Vores er den virtuelle alder, og du har ikke brug for mig til at fortælle dig, at vi alle lever parallelle liv online.
Undersøgelser viser, at over 90% af mennesker i alderen 12-20 år, der har adgang til internetforbindelse, er tilsluttet døgnet rundt og finder lettere at kommunikere online end at skrive faktiske breve eller beskeder.
Sociale medier har øget strømmen af kommunikation på Internettet som aldrig før. Instant messaging, chat, e-mail, posting, tweeting, en masse aktivitet foregår online, som vi enten indleder eller reagerer på.
E-mails er for længe blevet overtaget af papirpost i vores daglige ordning med ting. En desktop / laptop, Wi-fi-forbindelse eller en dongle, og du er god til at gå. Og hastigheden er et ekstra aktiv.
I løbet af det sidste årti er e-mailen blevet den foretrukne tilstand for forbindelse med mennesker, der er anbragt i afstand. Hvorfor afstande e-mailer nogle af os endda folk der bor i huset ved siden af os! Og inden mobile messaging-applikationer overtog, var e-mails den eneste måde, vi kunne planlægge picnics, sammenkomster, fester eller dele billeder eller information med vores venner eller familie.
De fleste af os ved, hvordan man skyder af venlige e-mails ved dråben af en hat, og foretrækker det som den hurtigere og mere praktiske mulighed for at skrive breve. Og det faktum, at disse uformelle e-mails ikke følger nogen faste regler for grammatik eller komposition, der tilføjes deres popularitet på ingen måde. Du behøver ikke at bruge tid på at overveje, hvordan du indrammer en mail til din college-bande eller kvarterkompis; du skriver bare.
Men professionelle e-mails er en helt anden boldspil. Selvom de er mindre formelle end den trykte note eller bogstav, er disse ikke desto mindre organiseret i deres tone og struktur, og følger reglerne om grammatisk korrekthed.
Inden vi går nærmere ind på at skrive et effektivt professionelt e-mail-format, så lad mig tage dig gennem nogle mulige formål med sådan formel kommunikation.
Du kan skrive professionelle e-mails til -
- Ansøgning om en stilling, stipendium eller stipendium
- Anmoder om tilladelse eller fordel
- At give eller anmode om oplysninger
- Anmoder om handling på noget
- Besvarelse eller anerkendelse af officiel kommunikation
- At skrive om et spørgsmål, du føler dig stærkt over
- Klager over en service eller et produkt
Disse er bare vejledende; Årsagerne til at skrive formelle e-mails kan være udtømmende.
Da alle disse situationer involverer autoritet og embede, siger det sig selv, at tonen og sproget skal overvåges nøje. Kort sagt, tid til at huske dine Ps og Qs.
Så lad os komme ned til messingstifterne. Hvordan kan du arbejde med at strukturere og komponere en e-mail på en måde, der ville være både engagerende og effektiv? Det vil sige, hvordan vil du få dit punkt på tværs?
Lad os overraske de syv C'er for kommunikation:
- Fuldstændighed: Din kommunikation skal være komplet med at give de krævede detaljer og angive dens formål
- Conciseness: Det skal være til det punkt, ikke rusle unødigt
- Klarhed: Dit mål skal komme klart igennem
- Konkrethed: Meddelelsen skal være særlig med underbyggende fakta og beviser
- Sammenhæng: Skal være fornuftigt
- Høflighed: Høflighed og gensidighed skal huskes
- Korrekthed: Kommunikationen skal være fri for grammatiske fejl
Så husk ovenstående kriterier, bør din e-mail være et klart, komplet, sammenhængende dokument, der ikke ideelt set skal kræve en opfølgende mail med forklaring og instruktioner.
Lettere sagt end gjort, er det ikke? Hvor mange gange har du sat dig ned for at komponere den nøjagtige mail, og har senere fundet, at den enten er uhøflig og brysk eller almindelig klynk eller meningsløs? Jeg er sikker på, at vi alle står over for denne form for dilemma: om vi skal være sprøde og direkte eller om vi skal være høflige og rundkørsler.
7 tip til perfektion af din professionelle e-mail
Så lad os starte med det grundlæggende.
-
Gentag mentalt formålet med din mail
Hvad skriver du e-mailen til? Hvad vil du have, at modtageren skal gøre? Hvis du er klar i dit sind om det forventede svar, din e-mail sigter mod, kan du komponere din besked og holde det i tankerne.
Lad mig give et eksempel.
