Spor ændringer i Excel (indholdsfortegnelse)
- Spor ændringer i Excel
- Eksempler på sporændringer i Excel
- Hvordan bruges Sporændringer i Excel?
Spor ændringer i Excel
Vil du vide, hvem der har foretaget ændringer i regnearket, siden du sidst har gemt filen? Hvad var de ændringer, der blev foretaget, og hvem foretagede disse ændringer? Det ville ikke have været muligt at besvare ovenstående spørgsmål uden funktionerne ved sporændringer i excel på regnearket. Sporændringer i excel er den indbyggede funktion, der er designet til at oprette en log over ændringer, der er foretaget i den delte fil, siden filen sidst blev gemt. Ved at aktivere sporændringerne i excel-funktionen kan vi vide, hvad der var de ændringer, der blev foretaget, hvem der var brugeren, der har foretaget ændringerne, og så kan vi tage beslutningen om at acceptere ændringerne eller afvise ændringerne. Så dette er, hvordan sporændringer i Excel hjælper os med at revidere de ændringer, der er foretaget siden filen blev gemt.
Eksempler på sporændringer i excel
Funktionen gør det muligt for brugeren at spore ændringer på det samme ark eller liste ændringerne på et separat ark.
Du kan downloade denne sporændring i Excel-skabelon her - Spor ændringer i Excel-skabelon- Liste ændringer på det samme ark.
I denne type sporændringer i excel vises alle ændringerne på det samme ark, som ændringerne er foretaget på. Celleværdien er ændret fra 10 til 20 og derfor er denne ændring fremhævet som et sporskifte.
- Visning af ændringer på et nyt ark.
I denne type sporændringer vises alle de ændringer, der er foretaget i filen, i et nyt ark. I denne type sporændringer vises alle ændringerne på én gang, og det bliver let at gennemgå ændringerne.
- Visning af ændringer via fanen Godkend / afvis.
De ændringer, der er foretaget i filen, kan også vises på fanen, der kaldes "Godkend / afvis ændringer".
Forklaring af sporændringer i Excel
Sporændring i excel er den samme som den revisionslogfunktion, der for det meste er tilgængelig i software. Spor ændringsfunktion, som navnet antyder, fortæller brugeren, hvilke ændringer der er foretaget i filen, da administratoren har gemt filen.
Sporændring i Excel er nyttigt, når vi arbejder på en fil, der skal deles med nogen eller med vores team. Dette skyldes, at hvis nogen havde foretaget ændringer i filen, som ikke skulle have været foretaget, vil dette føre til en alvorlig indvirkning, da mange gange de formel-drevne værdier vil blive påvirket. En sporskiftefunktion kan bruges på hele arket eller på en bestemt del af regnearket.
Dette er en vigtig og nyttig funktion, der begrænser anvendelsen af sporingsændringer, da vi nogle gange bare er bekymrede for en bestemt del af regnearket, og vi ønsker ikke at gennemgå de ændringer, der er foretaget i andre dele af regnearket.
Hvordan bruges Sporændringer i Excel?
Sporændring i Excel er let som at gemme filen, dette er fordi denne funktion ikke kræver nogen kodning eller formler.
Denne funktion kan bruges, når denne er valgt til at være anvendelig.
Metode nr. 1 - Fremhæv ændringer på arket.
Trin 1
Gå først til fanebladet Review of excel. Gå nu til denne fane under revisionen til "Spor ændringer", der er tilgængelig under funktionen "Ændringer". Klik nu på indstillingen Sporændringer.
Trin 2
Når du har klikket på indstillingen Sporændringer, vises en dropdown, vælg derefter funktionen "Fremhæv ændringer".
Trin 3
Vælg nu indstillingen "Spor ændringer under redigering …".
Trin 4
Nu skal vi vælge kriteriet for at se de ændringer, der er foretaget i filen. Denne mulighed giver brugeren mulighed for at filtrere ændringerne efter dato, endnu ikke gennemgået osv.
Trin 5
Hvis vi kun ønsker at spore ændringer, der kun er foretaget af en bestemt bruger, kan vi bruge denne indstilling. Denne funktion er vigtig, når vi kun ønsker at spore ændringer, der kun er foretaget af en bestemt person. Denne specifikke person kan være manager for teamet.
Trin 6
Nu skal vi vælge at spore ændringerne i hele arket eller i en del af arket.
Hvis vi ønsker, at ændringerne skal spores i hele arket, skal du blot fjerne markeringen i boksen.
Klik nu på “Ok”, og sporændringer vil være gældende fra nu.
Hvis der nu foretages ændringer i filen, vises dette med excel som nedenfor.
Metode nr. 2 - Oprettelse af en separat fil med ændringer foretaget til fil.
Trin 1
Gå til fanen REVIEW, og klik på Fremhæv ændringer.
Trin 2
Fra denne indstilling Vælg at "liste ændringer på et nyt ark" og klik på "OK".
Trin 3
Der oprettes et nyt ark til liste over alle de ændringer, der er foretaget i filen.
Ting at huske
- Når sporændringer er aktiveret, gør dette arket “Delt”. Dette betyder, at forskellige brugere vil kunne foretage ændringer i regnearket på samme tid.
- Del arbejdsbog understøtter ikke alle funktioner i Excel som -
- Betinget formatering.
- Datavalideringer.
- Sortering.
- Filtrering.
- Sammensmeltning af celler.
- Et regneark, der har tabeller, kan ikke arbejde med sporskiftindstillingerne, da tabeller ikke kan deles. I dette tilfælde er det vigtigt, at tabellerne først konverteres til intervallet for at aktivere sporændringer.
- Dette skal huskes, at ikke alle ændringer spores ved hjælp af excel, ændringerne til en celleværdi kan kun spores. Nogle ændringer som at skjule række, slette rækken eller ændre farve på cellen spores ikke i excel, da dette ikke er kvantitativ information.
- Excel vil kun beholde ændringshistorikken for de sidste 30 dage, denne præference kan ændres, men standardvarigheden for at beholde ændringerne er kun for de sidste 30 dage.
- Hvis ændringerne fremhæves på et nyt ark, slettes arket med navnet "Historie" automatisk, når filen er gemt.
- Når en fil er på Sporændringer, kan intet ark flyttes eller kopieres til filen, da dette er en begrænset funktion.
Anbefalede artikler
Dette har været en guide til at spore ændringer i Excel. Her diskuterer vi sporændringer, og hvordan du bruger sporændringerne i Excel sammen med praktiske eksempler og downloadbar excel-skabelon. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler -
- Lær datatabel i MS Excel
- Oplysninger om Excel-kombinationsboks
- Sådan oprettes bobleoversigt i Excel?
- Lær rullebåndsværktøjet i Excel