Introduktion til projektdokumentationsplan

Projektdokumentationsplan er en af ​​de vigtigste ting, man skal have, før man springer videre til projekter. Det er et af de vigtigste tekniske aspekter af et projekt.

Hvis du arbejder som freelancer eller for et stort firma, start altid et projekt med en dokumentationsplan, fordi det vil undgå den unødvendige komplikation, som du vil møde på vej. Projektdokumentationsplan giver dig ikke kun et arbejdskort over projektet, det giver dig også et hoved op for de slags vanskeligheder, du vil møde på den sti. Med en post-facto detalje om, hvad der vil ske, hvis du ikke er i stand til at gennemføre processen i tide, vil det kun lette medarbejdernes arbejde.

Og bare for at inkludere det faktum, at det skal være dynamisk i den forstand, at det skal være fleksibelt til at rumme så mange ændringer, som tiden antyder.

Hvis du ikke går op for en god dokumentationsplan, kan det føre til en dyre forsinkelse i projektet eller dokumentation af dårlig kvalitet, der kun øger arbejdsbyrden og projektestimatet i alle aspekter.

For eksempel - når du køber et produkt fra markedet får du en produktmanual, og ved hjælp af denne vejledning bruger du produktet i overensstemmelse hermed, så det giver dig en grov idé om opsætning, installation, brug af dette produkt og hvad der vil sker, hvis du ikke brugte det, som det står i manualen.

Komponenter i en ideel dokumentationsplan-

Da vi nu har en klar idé om, at dokumentationsplanen er meget nødvendig for at etablere en klar planlægning af ens projekt, skal man lave en god projektplan. Og for at lave et, er der nogle punkter, der skal huskes. Vi vil diskutere dem i disse sektioner. Vi kan dybest set dele komponenter i to dele:

Første dokumentationsoversigt
(vi skal vide, hvordan man laver en dokumentar om dokumentet) -

  • Forside-

forsiden er en sammenfatning af hele projektet, ethvert projekt skal indeholde en copyright-erklæring, navn på indehavere og opsummering af et vigtigt tal (muligvis eller måske ikke nødvendigt).

  • Historie-

En projektdokumentationsplan skal indeholde historik, gennem hvilken den er gået som opdateringsdatoer, titel og navne på den person, der har opdateret på det projekt. Grundlæggende gøres dette, så du kan holde styr på enhver opdatering, der sker på din ende, eller hvis en anden medarbejder underholder det.

  • Kontakt information-

Fanen Kontaktoplysninger skal have kontaktlisten for hele den ansvarlige person, der er relateret til det projekt (specifik person fra ledelsesniveau eller senior myndigheder, eller som nogensinde har et ordentligt siger i projektet).

  • Indhold -

Der skal altid være en ordentlig indholdssammenslutning af en dokumentationsplan, fordi den kun vil hjælpe med at navigere gennem planen

Anden indholdsorientering
(vi skal vide, hvordan man lægger meget vigtigt og hvor)

  • Resumé-

Det er hjertet og sjælen i en dokumentationsplan, resuméet er initiativtager til projektdokumentationsplanen. Det bør hovedsageligt fokusere på projektets rampelys som de store opdateringer om de vigtigste aspekter. Ved at gennemgå resumeet skal man få ideen om, hvad der vil være tidsrammer eller tidsfrister for deres respektive miniprojekter. Et resume skal opdeles i et andet mini-projekt, da der altid vil være et mini-projekt inden i et stort.

  • Publikum-

Det største aspekt af enhver dokumentationsplan er det publikum, som du laver den. Så sørg for, at du medtager det rigtige aspekt af projektet pr. Respektive publikum. (head's up - Vær meget omhyggelig, mens du bruger de tekniske termer, da dit publikum måske ikke er i tekniske termer).

  • Dokumentationsspecifikation-

Man skal altid tage nogle særlige overvejelser med hensyn til skrifttyper, logo, farveorientering, billeder, medieindhold osv. Uanset om det er et online dokument eller et trykt dokument eller begge dele, vil det være enkeltstående eller hvad sidedimensionen er.

  • Tidsplan-

Det er nødvendigt at have en tidsplan, om det er det virkelige liv i projektplanlægningen, fordi rutine altid vil holde os på tæerne. I forbindelse med projektplanlægning og dokumentation er det meget nødvendigt at have en tidsplan, så vi altid kan kontrollere de respektive spørgsmål.

Det vigtige vartegn, der skal holdes i skak, er-
Hvad er milepælerne i udviklingen af ​​projektet?
Hvilket kapitel skal afsluttes, hvornår?
Hvad er perioden for gennemgangscyklus?
Hvad er KPI, som vi bør holde kontrol regelmæssigt?
Hvor mange typer og runder skal gennemgås?
Hvad er kalenderen er projektets frist?

  • Risikofaktor-

alle har hørt udsagnet ”større risiko større belønning”. Så med hvert arbejde er der altid en risikofaktor forbundet. Synes godt om-

Hvad er flaskehalse i dette projekt?
Hvilke faktorer vil forstyrre projektets stabilitet (eller få det til at stoppe)?
Er der en sikkerhedskopieringsplan for en sådan eventualitet, eller hvad er de forbundne foranstaltninger?
Hvilke afhjælpende foranstaltninger skal man tage for at få det til at fungere?

Konklusion

Som du kan se, at man uden dokumentationsplan ikke kan projicere en oprigtig fremskrivning af sit projekt.

Så vi kan sige, at en dokumentationsplan er en plan for hele projekterne med hele ifs 'og buts' inkluderet. Det er rygraden i hele systemet. Selvom vi ikke kan sige, hvor meget man skal vise afhængigheden af ​​det, fordi undertiden menneskelig dom i realtid er langt bedre end skriftlige regler, men for lægmænd at begynde at arbejde på et projekt, kan retningslinjen for den starter, der er behov, leveres ved først at indlede dokumentationsplan. Og det er også meget vigtigt at analysere alt vores arbejde samle så mange ideer og inspiration som du kan inden projektet går i bunden, fordi mere vi sveder på marken, mindre vi bløder på jorden.

Anbefalede artikler

Dette har været en guide til projektdokumentationsplan. Her har vi drøftet komponenterne i en ideel dokumentationsplan. Du kan også se på den følgende artikel for at lære mere -

  1. Projektledelsesmetodologi
  2. Projektlederens rolle
  3. Faser af projektledelse
  4. 6 trin til at udvikle en projektrisikostyringsplan