En e-mail er en måde at kommunikere mellem yderligere to personer til udveksling af information eller tanker. Det er en blød kommunikationsplatform, hvor folk interagerer om et emne, underretter om en begivenhed eller et andet formål. E-mails skrives på kommunikative sprog, så personen kan forstå hensigten. Det grundlæggende problem med e-mails er, at indholdet kan være vildledende på grund af manglen på tone og følelser i det skriftlige format, og læseren kan muligvis forkert fortolke den faktiske betydning, som forfatteren ønsker at udtrykke.

Funktioner i uhøflige e-mails

Funktioner, der viser, at en e-mail er uhøflig, er vervet nedenfor.

  • Fornærmende sprog eller nedsættende indhold, der bruges til at respektere læseren, hvilket klart kan fratrækkes, er et tegn på en uhøflig e-mail. Det onde sprog, der bruges på en uhøflig måde til at vise respekt, chikane eller trussel, udsættes for juridiske handlinger.
  • Brug af store bogstaver eller store bogstaver, der betyder, at forfatteren råber på dig, er også en respektløs måde at kommunikere på.
  • At forlade høflighedene i papirkurven og ikke bruge dem, mens du skriver, er også et tegn på en uhøflig kommunikativ e-mail. E-mailen uden hej eller hej del virker som et krav eller en kommando og betyder uvidenhed eller dominans. Hvis posten er en del af et løbende emne, kan man hilse over hilsener og høflighed, hvilket ikke giver nogen form for uprofessionelisme.
  • Indholdet af de e-mails, der siger uvenlige ord til dig og fortæller noget med en uhøflig henvisningsmåde, som bibringer personlige grave, er ikke et godt stykke mail, der skal prises.
  • Unødvendig brug af udråbstegn og spørgsmålstegn betragtes ofte som en uhøflig opførsel i den etiske verden af ​​e-mail-skrivning, medmindre du kommunikerer med dine venner og ønsker at udtrykke dine forhøjede følelser. Graden af ​​vægt, der vises ved brug af spørgsmål og udråbstegn, bør bedømmes i henhold til situationen.
  • Det er også uhøfligt at kopiere materialet fra en større fisk og sende det til dig for at udlede, at værket eller noget skal udføres med kommando.

Sender uhøflige e-mails

Fra ovenstående liste over indikationer på en uhøflig e-mail kan du forstå de grundlæggende funktioner i en e-mail, der kan skade læserens stemning. Det er en almindelig fejl begået af næsten alle e-mail-forfattere. Uanset hvor veltilpasset og sofistikeret en forfatter er, undertiden på grund af omstændigheder, han eller hun kan forkæle sig i det uhøflige format utilsigtet. Mens vi snakker med nogen, har vi gaven til vores udtryk og tone i stemmen, der udtrykker halvdelen af ​​intentionen. Vores bevægelser og ansigtsudtryk bestemmer stemningen i samtalen, men i tilfælde af e-mails kan udtrykstørrelsen kun fyldes med valg af gode ord, der matcher hensigten.

I en e-mail-samtale, prøv at finde den rigtige tone pr. Kommunikationsemne ved at sætte dig selv i læserens sko. Dette trin hjælper meget med at forstå publikum, og det er også en fordel at skrive en e-mail. E-mail er designet til nemme interaktioner og sparer en masse dyrebar tid. Men skynd og fortolkning kan gøre velsignelsen til en rodet samtale og uønsket friktion. Fejlene skal identificeres og håndteres for at komponere en ordentlig e-mail, som personen korrekt forstås i den anden ende.

5 typer uhøflige e-mails

Listen over 5 skjulte fejl, der gør situationen til rodet, hjælper dig med at identificere de problemer, der gør e-mails uhøflige og uprofessionelle.

  1. Carbon Copy faktor (CC)

Når du sender en e-mail og CC nogen, får de se e-mailen som en del af modtagernes kæde. Men kulstofkopiering hele tiden er en irriterende ting blandt læserne. Tilføjelse af modtagere altid uden grund for at gøre dem opmærksomme på mailen afspejler ikke god manerer. Undertiden bliver det meget irriterende for læserne at finde deres navn vedhæftet med en mail, medmindre det er meget vigtigt.

