Intranetfunktioner til medarbejderkommunikation

”Virksomhedens intranet skal bygges af stærke interne kommunikationsprogrammer. Opnåelsen af ​​et intranet er omkring 60 procent kommunikation, 40 procent teknologi. ”Bob Cohen,

Et intranet er ligesom en paraply, hvorunder man kan få alle nødvendige informationer vedrørende virksomheden og det daglige arbejde. Det er kendt som kommunikationsplatformen, hvor vi får instrumentbrættet med 360 graders udsigt omkring virksomhedsaktiviteten. Netop er det et privat, sikkert online netværk, hvor medarbejderne kan generere indhold, involvere sig i visse kommunikationsprocesser, fungere som et team, udføre opgaver og begivenheder og opbygge organisationskulturen.

Det er kendt som virksomhedens hjemmeplatform, hvor teams samles, bygger et essentielt repertoire, multi-effektiv kommunikationsenhed og mere. Ligesom et internt kommunikationsnetværk er et intranet mere end mængden af ​​dets dele.

Intranettet er en one-stop shop for alt. Intranetdesignet skal svare til medarbejderens behov og deltagelse. Det er en fælles platform, der hjælper med kommunikation (to-vejs), teamwork, videnstyring, indholdsudvikling og deling, socialt netværk, medarbejderinddragelse og planlægning.

Enhver udviklende virksomhed kan drage fordel af intranettet. De nedenstående ti spørgsmål fungerer faktisk som tjeklistepunkter, der afhjælper ethvert problem og hjælper med at implementere intranettet korrekt.

Fig. 1: Kontroltjek-point for intranetdesign

Vi skal grave dig dybt inde i forskellige funktioner på et intranet.

  1. Intranet sidder i kernen i kommunikation

Tre måder det hjælper en organisation -

  1. Top-down kommunikation, der ikke er andet end ledelse-til-ansatte kommunikation
  2. Feedback af medarbejderne eller medarbejderlederskommunikation
  3. Teamdiskussion i form af kommunikation mellem medarbejdere og ansatte

Nu vil et kort højdepunkt om dette klarlægge det hele.

  • Intranet afslutter grundlæggende e-mail-problemer

Alle former for e-mail-problemer kan let håndteres af et veludviklet intranet, når du glemmer at holde nogen i løkken af ​​en vigtig e-mail, eller når du overså en vigtig opdatering, da e-mailen gik tabt i en række mails, eller når du sidder fast i et svar-alle lister. Intranet samarbejder med mennesker på forskellige måder og strømline begge øjeblikkelige kommunikation. I samme piedestal kan man nemt gøre en række ting: chat med kollegerne, opbygge samfund om forskellige emner, offentliggøre meddelelser om forskellige virksomhedsrelaterede anliggender, skrive blogs, uploade artikler og opbygge vidensdashboard vedrørende virksomhedsforhandlinger.

Nogle interne kommunikationsstatistikker er vist nedenfor:

  1. Kun 48% af e-mails i forbindelse med den interne sendte kommunikation åbnes
  2. Og kun 23% af denne kommunikation er faktisk åbnet

Så det er klart, at en større del af virksomhedskommunikation faktisk ikke åbnes. For alle de målrettede modtagere at åbne kommunikationen, er det kun en god ide at sende e-mail ikke.

  • Intranet hjælper med at indhente medarbejderens feedback

Medarbejderengagementet evalueres ved den rette medarbejderfeedback. Du kan nemt kvantificere medarbejdertilfredsheden, holde øje med manglerne på medarbejderforbedringer og nogle problemer, der vil have direkte indflydelse på medarbejderomsætningen.

Undersøgelser af medarbejderengagement-feedback er dejlige at gennemføre, hvis disse ikke sættes i forskellige afdelinger; i de fleste tilfælde udføres undersøgelserne af tredjepartsværktøjet. Tværtimod, hvis disse undersøgelser udføres via et indbygget værktøj, der er vært på intranettet, kan man nemt hente de rigtige data, der ligger i virksomhedsserveren og dele mellem forskellige afdelinger og teams for at forbedre produktiviteten. Desuden vil medarbejderne overalt være opmærksomme på dette værktøj, når de interagerer med det dagligt. Dette vil i sidste ende øge kommunikationen på arbejdspladsen og dermed også medarbejdertilfredsheden.

