Uanset om du er enig eller ej, hvis du er en af disse mennesker, der let bliver distraheret, er e-mail en af hovedårsagerne. Du har lavet tweaks og brugt mange tricks, men din indbakke ser ikke ud til at fungere, som du også ønsker det. I denne artikel lærer du at være en e-mail-ninja, der mesterligt håndterer alle e-mail-problemer. Alt hvad du skal gøre er at vælge en af følgende metoder, og du vil være færdig.
Men artikuleringsmetoder vil ikke hjælpe dig med at tackle en sådan overvældende distraktion. Du har brug for sundhed først. Så lad os bringe nogle fornuft til dine e-mail-problemer, og så vil vi tale om 5 enkle ting, du kan bruge til at afslutte alle dine e-mail-kontoproblemer.
At bringe fornuft
Hvor mange gange har du tjekket dine e-mails om dagen? Hvis du er en arbejdende professionel eller en person, der har brug for at læse en masse e-mails, ville antallet være 100, 200, endda 500. Men hvor mange mennesker ved du, der kontrollerer deres indbakker (flere) 500 gange om dagen og føler fornuft ? Du har ret. Der kan ikke være nogen på jorden, der ville elske at kontrollere e-mails 500 gange om dagen. Men de ser ikke ud til at stoppe deres afhængighed.
Men midt i denne afhængighed, kan du se, at du på grund af denne indbakke-afhængighed går glip af dine dyrebare timer regelmæssigt dag ud og dag ud? Og dit bedste arbejde er stadig fortrydt, dit drømmeprojekt er endnu ikke afsluttet, og dit liv er stadig på vent.
Så her er hvad du skal gøre, hvis du vil bringe klarhed og fornuft i dine dage.
-
Sluk for din internetforbindelse
Internettet er en velsignelse, som vi alle er enige om. Men for meget af noget handler imod fordelene. Overdreven brug af e-mail er en af sådanne ting. Folk er ikke klar over det, før de er beboet med deres indbakke. Så hvad kan være den mulige foranstaltning til at kurere afhængigheden? Løsningen er så grundlæggende, som den kan være. Bare slip kilden. Hvis du er afhængig af e-mail, skal du slukke for din internetforbindelse på bestemte tidspunkter, hvor du vil udføre dit arbejde. Sig ikke, at det ikke kan gøres. Alt hvad du skal gøre er at have en vis klarhed i din dag. Planlæg din dag i forvejen og læg bevidst fra internettet, når du vil arbejde (at kontrollere e-mails er ikke noget, vi kan kalde 'arbejde'; for nogle kan det være, men så klager du ikke over at bruge e-mail for meget).
-
Indstil et tidspunkt, hvor du bruger e-mail
Hvis du er meget afhængig af din indbakke, ville det være vanskeligt at give slip på afhængigheden. Den bedste måde at reducere din afhængighed er at indstille et passende tidspunkt, hvor du vil kontrollere dine e-mail-kontoproblemer. Måske to gange om dagen. For nogle er det ikke nok at kontrollere e-mails to gange om dagen. I dette tilfælde skal du indstille din tid og derefter kontrollere i løbet af disse tidsperioder. Men gå ikke mere end fem gange om dagen.
-
Slip af med enheden
I denne tidsalder med moderne teknologi har alle en smartphone, og dermed er kontrol og besvarelse af e-mails blevet betydeligt lettere og på samme tid, hele tiden får vi besked om, hvor mange e-mails vi modtager. Men vi bliver bange for tanken om at slippe af med smartphones. Men hvis vi kan gøre det, vil vi være i stand til at bringe så meget sundhed i vores liv, at vi ikke kan forstå nu. Du kan sige, at dette er imod virkeligheden. Ja måske. Sandheden er, at du ikke får betalt for at kontrollere e-mails. I stedet for får du betalt for at udføre meningsfuldt arbejde og bidrage til din klient på en måde, der gør klienten glad. Så selvom du ikke kan slippe af med telefonen; sæt den i flytilstand, eller sluk internettet, når du arbejder. Det sparer dig meget tid, og det vil desuden hjælpe dig med at blive mere sund.
-
På jagt efter et roligt liv
Hver anmeldelse på en e-mail, vi modtager, får os til at føle os vigtige. Det får os til at føle os underbevidst om, at vi udfører vigtigt arbejde, og folk genkender det via afsendelse af e-mails. Men hvad nu hvis denne konstante e-mail-flow bliver unødvendig. Hvad nu hvis du vil have et liv, der ikke behøver nogen anerkendelse uden for dig! Hvad nu hvis du kan føle dig godt bare ved at lave godt arbejde og ikke gider over e-mails og konstant anmeldelse i din indbakke! Ville det ikke give mere ro og fornuft i dit liv (professionelt og personligt)?