På den anden side, når en mail sendes til en bunke af modtagere for at tjene et kommunikationsformål, kan det synes meget uprofessionelt at besvare alle modtagere utilsigtet med 'tak' eller en anden bekræftelse på mailen. At få en anden e-mail i den samme kæde bare for en gestus af bekræftelse er meget irriterende for de ansatte, der får snesevis af dem i arbejdsprocessen.

Kunsten at undgå denne irriterende vane er at behandle e-mail-processen som en personlig samtale. Tænk på kravet til mails, og kog samtaleskriptet, hvor du let finder ud af, at de enkle kvitterende e-mails ikke er obligatoriske eller kræves, der udløser irritationen hos de travle læsere. At sende en uhøflig e-mail spilder læsernes tid, og teamets produktivitet falder. Bryt vanen med at svare alle i en mailkæde, og lad alle holde sin eller hendes ro i sindet.

  1. For kort til at forstå

Hvordan har du det, når du uddyber en kendsgerning til nogen, og efter afslutningen svarer han eller hun med et lille nik eller bare en kropsholdning? Denne opførsel er meget irriterende. Den samme sag gælder også for e-mail-skrivningen. Hvis afsenderen har gjort en god indsats for at få dig til at forstå fakta med korrekt og detaljeret beskrivelse, er et kort svar som 'tak', 'bemærket' eller 'fik det' meget irriterende. Afsenderen mener, at al indsatsen går forgæves på grund af det værdiløse svar. Du har ikke magten til at udtrykke dine følelser omkring emnet, og de små svar synes derfor meget uhøflige og respektløse, selvom du har udtrykt det med rigtige følelser fra din side. Din intention skal afspejles korrekt i dit svar for at få afsenderen til at modtage den meddelelse, at du har bekræftet mailen og er forpligtet til handlingen. De apatiske svar er utilsigtede, men læseren får muligvis et forkert billede, som ikke er sundt til de fremtidige formål.

Den bedste måde at undgå sådan spænding på arbejdspladsen er at kommunikere på en mere human måde. At skrive “Jeg fik beskeden, og jeg vil kunne svare den ordentligt næste dag” er langt bedre end at skrive “Fik det”. Det kaster et bedre aspekt af at pleje mod afsenderen og give værdi til den e-mail, han har skrevet til at bruge tid. Den enkle meddelelse bliver mere acceptabel, når der investeres lidt mere tid til at svare.

  1. ASAP- eller URGENT-tagget

Emnet for en e-mail er beregnet til at kaste lys over hensigten med det omfattende stykke. Det er kort og til det punkt. Men nogle gange når du lægger mærket med hast eller hast, bliver hele e-mailen et punkt med uhøfligt vægt på læseren. Det faktum, at det haster eller haster, kan ikke behandles via e-mail, da de er beregnet til fritidsopslag. Hvis sagen er så presserende, er det bedre at kommunikere via telefon. Du kan bare give personen et opkald og løse sagen straks i stedet for at vente på hans svar på den anden side. Hastighedsmærket i emnelinjen giver læseren en negativ og uhøflig tone.

Der er to måder at undgå spændingen ved et "presserende" tag i emnet. Hvis problemet kan formidles i en afslappet tilstand, og e-mailens hensigt er at gøre læseren opmærksom, skal du fjerne den presserende taglinie eller ASAP-format fra emnet. Lad ham få beskeden og reager på samme måde. Men hvis sagen er så presserende, skal du kontakte ham via et bedre medium for øjeblikkelig reaktion og løse det. Hvis sagen kun kan formidles via mail, skal du have denne kapacitet til at forberede en stærk emnelinje, der giver en god vægt på, hvor meget det haster uden at bruge det uhøflige indhold. På arbejdspladsen tjekker alle medarbejdere e-mails ofte, så chancen for øjeblikkeligt svar er altid der. Lad læseren forstå presserende hastighed og reagere i overensstemmelse hermed. Emnelinjen udfører arbejdet, når det indstilles i den rigtige tone. At fange deres opmærksomhed via en god emnelinje er den rigtige måde at tackle problemet. Tilføj linjer, der angiver tidspunktet for svaret, der kræves af de berørte personer, og læseren vil reagere på samme måde.