Fig: 2. Medarbejderprocent, der accepterer kommunikationsprocessen

Pessimismen på arbejdspladsen stammer op på grund af under tre kommunikationscentriske årsager:

  1. Ledelsen dirigerer ikke medarbejderne korrekt til et fælles formål med 38%
  2. Generelt dårlig kommunikation med 14%
  3. Regelmæssige ændringer, der ikke er velinformeret med 12%

  1. Intranet samarbejder

Af hensyn til ordentlig medarbejderkommunikation og output kræves det meget at have en fælles platform, hvor alle ansatte kan samles til en fælles sag. Oftere end ikke, vil den samme besked blive anderledes, når alle ikke er synkroniseret korrekt. Dette ville være usikkert, at der skal være et centralt sted, hvorfra folk skal indsamle indhold og forbinde med den anden.

  • Intranet skaber en platform, hvor alle kan kommunikere sammen og få ting gjort

I de fleste tilfælde kan du finde, at et intranet er udstyret til at lade dig oprette forbindelse til dine kolleger gennem en eller flere teamsider eller projektsider. Medarbejdere kan samarbejde og dele indhold af den gensidige interesse. Du kan oprette sider til vært for emnerne:

  • Projekter
  • Hold
  • Eksterne portaler på kunder
  • Videnbanker
  • Til medarbejderinduktion
  • Kampagner markedsføring
  • Service eller produkt introduktion

Så dit intranet ville faktisk forme din kommunikation, job og indhold på enhver måde i forhold til hvad du stræber efter at gøre virksomhedens kommunikation bedre.

  • Projektledelse og opgavestyring forenkles af intranettet

Et intranet hjælper med at indstille og styre projekter og opgaver i samme sokkel. Det er platformen til at passe på lignende andre forretningsaktiviteter. Intranettet hjælper projektgruppen med at færdiggøre projektet. I realtid kan man nemt kontrollere fremskridtene, løse ethvert problem uden e-mails oversvømmelse og følge sammenhængende diskussioner for at få en dybere forståelse af møder og forsyninger.

Og opgavestyring holder øje med dine egne arbejdsfremskridt, hjælper med at allokere opgaver til andre og sikrer perfekt afslutning af de projektrelaterede opgaver. Man kan hurtigt dele filer og data i et rum uden selv at lægge dem i Dropbox eller i andre delte reserver.

  • Intranet betjener interne interessenter

Gennem et intranet kan man kombinere en normal proces og forbinde løsninger mellem forskellige afdelinger, herunder HR, marketing, IT osv. Chat, fora, åbne diskussionsspor og isolerede meddelelser er nogle måder, pionererne hjælper andre med at løse ethvert problem. Nedenfor er nogle tjenester, du skal starte:

  • Indsend forskellige organisationsdokumenter
  • Byg en vidensbank eller intern wiki
  • Annoncer forskellige virksomhedscentriske eller afdelingsvise kommunikationer
  • Giv en mulighed for en øjeblikkelig chat til hurtigt at løse problemerne
  • Send en trin for trin video

  1. Intranet fungerer som vidensstyringsværktøjet

Bare tænk på en situation, når du søger efter en vigtig fil flere steder, som du tror, ​​du har opbevaret: Dropbox, Google Drive, One Drive, Firmwebsite eller din interne server. Og ved at søge på forskellige steder får du bare hovedet til at dreje, og du har ikke fundet filen til sidst. Så i en sådan situation kan intranet hjælpe dig med at gemme dine vigtige dokumenter ordnet.

