Projektforslag kontra projektcharter - I denne artikel håber jeg at indkapslere dokumentationsrammerne for et projekt, og hvor vigtigt det er at vide forskellen mellem de mange dokumenter, der strømmer ind og ud af projektet, blandt teammedlemmer eller interessenter.

Som det hedder i titlen, sigter denne artikel til at fjerne det mørke væk fra individuelle dokumenter, et projektcharter og et projektforslag. Selvom de er meget ens, har disse to vigtige dokumenter meget forskellige positioner inden for et projekt, og dets procedure og deres formål er også forskellige.

Lad os vove os ind i en fantastisk projektledelse og skabe systematiske procedurer for at sikre en smidig funktion til at nå virksomhedens projektmål og målsætninger.

Projektforslag vs Project Charter Infographics

Dokumenter til projekter

Et veldokumenteret projekt er et projekt, der systematisk er blevet styret og styret i den retning, hvor det skulle, med det formål at nå virksomhedens mål og målsætninger.

Hvis der er dokumenter, der er specielt designet til projektet, bliver det meget let for den øverste ledelse at manøvrere gennem projektet og kontrollere og sammenligne proceduren nøjagtigt.

Med henblik på denne opgavehåndtering og for endda at holde styr på projektet, når dokumenterne er implementeret, kommer dokumenterne til nytte når de er i stand til at omdanne dem til retningslinjer eller casestudier. Der er i det væsentlige 9 vigtige dokumenter, der skal bruges i et projekt. De er som følger:

  1. Projektforslaget - At starte projektet er projektforslaget, som er omfattende og overbevisende, detaljerne i dette dokument berettiger den investering, der er nødvendig for at komme videre med projektet.
  2. Project Charter - Dette er det mandat, der omdanner ideen til reelt arbejde af projektlederen.
  3. Project Management Plan - Dette dækker alle de nødvendige detaljer om hele projektet, hvilket gør det lettere for projektlederen at se gennem stadier og planer.
  4. Handlingslog - Dette er som en opgaveliste for alle teammedlemmer til deres forskellige opgaver på specificerede dage.
  5. Risikoregister - I lighed med handlingsloggen er dette en tæller for risiko, der optager alle de risici, projektet udsættes for.
  6. Statusrapporter - Dette er en samling rapporter, der fortæller dig nøjagtigt, hvor projektet befinder sig i det aktuelle øjeblik, og hvor meget mere der er tilbage til at nå projektmålet.
  7. Budget - Et taledokument, der indeholder alle konti for det planlagte budget for projektet. På den økonomiske side indeholder dette dokument alle vigtige tal.
  8. Gennemgang af lektioner - Erfaringer i løbet af projektets løbende periode kan hentes her, så disse lektioner kan implementeres i yderligere faser af projektet eller andre projekter i organisationen.

Formål med dokument til projekter

Vi hader altid at dokumentere alt det, vi gør, fordi det bare er så meget af tekst, der skal skrives og dækkes og læses. Dette gør det besværligt for os at påtage os og styre projekter, der kommer vores vej.

Med så meget af tekst og analyse, diagrammer og grafer, der runder, løste vedligeholdelse af dokumenter det problem og er lige så let for projektledere at bevare projektets sporingsevne.

Erfarne projektledere sikrer, at deres projekter har standardskabeloner, der holdes på plads til deres dokumentopbevaring. Succesfulde projektskabeloner kan genbruges lejlighedsvis fra projekt til projektbasis.

Med skabeloner kan ledere meget godt koncentrere sig om deres hovedansvar for at styre hele projektet snarere end at hengive sig til kraftigt papirarbejde og dataakkumulering og adskillelse.

I hvert af de følgende trin kan du finde dokumentation som en vigtig del af et projekt, der går hånd i hånd med et kommunikationselement i et projekt:

  1. Indledning - gennemførlighedsrapport, projektforslag, projektcharter
  2. Planlægning - kravspecifikation, designdokument, projektstyringsplan
  3. Udførelse - handlingslogg, emnelog, statusrapporter
  4. Kontrol - testdokument, ændringshåndtering
  5. Lukning - teknisk dokument, funktionsdokument, gennemgang af lektioner, overleveringsdokument

Med alt det grundlæggende klart og formålet med dokumentation foran dig, kan du nu gå ind i detaljerne, der fortæller os, hvad der præcist er et projektcharter og et projektforslag, og hvad der adskiller dem.

