Administrer tid - vi ønsker alle, at vi havde mere tid på en dag. Når det er forbi, og vi ser tilbage på det, vi har opnået, undrer vi os ofte over, hvordan alle disse 24 timer gik. Og tidsmangel er et stort problem, som de fleste af os står overfor. Hvis du er en af ​​dem, kan tidsstyring være et problem. De fleste af os står overfor tidskramper i vores liv. Vi siger ofte ting som "Jeg ved ikke, hvor jeg kan finde tid, " eller "Der er ikke tid nok om dagen, " eller "Jeg har ikke tid til mig selv."

Tidsstyring er en færdighed

Vi har ofte en tendens til at tro, at vi aldrig har tid til at afslutte vores arbejde, fordi vi er åbenlyst travlt med at svare på livets kurveboller. Når vi endelig klarer tid til at udvinde lidt tid for os selv, bliver vi ramt af en pludselig udvikling, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Selv når vi ikke står over for noget problem, ser vi ud til, at vi ikke finder noget tid til at styre vores daglige opgaver.

Så hvordan finder vi styring af tid til noget, vi gør?

Det hele begynder med organisering

Tidsstyring er ingen undvigende Black Magic, som kun en håndfuld mennesker forstår. Faktisk kan alle jer styre din tid effektivt, så længe vi er organiserede. Sans organisation, det vil være vanskeligt at forestille sig, hvad vi er nødt til at udføre i løbet af dagen, og hvor vigtigt alle disse ting er for at opfylde vores langsigtede mål.

Når du først har organiseret din tid, får du ikke kun muligheden for at styre dine daglige opgaver mere effektivt, men øger også muligheden for at tildele tid, hvor det faktisk er nødvendigt, dvs. mod de langsigtede mål, du har i tankerne. Hvis du aldrig tidligere har sat dig sådanne mål, er det nu tid til at begynde. Det er en meget vigtig forudsætning for effektiv tidsstyring.

Hvorfor er det at sætte mål vigtigt for at styre tiden?

Målindstilling topper diagrammet blandt alle tidsstyringsstrategier. Det hjælper med at indstille spillerne. Hvis du ikke er opmærksom på, hvad du sigter mod, kan du ende med at dreje hjulene hele dagen og blive gentagne gange frustreret. Hvis du ønsker at styre tiden effektivt og samtidig realisere alle dine drømme og forhåbninger, skal du sikre klarhed om, hvad du vil have fra dit liv.

  1. Administrer tid - Sæt klare mål

De færreste af os har tid til at udrette alt. Derfor er det vigtigt at målrette vores prioriteter. Angiv dine mål, og brug mest muligt af din tid på aktiviteter, der hjælper dig med at nå disse mål.

Føj øverste prioritet til aktiviteter, der haster og er vigtige. Overvej om du er nødt til at bruge tid på ting, der måske ikke er vigtige, men som haster. Kan disse ting delegeres til en anden person? Skal du bruge nogen tid overhovedet på ting, der hverken er presserende eller vigtige?

Udvikling af planer:

Marker dine planer med prioriteter. Faktor i den måde du arbejder på. Du kan synes, at det er nyttigt, mens du planlægger din første uge. Gør derefter følgende for dagen.

  • Identificer de opgaver, der vil hjælpe dig med at nå dine mål. Tillad tid i overensstemmelse hermed.
  • Afslut først de små og presserende opgaver.
  • Distribuer arbejde, hvis der er andre mennesker, der kan gøre det, måske mere billigt, effektivt og hurtigt.
  • Sørg for, at andre ved, hvad de skal opnå hver dag.
  • Del alle de vigtigste opgaver om dagen i blokke af opnåeligt arbejde.
  • Tackle dem en efter en.

Indstilling af frister:

Angiv opnåelige frister for alle aktiviteter. Sæt en endelig frist, der omfatter midlertidige frister for langsigtede projekter. Inkluder tid til ulykker. Længere projekter kræver mere beredskabstid.

Bestem om tidsfristerne er fleksible eller faste. Tillad aldrig, at det mindre vigtige arbejde tager længere tid, end det burde. Hvis det kun er værd i 10 minutter, skal du sørge for, at det er gjort inden for denne tid.

Planlæg dit arbejde, så det passer til dit temperament på forskellige tidspunkter af ugen eller dagen. For eksempel, hvis du er den livligste og mest udadvendte sent på morgenen, skal du planlægge kundesamtaler på det tidspunkt.

  1. Administrer tid - Bliv organiseret

At blive organiseret er det andet trin mod effektiv tidsstyring. Du skal organisere dig, hvis du vil styre tiden korrekt.