  • Intranet giver altid mulighed for at integrere dine dokumenter

Filhåndtering som en del af videnhåndteringstjenesterne er en måde at uploade din fil på intranettet til din bedste fordel. I begge tilfælde, når vi direkte uploader en fil eller lægger et link, der bærer det faktiske dokument, der er uploadet i et sikkert sted et eller andet sted, hjælper vi os selv og andre med at finde filen i fremtiden uden at skulle spilde tid på dette. Du kan konsolidere dokumenterne, som du ønsker. I tilfælde, hvor du er usikker på, hvor du har opbevaret dokumenterne, skal du bare foretage en livlig søgning for at få den ønskede fil. Masser af dokumenter gemmes på intranettet:

  1. Man kan opbygge et videnopbevaringssted, hvor man kan placere forskellige dokumenter, f.eks. HR-ombordstigningsdokumenter, projektrelateret fil osv.
  2. Du kan nemt sende filer via intranet og via chat; chatten samtalen arkiveres også automatisk for at hjælpe os med at få den datovise historie
  • Intranet øger produktiviteten

Succes og fiasko for ethvert projekt afhænger mere af korrekt lagring af data og filer. Det sparer ikke kun tid, og vil således have direkte indflydelse på ROI, men det reducerer også spændingerne og frustrationerne. For eksempel, når du giver et sidste touch til en projektafslutning, er du sikker på at vælge det rigtige dokument til din klient. I tilfælde af at du giver on-boarding-filer til de nye deltagere, kan du let sende HR-sidelinket, der indeholder de relevante dokumenter, der er beregnet til dem. I henhold til en undersøgelse foretaget af McKinsey Global Institute kan du faktisk reducere tiden, der bruges til at søge i ethvert dokument med ca. 35%, og således aflaste 6% af den tid, der skal bruges til andre vigtige opgaver.

  • Intranet opretter altid en realtids videnbase

Et højre intranetdesign hjælper med at skabe et vidensgrundlag til at dokumentere gentagne positionerede filer og dokumenter, for eksempel:

  1. Politik og praksis
  2. Værdi materialer
  3. Nyheder og succeshistorier
  4. Vigtige ofte stillede spørgsmål
  5. Medarbejderalbum
  6. Træningsmateriale
  7. HR-håndbog
  8. Nyhedsbrev
  9. Vigtige links, der indeholder nyttige værktøjer og filer

Og det er ikke alle. Der er nogle flere elementer, der uploades i systemerne - spørgsmål, der stilles i fora, teamdiskussioner og billetter rejst i helpdesk. Alle disse kunne uploades i intranettet og tilføjes i vidensbasen, at du kan bruge gang på gang til forskellige behov. Der kan også være en fane med navnet på ideer, der inviterer til offentlige ideer. Dette værktøj ville faktisk skabe idéer på forskellige niveauer.

  1. Intranet giver mulighed for socialt netværk

Et intranet giver altid en chance for praktisk talt at skabe kontakt med kammerater fra forskellige afdelinger og dermed reducere barrierer og siloer; medarbejderne kan nemt oprette forbindelse til hinanden og dele feedback om emnerne om gensidige interesser og lære. Og dette forbedrer kommunikations- og videndeling på virksomhedsniveau, forskellige teams og afdelinger. Medarbejderne vil lære folk at kende i og uden for deres teams. Ledere kan lære de underordnede at kende, og dette vil til sidst bryde konventionerne, og sammen kan de vokse og derved have en indirekte indflydelse på produktiviteten.

  • Intranet bygger interne kommunikationskanaler

Uden selv at forlade skrivebordet, ringe eller sende mails kan medarbejderne oprette forbindelse til hinanden i form af at give feedback i diskussionssporene om ethvert specifikt emne. Således vil forbindelse med geografisk spredte teams tilfældigvis inspirere til teamwork.

  • Intranet hjælper med at finde og kende dine medarbejdere

Bare fordi teamet er geografisk spredt eller nogen arbejder hjemmefra, er det umuligt at finde og kende dine medarbejdere hele tiden, selv i tilfælde af at vi fysisk eller praktisk talt arbejder med dem. I sådanne tilfælde hjælper medarbejderkataloget i intranettet os faktisk med at komme i kontakt med vores tilsigtede kammerater, og samfundet kan bygges. Vi kan lære vores teammedlemmer, vores arbejdshistorie og succes at kende. Derfor kan vi tage deres hjælp til at løse ethvert problem eller råde andre til at følge dem på sådanne specifikke behov. Du kan motivere dine jævnaldrende ved at sende lykønsknings-badge til enhver projektsucces eller sende tak-badge for ethvert godt udført job.