Hvad er et projektcharter?

Et projektcharter, som er kendt som et projektdefinitionsdokument eller en henvisning til autoritetsdokument, er en erklæring, der tydeligt angiver omfang, mål, mål og de teams, der er involveret i projektet.

Mens projektets mål skitseres, leverer et projektcharter følgende hovedfunktioner:

  • En foreløbig afgrænsning af de roller og ansvar, som hver enkelt spiller under forhandlingerne af et projekt
  • Identifikation af primære interessenter eller projektejere og projekt sponsorer
  • Oversigt over de opgaver og roller, der udføres af en projektleder

Et projektcharter er for det meste et kort dokument, der bruges til at henvise til de opgaver, der skal markeres for forskellige roller inden for projektets rammer. De er uddrag af detaljerede dokumenter, f.eks. Projektforslaget. Det betragtes behørigt som en standardpraksis for bedste industri.

Bortset fra afgrænsning af roller og ansvarsområder for et individuelt projekt, er et projektcharter et reference dokument til følgende formål:

  • Formål eller grunde til at gennemføre projektet
  • Problemet skulle løses
  • Mål, som projektet sigter mod at nå
  • Begrænsninger for projektet
  • Måder og midler til at nå løsningen
  • Teamets og projektinteressernes identiteter
  • Elementer, der er inden for rækkevidde og uden for anvendelsesområdet
  • Risikovurdering for projektet
  • Fordele, som projektet vil medføre
  • Oversigt over budgettet på højt niveau

Disse formål er detaljerede komponenter i projektcharteret og kan have alle eller få af disse elementer. Projektcharteret forbliver som hoved- og fokusdokument gennem projektets livscyklus og investerer et vist niveau af gearing og kraft til projektlederen, der er ejeren af ​​dette dokument.

Et projektcharter ændres sjældent og skal gennemgås med hyppige intervaller af projektlederen for at holde styr på, om målet følges, og om der er aktuelle afvigelser fra planen.

Projektcharteret udarbejdes, efter at projektforslaget er godkendt og lige inden projektomfanget er defineret. Det følger den naturlige rækkefølge af godkendelser og hierarki for budgetgodkendelser.

Et effektivt projektcharter er et, der passer til en side i størrelse A3, for gennemførlighed og let forståelse og sporbarhed. Andre projektcharter kan også udarbejdes på tekstbehandlingsdokumenter.

Så hvis du har brug for at vide, hvordan projektet ser ud fra et højt niveau eller fra et luftfoto, kan du se på et projektcharter.

Hvad er et projektforslag?

Et teknisk forslag eller et projektforslag er et meget overbevisende dokument, der sigter mod at overbevise en gruppe interessenter, øverste ledelsespersonale og investorer om sandsynligheden for, at projektet løser det givne problem.

Dette er igen et simpelt, men detaljeret dokument, der har følgende mål inden for det:

  • Identificerer det arbejde, der skal udføres
  • Forklarer årsagen til projektet, og hvad det sigter mod at løse
  • Overbeviser og overtaler læserne om, at teamet er klar til projektet og er i stand til at føre det til sin succesfulde afslutning
  • Forklarer styringsplanen, og hvor sofistikeret den er
  • Forsikrer panelet om tilgængeligheden af ​​de anvendte ressourcer til at gennemføre projektet inden for det givne budget og den tildelte tid

Tip nr. 1 : For at gøre alt dette og være i stand til at sætte dit synspunkt foran panelet, er det nødvendigt at sikre, at forslaget scorer 10 på 10 med hensyn til dets udseende.

Fagfolk på panelet skal drages til at tro på behovet for projektet og har brug for en god nok grund til at banke deres penge på det. En professionel tone skal opretholdes på alle tidspunkter, og dokumentet skal være let tilgængeligt.

