Rapportering af projektledelse

Kommunikation spiller en vigtig rolle i udviklingen af ​​alt, hvad vi mennesker spin vores hands-on. Uanset om det er forretningsverdenen gennem et bestemt medium, lander vi altid videre med vores budskab eller synspunkter, så andre kan være modtagelige og forbruge tankerne i vores sind. I opsætningen af ​​en projektledelsesrapportering har vi denne effektive kommunikation bragt til os i form af rapporter. Inden for projektledelsesrapportering er der mange forskellige rapporter, der er omhyggeligt konstrueret og sendt til at vælge enkeltpersoner eller grupper af mennesker, så vores kommunikation om projektets forløb er klar, præcis og effektiv.

I denne artikel vil vi se på verdenen for rapportering af projektledelse og alt, hvad den omfatter.

Hvorfor har vi brug for en projektstyringsrapport?

Introduktionen angiver klart behovet for effektiv kommunikation inden for organisationens medlemmer og dem, der er eksterne for organisationen, og til dette formål har vi projektledelsesrapportering på plads. Mens vi i de fleste tilfælde ofte har forskellige medier, der kommunikerer til store målgrupper, og den fremførte kommunikation kan være fuldstændig ubrugelig for nogle, der modtager den, er det lige her, vi er nødt til at se op til effektiv kommunikation, hvor kommunikationen er klar og præcis og næsten hvad der er behov for. Vi ville aldrig skulle bekymre dig om at opdatere de forskellige interessenter på projektlisten, hvis vi har et effektivt system til rapportering af projektledelse til at gøre det.

Med et projektstyringsrapporteringssystem på plads har du en regelmæssig og formel proces med at distribuere rapporter, der vil opdatere de vigtigste interessenter om aspekterne af det projekt, de har brug for at vide. På denne måde kan du beskytte dine projektteammedlemmer og projektinteressenter mod uventede overraskelser og ting, som er ekstremt kritisk at være kendt. Det er gennem rapporter, at vi forstår projektets fremskridt og det tempo, i hvilket det løber gennem projektplanen. Vi vil endda forstå, hvad der forhindrer projektet i at bevæge sig hurtigere og har chancen for at analysere de forskellige aspekter af projektet i forhold til projektstyringsplanen, som blev oprettet effektivt før.

Bortset fra at være et af de centrale aspekter af kommunikation, kan projektledelsesrapportering effektivt bruges af ledelsen til at opretholde en dokumenteret historie om projektet og dets procedurer. Når denne historie er på plads, kan der udføres analyse af dem for at trække lektioner, evaluere processerne og lære af styrker og svagheder ved projektets fremskridt. Disse lektioner kan indarbejdes i mainstream-indlæringen af ​​projektledelseskontoret i organisationen og nedbrudt til alle de forskellige projekter i organisationen.

For at opsummere håber, at projektledelsesrapportering er:

  • Den effektive kommunikationsforbindelse mellem alle de forskellige interessenter om projektet og organisationen
  • Hjælperen med at indsamle vigtige data og information for at holde styr på og registrere fortegnelsen over projektets forløb
  • Systemet der sikrer modtagelse af information til det nødvendige personale når det er nødvendigt
  • Meddelelsespunktet, når projektet når en milepæl
  • Rygraden i organisationens forståelse af projektet, dets ledelse, dets plan og dets mål

Top 5 typer af projektstyringsrapporteringsværktøj

I dette afsnit vil vi undersøge 5 forskellige typer projektstyringsrapporteringsværktøj, som der er, når det kommer til projektrapportering i projektstyring og dets system. Hver af disse typer spiller en central rolle i udviklingen af ​​projektet og den glatte overgang af projektet fra dets nye stadier til det vellykkede stadium.

# 1 Timesheet-rapport

Sammen med ethvert aspekt af projektet under din kommando, som projektleder, bør en af ​​de vigtigste projektstyringsrapporter, der kan indeholde på din liste over rapporter, være Timesheet-rapporten. I denne rapport finder du alle detaljer, der vedrører den tid, dine ressourcer lægger på, mens du arbejder på projektet.

En timesheetrapport kan være meget interessant og nyttig for projektstyringsrapporteringsværktøjet, da den kan kontrollere følgende detaljer for dig:

  • Tid, hver medarbejder har investeret
  • Arbejde afsluttet på en bestemt dag, uge ​​eller måned
  • Ansvarlighed for hvert teammedlem mod den tildelte opgave
  • Overbelastning eller underudnyttelse af ressourcen på projekterne
  • Folkestyring skal overføres til en bestemt ressource

Denne rapport skal cirkuleres af projektledere til deres teammedlemmer. En projektleder kan ty til brugen af ​​projektstyringsrapporteringsværktøj til at spore tid. Dette rapporteringsværktøj til projektstyring kan bruges af deres teammedlemmer til at få dem nøjagtigt at spore deres tid. På denne måde har en projektleder en fuldstændig idé om den tid og kræfter, der bruges i gennemførelsen af ​​en bestemt opgave eller hele projektet.