Sig, Dorothy vil have, at hendes College Dean skal give hende en henstilling om et stipendium. Hendes formål med at skrive e-mailen er at minde dekanen om hendes troværdighed som studerende, hendes præstation på college og hendes generelle oprigtighed. Nu er hun nødt til at oplyse alle disse i mailen uden at komme over som at prale af sig selv eller uden at virke som for påtrængende. Hun er også nødt til at anmode sin dekan om at skrive anbefalingsbrevet inden for et bestemt tidspunkt. Så hendes e-mail-formål ville være:
- a) Angivelse af hendes legitimationsoplysninger som studerende
- b) At informere sin dekan om det legat, hun har ansøgt om
- c) At få anbefalingen inden for en sådan og sådan dato
Når hun er klar i hovedet, hvad hun vil, kan hun gå i gang med at komponere mailen i overensstemmelse hermed.
Analyser også din læser. Hvem er han / hun? Hvad er læserens reaktion sandsynligvis ved at læse din mail. Indram din mail baseret på denne analyse.
-
Beslutning af emnelinjen
Lad os sige, at du sender en jobansøgning.
"Job åbning" eller "Marketing praktikant" i emnelinjen er for vag, når du sender en e-mail-ansøgning. Du skal specificere den stilling, du ansøger om, sammen med afdeling eller afdeling eller sted for udstationering, hvis disse er specificeret i rekrutteringsannoncen, på emnelinjen.
Tænk på det som en en-linjes synopsis af din e-mail. Emnet fortæller modtageren, hvad dit formål med at sende mailen er. Den anmoder også om specifik handling, f.eks .:
“ Deltagelse i seminar om ___________ (emne) på _________________ (mødested) den __________ (dato og tid) ”
Eller
“ Reparationer og vedligeholdelse af stationære computere - anmodning om bud ”
Sådanne overskrifter i emnelinjen informerer modtageren om de nødvendige oplysninger og følger reglerne for klarhed og kortfattethed, der er omtalt tidligere.
-
Hilsen og hilsen
Kan du huske undervisningen i høflighed og høflighed, der blev lært os i ungdomsskolen? Ja, disse er relevante allerede nu. En professionel e-mail-adresse skal altid begynde med en hilsen.
" Dear Sir eller Madam (alt efter hvad der er tilfældet), " eller " Hello Mrs. Merchant (hvis du ved, om du modtager navnet på modtageren), "
Når vi skriver en e-mail (uformel mail), kommer vi direkte til punktet og undgår behovet for at bruge Ps og Qs med venner. Men professionelle e-mails er ikke komplette uden en ordentlig hilsen efterfulgt af en hilsen eller en høflig åbning, såsom:
“ Tak for din invitation ”
Eller
“ Varme hilsener ”
Eller
” Vi anerkender din klage og beklager dybt din ulempe ”
Ud over at bryde isen, så at sige, anerkender en sådan åbning også læseren af posten som en vigtig person.
-
Komponering af mailen
Dette er teknisk set den hårdeste del af jobbet, da dette er kernen i sagen. Din e-mail skal følge grammatikreglerne og have en åbning, et organ og et afsluttende afsnit. Åbningssektionen henviser til tidligere korrespondance eller eventuel handling. Den angiver også formålet med at skrive mailen.
Husk, at ledere modtager mail med lastbilen i disse dage, og det er umuligt at læse igennem alle disse. De fleste fagfolk scanner gennem emnet og åbningssektionen af mails, hvilket kun fortjener et yderligere kig, hvis de finder disse informative og relevante.
Så vent ikke til sidste afsnit for at angive dit formål. Chancerne er, at læseren vil give op, inden de når dette afsnit. Dette er også netop grunden, korthed og kortfattethed er så vigtig. Baggrundsinformation er vigtig, men vær venlig at være kort. Kom til det punkt, så snart du kan.
Brug kuglepunkter, hvis din e-mail har en masse faktuelle data eller oplysninger. Disse er lettere at gennemgå.
Fremhæv de relevante områder . Læsning gennem disse sektioner skal fortælle læseren, hvad du ønsker.
Vær ikke vag. Angiv klart, hvad der skal gøres. Selvom det ikke er strengt muligt at udtale vilkår i jobansøgninger eller anmodninger om tilskud, skal du minde læseren om, hvad du skriver til.
Din e-mail skal være kort og komplet på samme tid. Virker som en høj ordre? Slet ikke.
