Projektstyringsværktøjer og teknikker til effektiv projektplanlægning

Kort om projektstyringsværktøjer og teknikker

På trods af at der var avanceret teknologi og masser af ressourcer blev projekter ikke leveret i overensstemmelse med forventningerne fra interessenterne (dvs. levering af projektet i en fastlagt tidsramme og tilgængeligt budget). Her hvor behovet for projektstyring opstår, er det et strategisk initiativ, der dirigerer projektet mod de specificerede mål ved at strukturere hele projektet i igangsætning, planlægning, gennemførelse, styring / overvågning og færdiggørelse af projektet. I dette emne skal vi lære om projektstyringsværktøjer og teknikker.

Projektledelsesstrøm

Projektledelse flyder på følgende fase-vis måde:

1. Indvielse
2. Planlægning
3. Udførelse og overvågning
4. Færdiggørelse / slutproduktfase

a) Startfase

Dette er den primære projektstyringsfase for ethvert projekt, i denne fase identificeres de oprindelige krav og fastlægges som følger:

• Med hensyn til projektkrav identificeres og bringes det passende team om bord
• Projektets rækkevidde og mål defineres klart, og alle interessenters forventninger diskuteres tydeligt med teamet.
• Holdet tildeles deres respektive jobroller og ansvarsområder.
• Procedurer og formater til udstationering af projektinformation og opdateringer til interessenter leveres til teamet.
• Interne og tværgående kommunikationsprotokoller og respektive hierarki videregives til alle interessenter.
• Apt-værktøjer, der kræves til projektstyring, identificeres og leveres til teamet.

b) Projektering

Efter påbegyndelse kommer den store og afgørende fase af projektet, som er en vej fremad rutekort for projektledelsen:

• Detaljeret projektomfang, gennemførlighed er defineret.
• Alle aktiviteter i projektet er listet ned, og deres respektive WBS (Work breakdown-struktur) er forberedt. WBS er intet andet end at opdele den største begivenhed i et sæt aktiviteter (Til f.eks. Begivenhed : Plante et træ Aktivitet : At skaffe træ, 2. Grave en grop, 3. Plante træ)
• Efter forberedelse af WBS gennemføres budgetteringsøvelser, hvor kvantiteten af ​​alle aktiviteter er estimeret og konkurrencedygtige priser er afledt, og et foreløbigt estimat af projektet udarbejdes til yderligere godkendelse (hvor nødvendigt foretages ændringer baseret på eventuelle ekstra omkostninger, der er afholdt i løbet af projekt)
• Risikoidentifikation foretages ved selvtolkning eller sammenligning af projektet med andre konkurrencedygtige projekter, og nødvendige afbødningsplaner er forberedt for at forhindre potentielle risici.
• Med hensyn til kravet fra interessenter, udarbejdes masterplanen ved at sekventere alle de nævnte aktiviteter for at udlede projektets baseline (ideel / foreløbig) varighed. Der er hovedsageligt 4 typer sekventering af SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.

c) Projektudførelse og overvågningsfase

• Projektleder initierer gennemførelsen af ​​projektet med hensyn til basisplanen, der er udarbejdet i planlægningsfasen.
• Indkøb / implementering af krævede ressourcer og sikre, at projektet er i henhold til foreskrevne kvalitetsstandarder.
• Projektets fremskridt spores / overvåges mod basisplanen ved hjælp af forskellige værktøjer (Gantt-diagram, PERT osv.)
• På grund af nogle uundgåelige omstændigheder kan projektet have tids- eller omkostningsoverskridelser, hvor basislinjeplanen eller estimatet skal ændres i overensstemmelse hermed, hvis det kræves.
• Projektstatus opretholdes i foreskrevne formater leveret i initieringsfasen, og det samme opdateres og cirkuleres rettidigt til projektets interessenter.

d) Projektlukning / afslutning

• Dette er den sidste fase af projektledelsen, hvor det bestemt mål opnås af et projekthold inden for gyldige tidsplaner, fastlagt budget og kvalitet.
• Alle de nødvendige lukningsregistre og afstemninger afsluttes og videregives til interessenter.
• Baseret på projektoplevelsen udarbejdes forskellige rapporter såsom projektindlæringsrapport, kundetilfredshedsrapport osv. Som reference til fremtidige projekter.
• Endelig overleveres projektet til kunden ved at sikre, at der ikke er nogen sten, der ikke er vendt ved at lukke alle checklistepunkter eller ved at deltage i snags, der er hævet af kunden.