5 enkle tricks til at løse dine e-mail-problemer for evigt
Dette er de 5 ting, du kan gøre for at løse alle dine e-mail-problemer for evigt. Nej, de er ikke tekniske. Ja, de kan udføres af enhver, uanset hvilken karriere eller erhvervsliv nogen har.
-
Brug 80-20-princippet til din e-mail og indbakke
Du er enig i, at de fleste af dine e-mails ikke tilføjer værdi til dit liv. De gør det simpelthen ikke. Selvfølgelig er der få, og lad os kun beskæftige os med dem, der tilføjer værdi til dit liv. Det, vi foreslår dig, er disse -
- Anerkend hvilke e-mail-afsendere du får maksimal værdi af. Føj til din adressebog, så du ikke går glip af nogen e-mails fra dem.
- Afmeld abonnementet på resten af e-mail-afsendere.
- Hvordan ville du gøre det? Du skal bruge en foranstaltning for at begrænse dit e-mail-abonnement. Spor hvor mange e-mails du modtager om dagen. Lad os sige, at du modtager 100 e-mails om dagen. Nu er det svært at spore 100 e-mails. Men du behøver ikke at beskæftige dig med 100. Bare se hvor mange du vil have i din indbakke (antag 18-20) og slip resten. Du skal blot abonnere og rapportere spam, hvis de ser ud til at indlæse din indbakke, selv efter afmelding (en masse af dem gør).
- I henhold til Pareto-princippet ved vi, at kun 20% af tingene udgør 80% af forskellen. Det betyder, at du kan bruge det samme princip til at filtrere, hvilke der er dem, der skaber maksimal påvirkning, og du kan give slip på resten.
-
Har du hørt ordet 'slet'
Ja, dette er en af de nemmeste måder at håndtere dine e-mail-problemer. Vi har set mange indbakker fulde af e-mails, 100, 500, endda 1000, der ikke blev læst eller overhovedet fået nogen betydning, men alligevel ligger de i indbakken og samler hovederne op for opmærksomhed. Men er det nødvendigt? Hvis du nogensinde har stået over for et sådant problem, er den eneste løsning at vælge alt og trykke på 'slet'. Hvis du ikke er i stand til det, er der visse ting, der vil guide dig på din vej til at oprette en tom indbakke -
- Indbakke fuld af e-mails skaber visuel og gradvis mental tvetydighed. Det minder dig hver dag om, hvor meget du ikke har brug for dem, men du kan ikke samle modet til at slette dem på én gang.
- Årsagen til, at du ikke er i stand til at slette dem på én gang, er, at du som enhver af os lider af 'i tilfælde' -syndrom. Vi opbevarer ting eller e-mails eller meddelelser, bare i fremtiden, hvor vi har brug for dem. Men hvis du ikke har åbnet dem i de sidste 3 til 6 måneder, skal du stole på, at du ikke har brug for dem mere, ja ikke engang i den nærmeste fremtid. Du kan stadig kontrollere og slette de e-mails, du vil slette, men det er en lang proces.
- Du kan også bruge trinvis sletningsmetode. Beslut blot at slette 10 e-mails hver dag efter kontrol. Og lad ikke nogen ny e-mail sidde i din indbakke. Hvis de ikke er nødvendige for at slette dem. For gamle e-mails skal du læse dem og slette 10 e-mails om dagen. Det vil gøre tingene lettere for dig.
-
Skrivning og besvarelse af e-mail-problemer
I tidligere sektioner nævnte vi, hvordan du ville være i stand til at rydde e-mail-kontoproblemerne og gøre din indbakke tom. Lad os i dette afsnit tale om, hvordan du skriver eller svarer på e-mails. Hvis du er en professionel og har brug for at tackle mange kunder, skal du bruge følgende metode til at mestre at skrive e-mails -
- Dette kan betegnes som minimalistisk propaganda, men denne metode har mange fordele. Hvis du bruger det, sparer det dig tid, kræfter og hjælper dig med at skære ned på din e-mail-tid.