  1. Den nedværdigende tone

E-mails er beregnet til kommunikation, som er beregnet til udvikling i en positiv retning. De e-mails, der sendes for at fortælle ansatte eller kolleger om deres arbejdsprocedurer, der indikerer mangler hele tiden, kan give en uhøflig tone. Det er en måde at kritisere på, og som vi alle ved, at kritik kan være positiv og konstruktiv. De e-mails, der er beregnet til at pege forkert, afværger medarbejderens begejstring. Når tilliden er nedsat, forringes kvaliteten af ​​arbejdet også. Negativitet skal undgås i e-mails for at holde arbejdsstyrken dedikeret og styrket. På den anden side er fremhævelse af fejl og afhjælpning også vigtig for en virksomheds fremtid.

Den samme støj ligger i kommunikationen via e-mail. Du kan ikke vise dine udtryk eller tone i den hensigt, det er derfor helt åbenlyst, at kritik af e-mails kan ramme direkte i læsers stemningszone. Brug af negative ord sætter en dårlig tone i e-mailen og kan let motivere læseren. Hvis du har til hensigt at fremsætte negative synspunkter om nogens præstation, skal du sætte den på en sådan måde, at den giver en konstruktiv kritisk tone. Undgå at bruge ord, der tilføjer en negativ indflydelse og forkæl dig med at bruge positive ord, der leverer den negative sans, men på en opmuntrende måde. At underrette en persons dårlige resultater er ikke en kagevandring. Du skal forstå følelsen bag personens grad af omhu. Sæt din tone i mailen i den henseende og komponer et godt stykke. Hvis situationen er så dårlig, er det bedst at håndtere processen snarere end at sende en nedsættende e-mail. Hvis e-mail er den eneste mulighed, så skriv stykket på en samtale måde, hvor personen kan forstå den reelle hensigt bag det og let kan absorbere kritikken.

  1. Robottilgangen

Brug af e-mail som kommunikationsmedium er meget almindeligt på arbejdspladsen. Men nogle gange på grund af stor arbejdsbyrde og forretning glemmer vi at tilføje konnotationer. Fraværet af 'tak', 'tak' og 'hilsen' er meget almindeligt i e-mails, der afspejler en robottilgang til værket. Det er ikke en regel at have disse ord obligatoriske i e-mailen, men deres tilstedeværelse afspejler enkle menneskelige følelser. Læseren kan betragte dig som umenneskelig, hvis du hopper ind og smider en fil i deres ansigt og forlader rummet. Fremgangsmåden ser ud til at være en del af en samlebånd.

Afsendelse af umenneskelige mails er som at gå ind på et kontor eller aflukke og aflevere en rapport, der skal afsluttes uden engang at udveksle et enkelt anerkendelsesord. Det er ganske uhøfligt. Tilføj nogle få sekunder i din komposition for at inkorporere ord, der afspejler den menneskelige del af afsenderen. Det er ikke sådan, at du er nødt til at spørge, hvordan han har det eller gør spørgsmål om familiemedlemmerne for at bevise dig selv som en vellyst, men et simpelt hej og andre anerkendende ord giver en blød touch i fremgangsmåden. Undgå også strenge ord, som måske ikke får dig til en mekanisk del i teamet. Indstil tonen på en blødere og menneskelig måde, så modtageren kan korrelere med dine intentioner og handle på samme måde.

I en nøddeskal

Livet handler om at forenkle stien. Hvert trin er relateret til kommunikation. En simpel fejl eller uvidenhed ødelægger hele processen. Skrivning af en e-mail på en følsom måde gavner processen med limning og udvikling i alle aspekter. Indstil din tone på den måde, du vil fortælle modtageren og kommunikere i overensstemmelse hermed, så du undgår misforståelser. Lad læseren opfatte din besked korrekt.

Kategori:

Iværksætterudvikling