Tip nr. 2 : Bortset fra udseendet er det næstvigtigste element i et projektforslag dens idé. Et stærkt forslag er systematisk detaljeret og har en klar handlingsplan, som projektet vil føre tilsyn med.

Jo mere teknisk forsvarligt dit forslag er, jo bedre er det for organisationen. Sikkerhedskopiering af data og indhold med fakta og tal kan hjælpe med at hæve dit forslag.

Projektet skal tilpasses organisationens mål for fuldt ud at imødekomme dets behov. Det kan være helt meningsløst at løse en problematisk vej udenfor bordet fra den retning, som virksomheden går mod.

Hvad skal du medtage i et projektforslag

I modsætning til projektcharteret, der hovedsageligt er et uddrag af projektforslaget eller arbejdserklæringen, er et projektforslag et yderst detaljeret dokument, hvorved man undgår verbositet. Formatet består normalt af et layout og typografi, som indebærer.

Layoutet fra et perspektiv skal omfatte brugen af ​​grafiske illustrationer. Disse kan være et af følgende elementer:

  • Grafer
  • Diagrammer
  • Fotografier
  • Tegninger
  • diagrammer

Disse illustrationer er faktisk de kendsgerninger og figurer, der er sammensat på en meget mere samlet og let at forstå måde. Beskrivelse af hver illustration skal være underliggende og skal fange de vigtige nuancer, som grafikken skildrer. Dette vil gøre det lettere at læse og bør tilskynde panelet til at tro, at projektet trods alt er meget gennemtænkt.

Brug af tabeller kan også øge læsbarheden og klarheden i teksten og pege læseren mod hurtigt at tage en informeret og klar beslutning.

Typografien vil omfatte ordnede overskrifter og skulle opretholde en god strøm til indholdet. Forkert placeret indhold tjener ikke projektets formål og kan føre til, at projektforslaget bliver forkastet eller omlagt.

Forskel mellem et projektcharter og projektforslag (300)

Når projektforslaget er blevet sanktioneret og godkendt, siges projektet at være et officielt valg og kan påbegyndes straks eller som foreskrevet i forslaget. Dette er, når projektlederen er ansat, og projektcharteret bliver udarbejdet.

Følgende tabel viser projektcharterens roller mod et projektforslag. Bemærk, at denne liste ikke er udtømmende og kan have mange flere egenskaber optaget fra forklaringerne ovenfor:

Punkter at huske

  • Dokumentation er et centralt aspekt af ethvert projekt, hvad enten det er teknisk eller i en anden industri, og skal overholdes med henblik på administration og projektstatus.
  • Hver fase eller fase af projektet har mindst et stykke dokumentation, der udføres.
  • Effektive og erfarne ledere holder skabeloner med dem til brug i forskellige projekter. Skabelonerne fra et vellykket projekt kan bruges i et aktuelt projekt til at øge effektiviteten og den tillid, der opkræves i processer.
  • Der er faktisk 9 væsentlige projektdokumenter, der skal være en del af et projekt for at det fungerer gnidningsløst og kan spores.
  • Verbositet bør være begrænset i projektdokumenter, da de bør være retningsbestemt og for det meste bruges til opdatering eller registrering af begivenheder og output.
  • Projektcharteret og projektforslaget er karakteristiske dokumenter, der bruges i en projektlivscyklus og skal være en del af et projekt. De hører under kategorien hoveddokumenter.
  • Et projektcharter kan ikke sanktioneres, før godkendelsen kommer til projektforslaget.
  • Budgettering bør være en del af begge dokumenter, da det er den centrale drivfaktor for forretningens idé over for projektet.

Håber, at du nu er i gang med din viden om dokumenter og især med brugen af ​​et projektcharter og projektforslag. Bliv ved med at kigge gennem dette rum for flere små ting om projektstyring og produktivitet.

Anbefalede artikler

  1. Lær spændende gratis Excel-funktioner - diagrammer og grafer
  2. Spørgsmål til projektledelse
  3. Projektledelsesteknikker

Kategori:

Iværksætterudvikling