- Lav blot en liste over de punkter, der skal inkluderes i mailen.
- Se listen for at kontrollere, at du inkluderer alle punkter.
- Kontroller for ordlighed. Slet overskydende oplysninger.
- Sørg for, at e-mailen ikke løber ind på sider. Giv om nødvendigt understøttende oplysninger i vedhæftede filer (mere om det senere i dette indlæg)
- Sørg for, at din e-mail ikke kræves fulgt op med bits og oplysninger i senere e-mail. Forsøg at gøre mailen til en komplet korrespondance i sig selv.
Sørg altid for at åbne og lukke posten høfligt. Efter afslutningen skal du lukke e-mailen med " Være hilsener " eller " Tak og hilsener " eller den konventionelle " Med venlig hilsen ", efterfulgt af dit navn. Hvis det er muligt, tilføj din signatur forud for dit navn.
Når komponeringsdelen er slut, skal du give dig en klap på bagsiden! J
Du er over med den hårde del. Hvad der forbliver nu, er at revidere og redigere og give understøttende information.
-
Brug høfligt sprog og vær opmærksom
Kan du huske "Cs" af kortfattethed og høflighed? Formel kommunikation skal være høflig og upersonlig.
” Vi vil gerne informere dig om, at den sidste dato for indsendelser er 20. oktober 2015. Send venligst dine poster inden for denne dato. ”Lyder det ikke høfligt og klart? Det specificerer også den handling, der skal udføres inden for den specificerede tid.
Lav et groft udkast til din e-mail, og læs den, hvor du sætter dig selv i modtagerens position. Lyder du høflig og høflig? Giver du alle de nødvendige oplysninger? Er din besked til det punkt? Lyder du alvorligt? (Rød alarm! Uformindelighed er okay med venner, ikke i det professionelle scenarie, især når du e-mail skriver til en person, du ikke kender som person). Så bedre tag nogle tip til e-mail-skrivning, før du begynder at skrive nogen e-mail.
Læs og revideret din mail for mulige grammatiske og stavefejl og bortfald i information. Hvis det er muligt, skal du få en tredje person til at læse og give feedback. Et objektivt øje kan ofte påpege, hvad du som en involveret part ikke kunne se.
-
Leverer kopier
I tilfælde af at din e-mail kræver koordinering med eller godkendelse fra andre afdelinger eller embedsmænd, skal du huske at markere en kopi (cc) til dem. Send dig også en tom kopi (bcc) til fremtidig reference.
Vær dog forsigtig, ikke skyde kopier til ikke-beslægtede personer. Dette sker sandsynligvis, når vi svarer på gruppepost; vi rammer ofte knappen "svar alle" i stedet for kun at svare til afsenderen.
I denne tidsalder med informationsoverbelastning er den sidste ting, en professionel ønsker at have, en overfyldt indbakke med en masse uafhængige posteksemplarer mærket til ham / hende. J
-
Tilføjelse af vedhæftede filer
Hvis du sender en jobansøgning eller en informationsmail, skal du vedhæfte de eller de relevante dokumenter med din mail. En mail uden den relevante vedhæftning er som en konvolut uden brev!
Meget tid spildes, når mails kommer uden vedhæftede filer. Modtageren fratages enten ved bortfaldet, eller den skal skrive tilbage med anmodning om, at de nødvendige oplysninger sendes. Derefter sender afsenderen en anden mail med den samme.
Så nu er I alle sammen gearet og sidder ned for at skrive. Lad os revidere formatet til din klare reference :
- Til: Modtagers mail-id
- Fra: Afsenderens id-id
- Kopi: (kopi til)
- Emne for mailen
- Salutation
- Memoets krop
- Lukning
- Afsenders underskrift og / eller navn
Dette er et groft format; du kan improvisere, når du gør dig bekendt med processen.
Før jeg afvikler, lad mig tage dig gennem specifikationerne endnu en gang:
- Brug en kort, beskrivende emnelinje
- Hilsen modtageren med "Kære hr. / Fru …." Eller "Hej, … …"
- Vær præcis og til det punkt
- Brug ikke afslappet sprog, vær formel
- Luk ordentligt med dine initialer / navn / signatur
- Kopi til berørte personer
- Support med nødvendige vedhæftede filer
Så nu når du har fået tilstrækkelige input, skriv (eller rettere sagt), fyre! ?
Ønsker dig held og lykke!
Relaterede kursister: -
E-mail-marketingtræning
Byg en kraftfuld målrettet e-mail-database