- Hver gang du skriver eller reagerer på e-mail-problemer, skal du sørge for, at din e-mail ikke skal være mere end 5 sætninger lang. Ja, der kan være e-mails, som du har brug for for at skrive hele dagsordenen for mødet eller transkriptionen af en hel rapport. Men i dette tilfælde skal du sørge for at bruge en vedhæftet fil (.doc eller .pdf eller .xls). Brug ikke din e-mail-plads til at skrive det hele. Fordi rapporten eller dagsordenen kan laves på forskellige tidspunkter med eller uden behov for at behandle e-mails.
- Fordelene ved at skrive kun 5 sætninger i en e-mail er at spare tid fra din side og på samme tid sparer det tiden for folk, der læser dine e-mails. Så skriv kun 5 sætninger e-mail og ikke mere.
-
Opret etiketter
Hvis du bruger Gmail, kan du gå til indstillinger og oprette etiketter. Oprettelse af etiketter vil løse de fleste af dine problemer med at håndtere din indbakke. Brug følgende trin til at håndtere din indbakke effektivt -
- Opret først tre etiketter, der skal behandles. Den første etiket ville være "øjeblikkelig", den anden ville være "vigtig" og den tredje ville være "eliminere".
- Når du følger med i din tidsplan for at kontrollere dine e-mails, skal du lægge dem i de etiketter, du oprettede.
- Med de e-mails, der er gemt på etiketten "øjeblikkelig", skal du behandle dem med det samme. Og hvis arbejdet udføres, skal du behandle det til den tredje etiket "eliminere".
- Etiketten “vigtig” har større betydning end nogen etiketter i din indbakke. Så læg mere vægt på dette. I etiketten “vigtigt” har du e-mails, der er langsigtede projekter eller noget, der har brug for mere opmærksomhed end få sekunder eller minutter. Som du vil være færdig med dem, skal du behandle dem for at "eliminere" etiketten.
- Endelig, uanset hvad du får i et "eliminere" -mærke, se dem en efter en og slet dem fra din indbakke.
- Du må ikke bruge denne metode. Strukturer din egen metode. Den vigtigste ting er at have en metode til din indbakke. Enhver metode ville gøre, hvis det hjælper dig med at oprette indbakke-sundhed.
-
Vær opmærksom, mens du behandler dine e-mails
I denne tid med vanvittig produktivitet har fagfolk glemt værdien af opmærksomhed. Og beherskelse over indbakke er ingen bekymring. Selv når du tænker på e-mails eller indbakke, alt hvad du tænker på at øge din produktivitet. Men sandheden er, at tilstedeværelse er vigtigere end produktivitet. Hvis du er til stede, behøver du ikke bekymre dig om at finde tiden. Du har tid. Og med tilstedeværelse, nu har du også fornuft. Brug følgende trin for at være opmærksom, mens du behandler din indbakke -
- Hver gang du planlægger at behandle din indbakke, skal du bremse. Skynd dig ikke. Bare gør det, som om du er på meditation i 15-20 minutter. Vær opmærksom på alle dine træk.
- Gå ikke til andre e-mail-kontoproblemer, før du er færdig med en. Håndter e-mail-problemer i din indbakke en dag ad gangen, og du vil se, at processen ville blive glattere og lettere.
- Hver gang du svarer eller svarer på nogen, skal du skrive sætningerne, som om du er helt klar over, hvordan du skriver, hvordan du behandler oplysninger i dit sind og hvordan du adresserer.
- Giv mere præference over for tilstedeværelse frem for produktivitet, ja selv under behandling af din indbakke.
Ovenstående tip findes muligvis ikke i en selvhjælpsbog eller en artikel, der beskæftiger sig med indbakke-mestring. Inbox-mestring handler ikke om, hvordan du kan kategorisere eller behandle dine e-mails (selvom vi også har nævnt det); det handler mere om, hvordan du ikke mister din sundhed. Hvis du følger disse tip, vil du se, at e-mail og indbakke ikke klynger sig stort foran dig, og at du således kan gøre dit største arbejde.
Vælg et af ovenstående, og prøv at implementere det. Se selv, hvordan du effektivt kan hjælpe dig selv med at håndtere massen af e-mail-problemer i din indbakke.
Anbefalede artikler
Dette har været en guide til at løse alle dine e-mail-problemer for evigt. Nej, de er ikke tekniske, men kan implementeres af nogen. Dette er følgende eksterne link, der er relateret til e-mail-problemer.
- 5 uhøflige e-mails, du sender hver dag
- 22 fantastiske måder at løse problemer med teknologi (enkel)
- 12 effektive måder at få det bedste ud af automatiserede e-mails