Oversigt over kommunikationsstyringsplan
Kommunikationsstyringsplanen er en integreret del af projektstyringsplanen, hvor processen med at indsamle, generere, registrere og cirkulere de oplysninger, som interessenterne kræver, planlægges og formidles på en struktureret måde.
Størstedelen af de problemer / begrænsninger, der opstår og ikke løses i et projekt, skyldes kommunikationsgap. Der er behov for en struktureret måde eller en kommunikationsmetode for projektlederen. Kommunikationsstyringsplanen er det centrale aspekt under udarbejdelse af en projektstyringsplan / projektcharter.
Under projektets påbegyndelse bør metoden til kommunikation eller kommunikationsstyringsplan defineres klart for at undgå enhver form for hindringer. Kommunikationsstyringsplan hjælper med at etablere informationsstrømmen i et projekt. Forskellige interessenter er til stede i projektet. Ledelse, projektleder, tværfunktionelle teammedlemmer, leverandører, eksterne agenturer osv.
For at gøre et projekt vellykket er effektiv kommunikation meget vigtig og dermed behovet for en kommunikationsstyringsplan. I tilfælde af et boligprojekt kan en projektleder generere kommunikationsplan for interessenter for at informere forskellige interessenter om projektet og adressere dem, hvor deres intervention er påkrævet.
Liste over kommunikationsstyringsplan
Nogle kommunikationsadministrationsplaner med deres forskellige typer er beskrevet nedenfor.
1) Projektmøder -
Der er forskellige typer kommunikationsstyringsplan for forskellige interessenter i projektet, såsom:
- Projektanmeldelsesmøde (til topledelse)
- Projektkoordinationsmøde (for tværfunktionelle teams)
- Møde med leverandøranmeldelse (for leverandører)
- Projektanmeldelsesmøde:
For at kommunikere og give information til ledelsen kan "projektgennemførelser" fungere som en kommunikationsplan for at informere dem om forskellige aspekter af projekter som projektets fremskridt, projektets designfase, udnævnelse af entreprenører, tilknytningsspørgsmål, lokale spørgsmål, eventuelle eksterne faktorer osv. Dette vil fungere som et informationssystem, der holder dem opmærksomme på projektet og giver dem mulighed for at gribe ind, hvis det er nødvendigt.
- Projektkoordinationsmøde:
For at kommunikere og give information til det tværfunktionelle team kan der afholdes "projektkoordinationsmøder", og projektproblemer / begrænsninger kan præsenteres for teammedlemmer baseret på deres funktionelle ekspertise. For f.eks. For at nå et mål, der er fastlagt af ledelsen og baseret på webstedsbetingelser, kræves der en designændring, så disse møder kunne fungere som en platform til at kommunikere information til dem, og samtidig kan der leveres en løsning af dem. Efter afslutningen af sådanne møder skal der udarbejdes protokoller, der skal udarbejdes, og de skal cirkuleres, så alle interessenter informeres om ændringen.
- Møde med leverandøranmeldelse:
For at kommunikere og give information til leverandører skal "vendor review-møder" afholdes ugentligt eller hver anden uge afhængigt af projektkrav. I dette møde kan sælgeren levere fremskridtsdiagrammer, trendanalyse, prognoser / fremskrivning for balanceaktiviteter for at kommunikere projektlederen om deres arbejdsomfang.
For at undgå opstyr og sikre korrekt kommunikation skal alle møder som nævnt ovenfor have en veldefineret dagsorden. Frekvensen skal også forudbestemmes. Antallet af deltagere skal være præcist og have de rigtige medlemmer. Dagsordener bør flydes i god tid, så deltagerne er forberedt på mødet. Enhver afvigelse fra dagsordenspunkter bør ikke underholdes. Projektlederen skal være driveren for mødet for at undgå afvigelser.
Ud over de ovennævnte formelle metoder hjælper undertiden uformelle metoder til ansigt til ansigt-kommunikation eller telefonisk kommunikation også til at løse problemer med et projekt.
Bortset fra ovenover skal kommunikationsstyringsplanen opdateres efter behov afhængigt af projektkravene.