# 2 Udgiftsrapport

Forestil dig en situation, hvor du går sammen med projektet, og efter din mening går det glat som bestemt. Dine teammedlemmer ser godt ud og opgaverne går som planlagt inden for tidslinjer. Ved afslutningen af ​​projektgennemførelsen sammensætter du og dine teammedlemmer deres samlede udgifter til projektet, og du beregner det budget, der er forbrugt af ressourcerne og hvert enkelt anvendt materiale. Til din overraskelse skræmmer dine beregninger dig, da omkostningerne er langt ud over det budget, der er afsat til projektet, og hvad du troede var et vellykket projekt, er faktisk et projekt druknet i tab. Ikke gået som planlagt, måske, hvis du havde en udgiftsrapport, der foretager runderne ugentligt, kunne du have forudset dette og taget afhjælpende skridt for at forhindre projektet i at gå ud over dets budget.

En udgiftsrapport beskriver alle de afholdte udgifter, og du vil også kunne holde disse ark foran det planlagte budget. Denne rapport kan ses af projektlederen og interessenterne, der godkender budgetter ugentligt, men registreringen af ​​udgifterne, uanset om de er store eller små, skal udføres i realtid.

# 3 Projektstatusrapport

En af de vigtigste projektledelsesrapporter er projektstatusrapporten. At det gør det til den altomfattende rapport, er det, der gør den til en vigtig. Hele projektets status skal afspejles i denne enkelt rapport. Du kan have det enten i et diagram og grafikformat, eller du kan få dataene og oplysningerne placeret foran dig i form af regneark.

Masterprojektets statusrapport vil indikere følgende statusstatus for projektet:

  • Arbejde afsluttet
  • Forsinket frist
  • Variation i tidsplanen (planlagt kontra faktiske forhold)
  • Variation i pris (planlagt kontra faktiske forhold)
  • Problemsporing
  • Risikosporing
  • Ventende opgaver

Bortset fra disse kan du tilføje eller trække de ting, du har brug for, om dette projekt og dets status. For mere information om projektstatusrapporter, kan du besøge det blogindlæg, som jeg for nylig har læst, lige her. God projektledelse rapporterer til dig!

# 4 Resource Workload Report

I lighed med Timesheet-rapporten sporer ressourcearbejdsrapporten, hvor meget arbejde der er tildelt hvert projektteammedlem. Denne projektstyringsrapport er meget gavnlig for projektlederen i opgaver eller tildeling af arbejde. Hvert teammedlem opdateres også med denne rapport, så de kan kontrollere deres opgaver i ugen, og hvis der er mangel på arbejde, kan de henvende sig til deres projektleder og igangsætte arbejde, som de kan udføre.

Resource Workload Report kan også bruges til at forudsige projektets arbejdsbyrde på en bestemt dag, så projektlederen kan være foran deres spil og i overensstemmelse hermed flytte projektplanen, efterhånden som arbejdsbyrden fortsætter. De kan endda udregne en ordentlig plan og jonglere med det igangværende arbejde eller i rørledningen.

# 5 Portfolio Report

Dette er en projektledelsesrapport, specielt til projektledere, der håndterer mere end et projekt på et givet tidspunkt. Denne rapport viser deres portefølje på arbejde for de mange projekter, de har under dem. Som det ses, viser denne porteføljerapport antallet af projekter, som projektlederen håndterer, og sikrer, at de vigtige datoer er ved siden af ​​projektets omtale. Disse datoer vil omfatte alle milepælsdatoer, projektets gennemførelsesdato og angiver også projektets aktuelle status, når det fortsætter fra et projektstadium til et andet.

Dette er en temmelig lille rapport og kan være valgfri for mange. Jeg fandt, at dette var meget vigtigt for mig, og det hjalp mig med at holde styr på alle mine projekter og hvad der var behov for min opmærksomhed mere end det andet på det pågældende tidspunkt.

Bedste projektrapportering i projektledelsespraksis

At komme med en projektrapportering i projektstyringsrapport kan få dig gennem søvnløse nætter og tidlige morgener, der overvejer, hvad der kommer næste, hvordan bygger jeg faktisk som mit projekt, og hvordan vil mine rapporter se ud. I dette afsnit vil vi se på følgende:

1) Dos for at oprette en simpel projektrapportering i projektledere

2) Måder at gøre projektrapportering i projektledelse meningsfulde

# 1 Doserne ved at oprette en simpel projektrapportering i projektstyring

Nu skal vi se på de forskellige måder og midler til projektrapportering i projektstyring, som du kan tilføje din projektstyringsrapport for at få den effektivitet, du har brug for.