  • Via intranet kan du oprette, dele og offentliggøre ethvert godt indhold på tværs af grænser og afdelinger

Gennem intranet skaber mennesker indhold, deler i de offentlige indlæg, som andre forbruger, og kommenterer. Brugerne bruger forskellige rum, hvor noget nyt indhold uploades, en automatisk opdatering vil gå til alle i det specifikke indlæg. De begynder derefter at bruge dette indhold. Således giver intranet chancerne for brugerne at generere indhold, der kan bruges af andre. Følgende indhold uploades generelt på et intranet:

  1. Blogs og nye trends om branchen
  2. Nye færdigheder for andre at følge
  3. Stort hold sejr
  4. Ny lancering
  5. Ny strategi eller proces
  6. Seje fotos og videoer

  1. Medarbejderinddragelse og vækstcenter: afskaffe medarbejdernes skuffelse

Ved hvert organisatorisk træk ses medarbejderengagement som bundlinjen. Gennem medarbejderengagement er produktiviteten forbedret, og medarbejderne er motiverede. Endelig har dette en positiv indflydelse på kundetilfredsheden og medarbejdernes moral.

Statistik over medarbejderengagement

  • Del Carnegie Training-undersøgelsen viser, at næsten 71% ansatte fra store virksomheder ikke er engagerede
  • I en anden undersøgelse foretaget af Gallup Research er medarbejdernes frigørelse ca. 18%, hvilket hæmmer den samlede produktivitet

Engagerede medarbejdere går loyal ind for de virksomheder, de arbejder for. De nævner stolt firmaets produkt eller service til kunderne. De skaber i fællesskab viden til fordel for andre og hjælper andre med at nå deres mål. Mens de frigjorte medarbejdere er byrden. De skader virksomhedens omdømme og opbygger utilfredshed blandt andre og påvirker produktiviteten viralt. På dette tidspunkt vil intranettet faktisk hjælpe med at udvikle planer for at engagere medarbejdere ved at give dem mulighed for at bruge ressourcer og værktøjer og uddanne dem i deres stræbte felt til at opbygge deres karriere. De ville være mere bemyndiget til at bestemme deres karriere.

  • Intranet binder medarbejdere med virksomhedens mission, vision og værdier

Vi tænker ofte, hvis hver medarbejder er tilpasset virksomhedens mission, vision og værdi! Og er de korrekt tilpasset og følelsesmæssigt forbundet med det? En undersøgelse udført af 40000 ansatte ved TINYpulse-undersøgelse viser kun 40% er opmærksomme på det. Processen for medarbejderengagement giver adgang til alle medarbejdere til at blive følelsesmæssigt knyttet til virksomhedens mission, vision og værdier. Intranet giver alle denne adgang på en central placering. I forskellige formater og segmenter kan du nå dine medarbejdere og forstærke dem på multifacetterede måder: gennem blogs, diskussion, artikler, videoer og personlig side for at markedsføre brandet.

  • Intranet skaber udviklingsmuligheder for medarbejderne

Medarbejdere ville være mere tilfredse, hvis de har rigelig mulighed for at udvikle sig selv. En virksomhed kan oprette forskellige karriereudviklingsplaner for medarbejderne og dermed reducere slid. Og bare ved at reducere forskellene mellem ressourcer, de har brug for til deres vækst og deres leverancer, kan en virksomhed strømline misforhold. Intranet her gør dette perfekte job med at støtte og spore medarbejdernes vækstprogrammer på følgende måde:

  1. Konsolidering af træningsmaterialer og bedste praksis
  2. Indsamling af feedback fra medarbejdere til forbedring af programmerne
  3. Videresendelse af virksomhedskulturen til alle
  4. Sporing af medarbejdernes fremskridt
  5. Tillader en af ​​dem en chance for at overvåge deres udvikling
  • Intranet chanser en viral forbindelse med alle om udviklingsplaner og unikke ideer

Når det kommer til kommunikation, der er videresendt til medarbejderne via e-mail, er der en sandsynlighed for, at disse e-mail-meddelelser kan gå tabt i indbakkerne, eller folk tager måske ikke initiativer til at åbne disse mails. Det er meget almindeligt overalt. En medarbejder kan gå glip af den vigtige kommunikation, der sendes til ham om hans personlige udvikling. Og nogle gange kan dette have en tendens til at få dem til at føle sig udeladte eller ubetydelige.