2) Resultatrapporter -
Der er resultatrapporter for hvert projekt, hvor information / data skal registreres til kommunikation med interessenter.
Forskellige typer resultatrapporter er som følger:
- Status rapport
- Statusrapporten
- Trendrapport
- Prognosering (eller) Projektionsrapport
- Variansrapport
- Rapport om optjent værdi
- Project Learning Document
a) Statusrapport:
- Disse rapporter viser projektets aktuelle resultater i forhold til den tidligere baseline.
- Tidslinjer for udsendelse af disse rapporter skal være dagligt / ugentligt.
b) Fremskridtsrapport:
- Denne rapport beskriver det samlede gennemførte arbejde i en bestemt tidsramme.
- Der er forskellige typer rapporter i denne kategori baseret på intervallet i cirkulation.
| S.No. | Fremskridtsrapporttype | Beskrivelse | Tidslinjer for cirkulation | Præsenteret for |
| 1 | DPR | Daglig statusrapport | Daglige | Klient & internt team |
| 2 | WPR | Ugentlig statusrapport | Ugentlig | Klient, mellemledelse |
| 3 | MPR | Månedlig statusrapport | Månedlige | Klient, øverste ledelse |
c) Trendrapport:
- Trendrapport angiver projektets opadgående eller nedadgående tendens baseret på fremskridt
- Det er en typisk topledelsesrapport, der cirkuleres / diskuteres månedligt.
d) Prognosering (eller) Projektionsrapport:
- En prognose eller fremtidig forventet fremgang / ydeevne for projektet rapporteres baseret på projektets aktuelle scenarie.
- En foreløbig prognose revideres som pr. Krav og skal indsendes / cirkuleres, når det kræves af klient / ledelse.
e) Variansrapport:
- Denne rapport sammenligner de faktiske fremskridt med basislinjen, og der er repræsenteret afvigelser i omkostninger og tid.
- Denne rapport cirkuleres generelt sammen med Trend-rapporten, dvs. på månedsbasis.
f) Rapport om fortjent værdi:
- Denne rapport består af omfang, omkostninger og planlægge foranstaltninger for at vurdere projektets ydeevne. Som cirkuleres på månedsbasis.
g) Dokument til projektindlæring:
- Med henvisning til alle præstationsrapporter udarbejdes et samlet projektindlæringsdokument, der skal være nyttigt for at få adgang til projektet og også hjælpe med at udarbejde forslagene til fremtidige projekter.
3) Optrapping -
Hver gang der er problemer, eller der opstår komplikationer i projektkommunikation, bliver det nødvendigt at eskalere emnet til ledelse, hvis en løsning ikke kan opnås / gøres inden for det interne projektteam.
Med hensyn til sværhedsgraden af spørgsmålet ændres beslutningsmyndigheden og tidsrammen som følger:
| Prioritet | Alvorlighed | Beslutningsmyndighed | Tidsramme for løsning (arbejdsdage) |
| 1 | Større indflydelse på projektet, dvs. som kan have en betydelig indflydelse på tid og omkostninger. | Topledelsesniveau | Inden for en halv dag |
| 2 | Den mellemstore påvirkning, der kan påvirke enten omkostninger eller tidsplan | Topledelse og mellemledelsesniveau | Inden for 1 dag |
| 3 | Den mindre indvirkning, der kan forsinke tidslinjerne | Mellemledelsesniveau | Inden for 2 dage |
| 4 | Ingen indflydelse på projektet, men der er et bedre alternativ | Mellemledelse og projektlederniveau | Arbejdet skal pågå, alternative løsninger skal udarbejdes og sendes til godkendelse fra skifteledelsesrådet. |
Anbefalede artikler
Dette har været en guide til kommunikationsstyringsplanen. Her diskuterer vi listen over kommunikationsstyringsplan med deres forskellige typer. Du kan også gennemgå vores andre foreslåede artikler for at lære mere -
- Microsoft-projektplan
- Samlede kvalitetsstyringskoncepter
- Soft Skills-projektleder
- Projektinteressenter
- Casestudie i projektledelse