinteressenter som en ansvarlig og ansvarlig person, som kan blandes med. Dette kan øge din position som projektleder og kan hjælpe dig med at få tingene gjort. Selvbevidsthed kan spare dig for problemer med negative vibber omkring dig på din arbejdsplads.

Tips til at engagere dit projekt interessentstyring positivt

• Se på ikke kun at opbygge et positivt forhold til din projektadministrationsledelse, men se også frem til et stærkt forhold, der vil vare gennem centrale beslutningspunkter. Gør en indsats for konstant at involvere dem i strategien og den valgte tilgang.

• Del din vision, og du tager projektet og det mål, det har til hensigt at nå.

• Tag konstant råd og hjælp fra mennesker, der allerede er på den lysere side af tingene, når det kommer til projektet og alle dets opgaver.

• Fix en regelmæssig mødeplan for at mødes direkte med dine forskellige typer af projektinteressernes ledelse og invester tid i at konsultere og lægge dit punkt frem mod modstandsdygtige projektnøgleinteressenter med henblik på at få dem til at se ud for det store billede og forstå alt det, projektet står for.

• Forbered en kommunikationsplan og få en aftale med alle projektnøgleinteressenter om den.

• Kommunikation skal være enkel, men alligevel effektiv.

• For at opbygge deres tillid til dig skal du vise dem den strukturerede tilgang til projektplanen lige fra starten af ​​projektet.

• Kommuniker risici og problemer, og skab ikke pludselig en overraskelse eller anspændt situation. Dette vil true deres andel i projektet og vil forhindre dig i at tage føringen med tillid.

Brug af en kommunikationsplan

Du har nu hørt om kommunikationsplanen et par gange i denne artikel. Mens nogle måske ved alt om det, og nogle måske har hørt det for allerførste gang. Ved at give fordelen til unge og spirende projektledere derude, vil du nu få en kort lektion om, hvad en kommunikationsplan er, og hvordan skal du gå videre med den.

Hvad er en kommunikationsplan?

En kommunikationsplan, enkelt sagt, letter effektiv og effektiv kommunikation mellem dig som projektleder og de forskellige interessenter, du vil beskæftige dig med, mens du er på projektet. Denne plan vil være en komplet guide, der leder dig gennem al kommunikation, der finder sted, og på hvilken frekvens.

Når du opretter kommunikationsplanen, skal du tage buy-in fra:

• Projekt sponsor
• Projekt Stakeholders Management

Elementer af en kommunikationsplan

For at en god og vellykket kommunikationsplan skal slå rod, skal du tage følgende 4 elementer i planen:

• Kommunikationsmål
• Metode og frekvens for kommunikation
• Type interessenter (målgruppe)
• Nøgleelementer anvendt i kommunikation

Udvikling af en kommunikationsplan

Denne opgave kan let udføres, forudsat at du har al kommunikationsstrategien klar og klar i tankerne. Når du først har kendt og indset, hvad der skal gøres, siges og handles, kan du være sikker på at udvikle en kommunikationsplan, der ikke vil mislykkes. I nedenstående tabel er ideelle og anbefalede strategier, der skal gennemføres for omhyggeligt at skære og forme en god kommunikationsplan for at opbygge et positivt forhold til din projektinteresserede ledelse.

Fokuspunkter	spørgsmål
Kommunikationsmål	Hvad vil du opnå med din kommunikationsplan for dit projekt? Er disse mål i overensstemmelse med målene for dit projekt?
Målgrupper	Hvem har brug for denne form for kommunikation? Hvad står der for dem?
Metode til kommunikation	Hvad er din målgruppe komfortabel med som deres kommunikationsmåde?
En frekvens af kommunikation	Hvor ofte ønsker du, at dine interessenter skal opdateres?
Formål med kommunikation med forskellige typer interessenter	Hvorfor vil du kommunikere dette stykke information til denne type interessenter?
Nøgleelementer i kommunikation	Hvad har du netop brug for dem for at vide? Hvad ønsker du som projektleder at formidle dem?
Kommunikationsmester	Hvem skal levere den kommunikation, du har planlagt? Hvilket teammedlem er ansvarligt nok til at give en sådan kommunikation? Har forskellige interessenter brug for forskellige kommunikatorer?
Kilder til information	Hvad er din informationskilde for at være i stand til at kommunikere? Hvilke data og oplysninger vil du bruge? Hvad er behovet for dette særlige stykke information til netop denne interessent?
Succesmetrics	Hvordan ved jeg, at min kommunikationsplan fungerer? Hvad anser det for at være en vellykket kommunikationsplan? Skal jeg have et evalueringsmøde for kommunikationsplanen?

Anbefalede artikler

Dette har været en guide til en konstant kommunikationslinje mellem dig og projektets interessenters ledelse kan være en stor faktor for at skabe tillid til forholdet. Dette er følgende eksterne link relateret til projektinteressenter.

1. Fantastisk guide til projektstyringsteknikker
2. Effektiv rapportering af projektstyring
3. Top 7 vigtige open source-projektstyringsværktøjer