Et intranet giver altid medarbejderne adgang til at nå det, de har brug for mest - vigtige opdateringer, hvert eneste udsigt og enhver planlægningsændring. Oplysningerne kan være offentlige eller specifikt skræddersyet til de rigtige mennesker; som en del af dobbeltkommunikation kan en e-mail muligvis sendes til dem. På samme tid kan de dele deres unikke ideer i det virale rum, og andre i dette rum kan få adgang til disse oplysninger og sende kommentarer. Derfor udvikles en god kommunikationstråd, der fører til en vellykket udvikling for alle. De mennesker, der muligvis ikke deltager i den offentlige diskussion, kan også engagere sig i sådanne onlinediskussioner.

Intranet giver også medarbejdere mulighed for at udnytte deres roller og karriere:

  1. Egne projekter og lignende vigtige opgaver
  2. Del kreative ideer
  3. Benyt muligheder
  4. Overvåg deres måludvikling
  5. Rådgivning om, at processen skrider frem
  6. Pas på yderligere bor og uddannelse
  7. Hold øje med, hvad andre i og uden for holdene gør

Steve Roesler, bemærket kommunikationsstrateg, udalkede ti vigtige spørgsmål, der ville hjælpe med at engagere medarbejdere på arbejdspladsen. Disse tjeklister er effektive til at formulere de lette løsninger på intranetproblemer:

  1. Intranet fungerer som et planlægningsværktøj

Intranet gør det nemt for alle at planlægge og overvåge møder, begivenheder og aftaler. Alle de ansatte ville få fordel af denne ekstraordinære facilitet.

  • Let planlægning til møde inspirerende medarbejderdeltagelse

Folk har måske mere end et værktøj til at planlægge deres engagementer, men de er ineffektive, da det ville være tidskrævende proces. Denne gennemførlighed sikrer god medarbejderdeltagelse. Du kan sende e-mails til ansatte om møder eller begivenheder, men denne proces er besværlig. E-mails kan gå tabt i indbakken, eller vigtige personer kan blive springet over. Den nemmeste og smarte måde er at planlægge en delt kalender i dit virksomheds intranet og få et hurtigt kig på alles bekvemmelighed. Således kan man planlægge et tidspunkt for mødet.

  • Oprettelse af attraktive begivenheder

Bortset fra at indstille tid og kalendere, er der nogle flere oplysninger om begivenhederne, der gør begivenhederne interessante og populære.

  1. Komplet information om begivenheden
  2. Fotos og videoer i forbindelse med begivenheden for at gøre det mere lokkende. Kort efter, at begivenheden er forbi, kan der være en jævn opdatering sammen med fotos og videoer
  3. Detaljeret køreplan til begivenhederne
  4. Oplysninger om spisesteder, butikker og andre bemærkelsesværdige steder at slippe ind

Konklusion

Et korrekt intranetdesign er altid et springbræt for en effektiv intern kommunikation. Det giver altid en fordel for folk at samarbejde med kollegerne om ethvert delt emne og giver utallige værktøjer. Vi har set mennesker i vidt omfang få adgang til korrekt brug af intranet for at øge platformens masseeffektivitet. Det er platformen, hvor de kilder og søger efter alt, skaber, deler, lærer og motiverer andre, der igen øger effektiviteten af ​​arbejdet, hvilket påvirker ROI'et direkte. Det er dog ikke rigtigt at sige nogen negativ ting, men det kan altid siges, at et korrekt intranetdesign altid er halvdelen af ​​det arbejde, der er gjort lige siden de rigtige tovejskommunikationskanaler angår.

Kategori:

Iværksætterudvikling