Introduktion til Raci Matrix
Raci Matrix er et kortlægningsværktøj, og det står for - Ansvarligt - Ansvarligt - Konsulter - Informer. Når det kommer til at overvåge opgaverne i et komplekst projekt, bliver den overordnede proces kedelig, ikke kun på grund af kompleksiteten, men også fordi det bliver vanskeligt og forvirrende at holde styr på opgaverne og de mennesker, der er involveret i det.
Hvad hvis jeg fortalte dig, at der er en hurtig kortfix?
Ja, der er en hurtig kortløsning til dette kaldet Raci Matrix
Hvad er Raci Matrix?
Raci Matrix er et simpelt værktøj, der er effektivt til at forbedre den ansvarlighed og metodologi, der anvendes over hele verden til et projekt, program eller enhver organisatorisk ændring. Specielt brugt af HR-ledere, forretningscoaches og topvirksomheder til at forbedre produktivitet, medarbejderengagement og forretningseffektivitet.
Set som lægmand er det et værktøj, der giver dig mulighed for at identificere, hvem der er ansvarlig, ansvarlig, konsulteret eller informeret for hver opgave, der udføres i et projekt.
Parametre involveret i Raci Matrix
Så lad os se på de 4 parametre, der er involveret i en Raci Matrix -
1. Ansvarlig
Dette er den person, der er udpeget til at udføre arbejdet. Beslutningstagningen ligger i denne persons hænder.
De skal udføre opgaverne. Til tider kan der være mere end én person involveret, men det tilrådes altid at holde dette utallige for at undgå kompleksitet og forvirring.
2. Ansvarlig
Dette er den person, der træffer den endelige beslutning, da de i første omgang skulle være ejer af opgaven. De vil også være ansvarlige for den overordnede gennemførelse af opgaver eller leverancer. De engagerer sig ikke i arbejdet, men er snarere ansvarlige for at holde styr på opgaverne, indtil de er afsluttet. Kun én person foretrækkes at håndtere ansvarligheden for at sikre, at der ikke er nogen forvirring i multiple ejerskab af opgaverne.
3. Konsulteret
Dette er den person, der konsulteres, inden der træffes en beslutning. Her kan det være en enkeltperson eller en gruppe, der giver de nødvendige oplysninger til at udføre projektets opgaver. Der skal sikres en tovejskommunikation mellem den ansvarlige og konsulterede person for at undgå miskommunikation i udførelsen af opgaverne.
4. Informeret
Og til sidst er det denne, der bliver informeret, inden der træffes en beslutning. Disse mennesker får oversigt over de seneste opdateringer af opgaverne og de igangværende aktiviteter. Denne persons rolle slutter ikke med opgaven er afsluttet, og de kan blive påvirket af resultatet af opgaverne eller leverancer. Men de bliver ikke bedt om feedback eller anmeldelse.
Hvornår bruger vi Raci Matrix?
Nu sker det -
- Når der er medarbejdernedbrydning, og du skal tage hurtige og effektive beslutninger for virksomheden, især med den nye ansættelse.
- Når der er konflikt om opgaven ejerskab eller beslutningstagning.
- Når du forudser, at beslutningsprocessen eller endda godkendelsesprocessen kan forsinke projektet.
- Når projektbelastningen ser ud, er den ujævnt fordelt.
Så nu, hvor vi har forstået, hvad der er Raci, og hvornår har vi brug for det, så lad os også se på det positive ved at bruge et Raci-diagram.
Fordele
- Bedre kommunikation og koordinering mellem de forskellige involverede i opgaven.
- Eliminerer dobbeltarbejde.
- Holdorganisation.
- Afvikler konflikterne i projektet.
- Gør roller og ansvar klar med de rette retningslinjer.
- Holdet fungerer mere problemfrit.
- Identificerer dem, der undgår ansvar.
- Nye teammedlemmer er indarbejdet.
Lad os nu praktisere vores teori ved at lære at oprette en Raci Matrix. Men inden det, lad os se hurtigt på retningslinjerne.
Retningslinier
- En ansvarlig ville være tilstrækkelig pr. Opgave.
- Sørg for, at hver ansøger er blevet informeret om deres opgave.
- Fremme teamwork.
- Hold antallet af konsulenter til et minimum for at spare tid.
- Opdater Raci-diagrammet regelmæssigt, især når medarbejderne ikke møder arbejde, så der ikke er opgaver uden opsyn. Opgaven skal være under tilsyn af den ansvarlige modtager.
- Hold tilsyn med opgaverne mindst. (PS - for mange kokke ødelægger bouillon)
Uden yderligere ventetid er det her -
Sådan opretter du Raci Matrix
Yderligere skal vi forenkle Raci-processen ved at vise, hvordan man opretter en Raci-matrix.
Trin 1: Identificer projektopgaver
Vi kan tilføje antallet af opgaver vha. Fanen "tilføj opgave". Vi er også nødt til at have vedligeholdelse af Raci Matrix som en opgave, der normalt håndteres af programlederen eller projektlederen.
Derefter skal vi tilføje roller eller navn på de deltagere, der med succes udfører opgaven. Vi kan øge antallet af deltagere ved at klikke på fanen "tilføj deltager".
Trin 2: Identificering af projektets roller
Trin 3: Bestem, hvordan du kortlægger matrixen
Nu skal vi tilføje Raci-koder - Ansvarlig, ansvarlig, hørt eller informeret til de respektive opgaver ved at klikke på kortet, når en deltager er inkluderet i en opgave.
Vi kan også medtage eller dele Raci-diagrammet med teamet sikkert ved at vælge tilladelsesniveauet til at være indstillingen for visning, redigering / sletning og redigering. Og dette kan gøres for individuelle deltagere og ikke kun begrænset til at indstille et fælles adgangsniveau for hele teamet. Så med linket, der deles fra eksport, kan Raci-diagrammet downloades som et ord eller en CSV-dokumentfil.
Raci-matrixeksempel -
Raci matrix skabelon -
Så hvad venter du på? Jeg er sikker nu, at de fleste af dem er klar til at begynde at gøre vores opgaver mere effektive.
Gå videre og skab en forskel i din arbejdsmetodologi med Raci Matrix.
Anbefalede artikler
Dette har været en guide til Raci Matrix. Her diskuterede vi fordelene, retningslinjerne, de involverede parametre og hvornår Raci Matrix skal bruges. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler for at lære mere -
- Hvad er Adobe Illustrator?
- Adobe Illustrator til studerende
- Fordele ved AutoCAD
- Hvad er Agile Project Management?