De ovenfor beskrevne projektledelsesteknikker skal strukturere projektet og sætte projektgruppen i stand til at sikre følgende:

• Levering af specificerede mål med hensyn til interessenters krav.
• Udvikle baseline-skemaer.
• Estimering og budgettering af omkostningerne til projektet i overensstemmelse med baselineplanen.
• Opdeling af begivenheder i strukturopdelingen af ​​arbejdet.
• Risikovurdering og afhjælpning.
• Projektstyring / overvågning.

Projektstyringsværktøjer

Projektledelse er en teknik, der har en bred vifte af værktøjer til at hjælpe med at udføre opgaver og udføre ansvarsområder. Der er både manuelle og automatiserede værktøjer i projektstyring. Nogle af de mest anvendte teknikker er:

• PERT - Projektevaluering og gennemgangsteknik
• CPM - metode til kritisk sti

a) PERT - Projektevaluering og gennemgangsteknik

PERT er et statistisk værktøj, der bruges i projektstyring, som er designet til at repræsentere og analysere de opgaver, der er involveret i færdiggørelsen af ​​et projekt. Dette er en sandsynlig model, som er tidsdrevet.

PERT-planlægning involverer følgende trin:

• Alle begivenheder / milepæle klassificeres yderligere i aktiviteter og nødvendig sekventering udføres.
• Forberedelse af et netværksdiagram baseret på aktivitetssekvensen, hvor begivenheder / milepæle er repræsenteret i cirkler og strøm af aktiviteter fra en til anden er angivet med pile.
• Yderligere estimering af den tid, der kræves for hver aktivitet, udføres med hensyn til timer, dage, uger eller måneder efter projektkrav.
• Et forskelligt træk ved PERT handler om usikkerheden omkring færdiggørelsestidslinjer. PERT-model indeholder normalt tre typer tidsestimater:
• Optimistisk tid - bedst muligt tidspunkt for afslutning af aktiviteten.
• Mest sandsynlig tid - Højeste sandsynlighedstid for afslutning af aktiviteten.
• Pessimistisk tid - Længste tid til afslutning af aktiviteten.

Endelig beregnes det vejede gennemsnit med følgende formel:

Forventet tid = (Optimistisk + 4 x mest sandsynligt + pessimistisk) / 6

b) CPM (metode til kritisk sti)

• Den længste varighed for færdiggørelse af projektet er projektets kritiske sti. Den kritiske sti bestemmer den samlede varighed, der kræves til færdiggørelse af projektet, hvor mængden af ​​tid, som aktiviteten kan blive forsinket uden at forsinke projektet, kaldes som slap tid og aktiviteten kaldes som ikke-kritisk aktivitet. CPM er en deterministisk model, som både er tids- og omkostningsdrevet.

Projektets kritiske sti bestemmer følgende fire parametre for hver aktivitet, der beregnes ved hjælp af den forventede tid for relevante aktiviteter:

ES - Tidligste start, EF - Tidligste finish, LS - Seneste start & LF - Seneste finish

• Ved fremadrettet arbejde af netværket bestemmes den tidligste start- og sluttidstid for hver aktivitet under henvisning til forgængeraktiviteter i netværket.
• Ved at arbejde baglæns via netværket, kan vi bestemme den seneste start & seneste sluttid, hvilket betyder det tidspunkt, hvor en aktivitet kan starte og afslutte uden forsinkelse i projektet.

Slack = Seneste start - Tidligste start (eller) Seneste finish - Tidligste finish

Bemærk: Aktiviteter på den kritiske sti indeholder ikke nogen slap

Eksempel:

Netværksdiagram for PERT & CPM

PERT & CPM skal hjælpe med at nå frem til den forenklede måde at færdiggøre projektet ved:

• Identifikation af kritiske aktiviteter.
• Ressourcebehov og implementering i projektet.
• Etablering af projektets afsluttende tidsplaner.
• Definition af aktiviteter med slap tid (dvs. ikke-kritiske aktiviteter).
• Afledelse af gensidig afhængighed og ressourcebegrænsninger.

Anbefalede artikler

Dette har været en guide til projektstyringsværktøjer og teknikker. Her diskuterer vi projektstyringsstrømmen og projektstyringsværktøjer til at hjælpe med at udføre opgaver. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler for at lære mere -

1. Projektstyringsplan
2. Projektledelse Livscyklus
3. Funktioner og fordele ved Agile Oracle
4. Implementering af Agile Marketing
5. Vejledning til software til projektstyringsværktøjer