  • Genbrug af eksisterende rapporter - ved hjælp af projektskabeloner kan du ikke gå glip af noget overhovedet og kan lede dig nøjagtigt til det, du har brug for under projektindsamling og data- og informationsindsamling.
  • Brug to-the-point-data - ikke slå rundt i bushen og kom til det punkt med de rigtige data og endnu vigtigere de nøjagtige data til dine rapporter.
  • Hold etiketterne enkle - når du mærker dine grafer og diagrammer eller rækker og kolonner med data, skal du sikre dig, at de er korte og præcise.
  • Data skal kunne bruges - uanset hvad du repræsenterer i din rapport skal de ikke være statiske data, men oplysninger, der kan handles eller viser en vis bevægelse i projektet.
  • Giv folk plads til at svare på rapporten - mange dage efter frigivelsen af ​​din rapport for at bede folk om deres mening om de ting, der vises i rapporten.
  • Tjek med folk om deres forståelse af rapporten - sidde med folk fra dit team, andre teams, seniorer og topledelse og spørg dem om det indtryk, din rapport giver dem, når du frigiver dem.
  • Delegere projektledelsesrapportering - har en dedikeret person til at forberede rapporterne for dig og ikke gå videre med at gøre dem selv; du spilder tid.
  • Grafik fungerer bedre - brug altid diagrammer og grafiske repræsentationer snarere end regneark med data, da de vil fortælle dig historien om projektet bedre.

# 2 måder at gøre projektrapportering i projektledelse meningsfuld på

For at gøre din projektledelsesrapport mere meningsfuld, er det vigtigt, at du kun formidler nok information efter behov. Når du videregiver disse informationer, der er beregnet til plader, er det vigtigt, at du stadig holder dig til en bestemt retningslinje; Ellers er der en god chance for, at du spiller med data og information overalt. For at du kan bruge mindre tid på at udarbejde en rapport og gøre den overbevisende for læseren, skal du holde dig til de linjer, du tegner, og give svar på følgende bemærkninger:

  • Arbejde afsluttet

Angiv i din rapport, hvad der er sket i løbet af ugen, eller indstil et tidsvindue, der kræves af din rapport, siger en fjorten uger eller en måned. Gør en oversigt over alt, hvad der er sagt og gjort i dit projekts verden, i din rapport. Du vil derefter være i stand til at udskille dine fremskridt og følgelig have indsigt i, hvad der sker dernæst.

  • Hvad er det næste

Vend din koncentration om det næste ben af ​​dit projekt, og sørg for at have en projektledelsesrapport, der angiver handlingsplanen, der finder sted, efter at du har uddybet gevinster og tab i den forrige regnskabsperiode. Hold det rapporterede lys, og fokuser ikke eller forstørr et bestemt område i din rapport. Mens du er nødt til at dykke ned i detaljerne for dig selv som projektleder, er rapporterne, der går ud til andre personer i projektet, muligvis ikke brug for det niveau af detaljerede oplysninger. Kend dit publikum, og udarbejd rapporter i overensstemmelse hermed.

  • Forhindringer

Forvent de problemer, du forudser, og angiv dem i dine rapporter. Nogle rapporter har muligvis ikke konceptet med problemer, der vises på listen, men hvor det er muligt, skal du sikre dig, at dine interessenter ved, at du har taget hensyn til de problemer eller forhindringer, du kan møde, når du udfører en bestemt fase i dit projekt. Rapporter disse ned med handlingsplaner, der kan implementeres, når disse forhindringer står overfor.

  • Træk en trend ud

Hold altid et fremskridtsoversigt, og sørg for, at du har en trendlinje for enhver indsats, du har foretaget. Hold dette op, så får du et momentum at passe på. Få nøgleprestationsindikatorer til at vise, hvordan dit projekt håndteres, og det vil hjælpe dig enormt med rapportering af projektledelse.

Anbefalingsartikler

Dette har en guide til projektledelsesrapport. Her har vi også drøftet de top 5 typer rapporteringsværktøj til projektstyring. Du kan også se på de følgende artikler.

  1. Top 6 typer projektstyringskontor (PMO)
  2. 7 effektive nyttige trin til at vælge det rigtige sæt af projektgruppemedlemmer
  3. Top 7 vigtige open source-projektstyringsværktøjer
  4. Bedste 10 trin i projektledelse som en karrierevej
  5. 4 Effektiv og nyttig måde at håndtere vanskelige teammedlemmer på
  6. Fantastiske spørgsmål om projektledelsessamtaler