Men hvordan kan du gøre det?

Første ting først, skal du sætte dine mål. Hvis du ikke har gjort det, skal du stoppe med at læse videre og gå tilbage for at fastsætte dine mål.

Når målene er sat, skal du organisere dem. Hvad er dine kortsigtede og langsigtede mål? Opdel de langsigtede mål i milepæle. På denne måde har du et mål for hver dag, uge ​​og måned. Når du ved hvad du skal opnå et år fra nu af, kan du nemt nedbryde målene.

Du kender dine mål, når du først har listen over mål fordelt på milepæle. Du får en bedre følelse af formål, når du vågner op om morgenen. Det vil hjælpe med at sikre, at du arbejder lidt hver dag for at nå disse mål, uanset hvor lille beløbet er.

Når målene er organiseret i milepæle, og du har listen foran dig, kan du ikke overse de ting, der skal gøres. Hvis du ikke ønsker at blive organiseret, har dit sind en lettere måde at hjælpe med at undgå de vigtige daglige opgaver hver dag.

  1. Administrer tid - prioritering af tid

Veteran science fiction-forfatter, Stephen D Covey, udgav en bog med titlen “7 vaner for meget effektive mennesker” i 1994. I bogen drøftede han et tidsstyringssystem, der først blev introduceret af den tidligere amerikanske præsident Dwight D Eisenhower. Systemet opdeler aktiviteter i fire kvadranter, der er baseret på et par faktorer: betydning og uopsættelighed.

På en dag kan en opgave kategoriseres i disse fire kvadranter på følgende måde.

  • Kvadrant 1: Kriser og nødsituationer, vigtige og presserende
  • Kvadrant 2: Langsigtede mål, vigtige, men ikke presserende
  • Kvadrant 3: Afbrydelser, ikke vigtige, men presserende
  • Kvadrant 4: Distraktioner, hverken vigtige eller presserende

Når du scanner listen over dine daglige opgaver og milepæle, kan du kategorisere de områder, som hver af dem falder under. Brug en uge til først at spore alle de ting, du vil gøre. Dette er den bedste måde at indføre denne metode på. Identificer de områder, hvor du bruger tid. Skriv dem ned. Hvis du bruger 20 minutter på at ringe til dine regningssamlere, skal du notere det ned. Hvis du tilbringer en times tid på dagligvarer, skal du notere det ned.

I slutningen af ​​hver dag i løbet af den første uge skal du skrive kvadranten, hvorefter hver af opgaverne faldt ned. Hvor meget tid har du brugt på at se tv (kvadrant 4), eller håndtere kriser og nødsituationer (kvadrant1) eller arbejde på de langsigtede mål (kvadrant 2)? Sørg for at notere alle dine opgaver.

I slutningen af ​​den første uge skal du se på den tid, du har brugt i hver af kvadranterne. Dit mål i livet burde være at tilbringe det meste af tiden i den anden kvadrant og den mindst tid i den fjerde. Så hvor meget tid har du faktisk brugt i den anden kvadrant? Når du er færdig med øvelsen, skal du tage din daglige opgaveliste og notere kvadranten, hver af dine opgaver falder ind under.

Nu, hvis du har set tv i tre timer, var du i den dystre fjerde kvadrant for den dag. Du skal bruge så lidt tid som muligt i denne kvadrant, hvis du vil administrere din tid effektivt. Nogle gange kan vi ikke forstå, hvor meget tid vi spilder, medmindre vi nøje ser på sagen.

Anbefalede kurser

  • Kursus i offline marketing
  • Certificeringstræning i massekommunikation
  • Massekommunikation til erhvervs Online-træning

  1. Administrer tid - Ødelæg udsættelse

Det er en af ​​de mest vanskelige dele af tidsstyring. Udskydning løfter ofte sit grimme hoved. Men hvordan kan vi undgå det? Vi kan meget vel sætte vores mål, blive organiserede og opdele tiden i henhold til vores prioriteter. Men hvis vi ikke følger den liste over ting, vi skal gøre hver dag, spilder vi al vores tid.

Hvordan undgår man det?

Udskydelse, der er blevet betegnet som en stille morder, er måske den største afskrækkelse for vores mål. Vi siger alle, at vi vil opnå noget. Men når det kommer til styring af vores egen tid med en vis effektivitet, ser vi ud til at mislykkes i den forbindelse. Udskydelse kommer ud fra hvert hjørne.

Men den eneste måde at undgå udsættelse er at være opmærksom på, hvad der nøjagtigt skal gøres. Når du har sat klare mål, organiseret dig selv og har prioriteret din tid, vil du være på vej til at undgå alle muligheder for udsættelse. Hvis ingen af ​​dine strategier fungerer, kan du prøve den 15-minutters regel.

Indstil en timer på din smartphone eller ur. Begynd nu på at gøre noget, som du kun har udsat for kun 15 minutter. Det er næsten den tid, du har brug for. Du vil snart indse Newtons anden bevægelseslov: et objekt i bevægelse forbliver i bevægelse. Det er sandsynligt, at du fortsætter, når du er begyndt, medmindre noget eller nogen tvinger dig til at stoppe. Den sværeste del er at starte noget i første omgang.

  1. Administrer tid - multitasking

Alle af os har multitasking færdigheder. Om du er i stand til det eller ej, er ikke vigtigt. Hvis du kan multitaske, er det fantastisk. Men hvis du ikke er det, må du ikke miste søvn over det. Mange mennesker bliver mindre effektive, mens de prøver at multitaske. Resultatet er at starte flere projekter samtidig, hvor ingen af ​​dem afslutter på grund af slurvede arbejde. Dette skaber befolkningen meget skuffelse.

Ved hvornår du skal multitaske:

Det betyder heller ikke, at enhver, der kan multitaske, skal fortsætte med at gøre det hele dagen igennem. Konstant involvering i flere projekter på samme tid er ikke altid en god ting at gøre. Du skal være opmærksom på, hvornår du ikke skal multitaske. For eksempel kunne der hver dag på arbejdet være et par typiske aktiviteter på tjeklistetypen, der skal afsluttes. I de fleste tilfælde er de verdslige og kedelige? Så hvad kan du gøre? Prøv at afslutte så mange af dem inden for den mindst mulige tid. Men når du får tildelt et specielt projekt, der skal afsluttes inden for en bestemt tid og med den højeste kvalitet, så brug den maksimale tid til det og koncentrer dig om ikke noget andet projekt. Du kan således fuldt ud koncentrere dig om det arbejde, der er ved hånden. Det er vigtigt at vide, hvornår man skal multitaske.

  1. Administrer tid - reducer afbrydelser

Reducer antallet af afbrydelser i dit liv. Ærligt talt kan du ikke reducere antallet af ting, der kan afbryde dit arbejde. Men du kan ændre den måde, du normalt behandler dem på. Hvad gør du, når du arbejder på noget vigtigt, og nogen kommer til dig med et arbejde, der kan udføres senere? Sig noget i retning af, ”Selvfølgelig kan vi gøre det. Men lad mig afslutte det, jeg laver lige nu, så tager vi det af os. ”Det er vigtigt at afskedige det mindre vigtige arbejde med respekt for det arbejde, der kræver din øjeblikkelige opmærksomhed.

På samme tid, hvis din overordnede ringer til dig, når du er midt i noget, så er det en afbrydelse, som er værd at prioritere.

Hvordan tackle de typiske faldgruber?

Den mest almindelige fejl i tidsstyring er at forsøge at gøre alt selv. Delegere rutinejobs til dine underordnede. Hvis nogen er ivrig efter at udføre et af dine mindre vigtige job, deleger det også. Det kan være en god mulighed for tidsuddannelsesmodul for dem.

Her er nogle andre punkter, du skal huske på for at tackle de typiske faldgruber.

  • Sorter alle dine projekter regelmæssigt for at sikre, at alle af dem er i orden.
  • Tackle alle store projekter i sektioner. Du behøver ikke at gøre alle ting på én gang. Det er en stor fejltagelse de fleste begår. Delegere nogle af sektionerne, hvis det er muligt.
  • Koncentrer dig for at forblive fokuseret. Du kan opbevare denne meddelelse på tavlen: "Hvad er den bedste brug af min tid lige nu?"

Afsluttende ord

Uanset om du er en øverste leder, en manager eller en junior medarbejder, vil mere tid i din hånd hjælpe dig med at fokusere på de mere vigtige opgaver. At være organiseret, forberedt og disciplineret giver dig mere produktiv tid til at tage flere projekter op.

Anbefalede artikler

Her er nogle artikler, der hjælper dig med at få flere detaljer om måder at styre tid på, så bare gå gennem linket.

  1. Top 16 bedste og nyttige, at du kan skubbe fortidens udsættelse
  2. Top 10 nyttige tidsstyringsaktiviteter for at øge din produktivitet
  3. Top 7 bedste apps til tidssporing for at øge produktiviteten
  4. 4 måder at udnytte kraften ved realtidsanalyse

Kategori:

Iværksætterudvikling